Vorsteuerabzug bei verspätetem Rechnungserhalt: Neue Leitlinien des Bundesfinanzhofs
Mit dem Urteil vom 25. Juni 2025 (Az. XI R 17/22) hat der Bundesfinanzhof eine für kleine, mittlere und international agierende Unternehmen wegweisende Entscheidung zum Vorsteuerabzug getroffen. Der XI. Senat präzisiert darin die Voraussetzungen, unter denen ein Unternehmer sein Recht auf Vorsteuerabzug auch dann noch im allgemeinen Besteuerungsverfahren geltend machen kann, wenn er zum Zeitpunkt des Rechnungserhalts keine steuerpflichtigen Umsätze im Inland mehr ausführt. Damit wird ein häufiges Praxisproblem adressiert, das insbesondere bei grenzüberschreitenden Geschäften, temporären Projekten und einmaligen Inlandslieferungen auftritt.
Gegenstand des Verfahrens war eine Auslandsgesellschaft, die in Deutschland einmalig steuerbare Lieferungen ausgeführt hatte. Nach einer fehlerhaften Eingangsrechnung ohne Umsatzsteuerausweis erhielt sie erst im Folgejahr eine korrigierte Rechnung mit ausgewiesener Steuer. Die Finanzverwaltung hatte den Vorsteuerabzug zunächst versagt, da aus ihrer Sicht die formellen Voraussetzungen im ursprünglichen Besteuerungszeitraum fehlten. Der Bundesfinanzhof stellt nun klar, dass zwar das Recht auf Vorsteuerabzug im Entstehungsjahr begründet wird, seine Ausübung jedoch erst mit dem Besitz einer ordnungsgemäßen Rechnung zulässig ist. Die Entscheidung schafft Rechtssicherheit bei der Abgrenzung zwischen Entstehung und Ausübung des Abzugsrechts und grenzt die Rückwirkung von Rechnungsberichtigungen deutlich ein.
Rechtliche Einordnung und zentrale Begründung des Gerichts
Der Bundesfinanzhof knüpft seine Begründung eng an die Mehrwertsteuersystemrichtlinie, insbesondere an die Artikel 167 bis 179. Nach dieser europäischen Grundlage entsteht das Recht auf Vorsteuerabzug, sobald der Anspruch auf die abziehbare Steuer entsteht. Damit ist der Zeitpunkt der Leistung maßgeblich, nicht der Zugang der Rechnung. Im deutschen Umsatzsteuerrecht (§ 15 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 UStG) wird dieses Recht jedoch erst wirksam, wenn dem Unternehmer eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt, die insbesondere den offenen Ausweis der Steuer enthält. Fehlt dieser Ausweis, gilt die Leistung als nicht vollständig nachgewiesen, und der Vorsteuerabzug ist zunächst ausgeschlossen.
Das Gericht stellt hierzu fest, dass eine nachträgliche Korrektur einer Rechnung ohne ursprünglichen Steuerausweis keine Rückwirkung entfaltet. Eine solche Berichtigung sei mit einer erstmaligen Rechnungserstellung gleichzusetzen. Diese Differenzierung ist bedeutsam, da bisher vereinzelt vertreten wurde, eine spätere Berichtigung könne den Abzug rückwirkend legitimieren. Der BFH bezieht sich dabei auch auf die Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH), insbesondere auf die Urteile Senatex, Volkswagen und Wilo Salmson France, wonach eine Rückwirkung nur dann besteht, wenn die ursprüngliche Rechnung bereits alle Mindestmerkmale einer Rechnung enthielt. Fehlte – wie hier – der Steuerbetrag gänzlich, kann die spätere Ergänzung keine Rückwirkung entfalten.
- Das Recht auf Vorsteuerabzug entsteht mit der Lieferleistung, bleibt aber bis zum Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung ruhend.
- Eine nachträgliche Rechnungsberichtigung mit erstmaligem Steuerausweis wirkt nur für den Zeitraum, in dem sie erfolgt.
- Die Anwendung des besonderen Vergütungsverfahrens (§ 18 Absatz 9 Umsatzsteuergesetz, Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung §§ 59 ff.) ist ausgeschlossen, wenn im Zeitpunkt der Entstehung Umsätze im Inland vorlagen – selbst wenn später keine mehr ausgeführt werden.
Der BFH hebt damit nicht nur eine frühere finanzgerichtliche Entscheidung auf, sondern stellt klar, dass die steuerliche Neutralität des Unternehmers durch eine strikte Trennung von Entstehung und Ausübung des Abzugsrechts gewahrt bleibt. Gleichzeitig sichert das Gericht die Einheitlichkeit der unionsrechtlichen Vorgaben und ihren Vorrang vor nationaler Verwaltungspraxis.
Folgen für Unternehmen, Steuerberatung und spezielle Branchen
Für kleine und mittlere Unternehmen bedeutet die Entscheidung, dass der Zeitpunkt des Rechnungserhalts stärker als bisher über die steuerliche Behandlung entscheidet. Unternehmer, die einmalige oder projektbezogene Lieferungen im Inland ausführen, etwa im Bereich Gesundheitswesen, Pflegeeinrichtungen, Krankenhäuser oder auch Onlinehändler mit grenzüberschreitenden Lieferketten, müssen künftig besonders auf die rechtzeitige und korrekte Rechnungsstellung ihrer Lieferanten achten. Liegt keine ordnungsgemäße Rechnung mit offen ausgewiesener Umsatzsteuer vor, kann der Vorsteuerabzug erst für den Zeitraum der neuen Rechnung erfolgen. Eine frühere steuerliche Berücksichtigung ist ausgeschlossen, selbst wenn die materielle Steuer bereits entstanden war.
Im internationalen Handel ist dies von erheblicher Bedeutung. Unternehmen, die ihren Sitz außerhalb Deutschlands haben, aber gelegentlich steuerpflichtige Geschäfte im Inland tätigen, können sich nicht auf das vereinfachte Vergütungsverfahren berufen, sofern im Entstehungsjahr inländische Umsätze ausgeführt wurden. Dies gilt auch für Dienstleistungsunternehmen, die nur einmal im Rahmen eines Projekts tätig werden. Mittelständische Betriebe mit internationalen Zulieferketten sollten ihre Rechnungsprozesse daher überprüfen und sicherstellen, dass sie rechtzeitig über steuerlich ordnungsgemäße Eingangsrechnungen verfügen. Steuerberatende Praxen können ihren Mandanten helfen, diese Vorgaben in ihre Abläufe zu integrieren, indem sie klare Prüfprozesse in der Buchhaltung etablieren und auf die Bedeutung des offenen Steuerausweises hinweisen.
Zugleich bestätigt das Urteil, dass der Grundsatz der steuerlichen Neutralität nicht überdehnt werden darf. Der Unternehmer hat nur dann ein Recht auf Vorsteuerabzug, wenn er tatsächlich eine Umsatzsteuer entrichtet hat. Dies schützt die Fiskalverwaltung vor ungerechtfertigten Rückforderungen und stärkt die Qualität der steuerlichen Dokumentation. Die Unterscheidung zwischen Entstehung und Ausübung des Rechts ergibt sich somit aus dem Zusammenspiel materieller und formeller Voraussetzungen: Erst wenn beide erfüllt sind, entsteht ein abziehbarer Betrag im Rahmen der Umsatzsteuer-Voranmeldung oder Jahreserklärung.
Für digitale Buchhaltungssysteme eröffnet die Entscheidung neue Ansatzpunkte zur Prozessoptimierung. Wenn elektronisch erzeugte Belege automatisch auf formale Vollständigkeit geprüft werden, lassen sich Verzögerungen beim Vorsteuerabzug vermeiden. Besonders Onlinehändler und Dienstleister profitieren hiervon, da sie ihre Liquidität durch eine zeitnähere Ausübung des Abzugsrechts stabilisieren können. Pflegeeinrichtungen und Krankenhäuser, die häufig von komplexen Drittleistungen betroffen sind, sollten ihre Eingangsrechnungen fortlaufend kontrollieren, um Fehlbuchungen zu vermeiden.
Schlussfolgerungen für die Praxis und Empfehlungen zur Umsetzung
Das aktuelle Urteil des Bundesfinanzhofs stärkt die Rechtsklarheit im Umsatzsteuerrecht und gibt Unternehmen, Finanzinstitutionen sowie Steuerberatenden klare Handlungsvorgaben. Der Zeitpunkt, an dem eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt, wird zum entscheidenden Anknüpfungspunkt für den Vorsteuerabzug. Damit wird die organisatorische Sorgfalt im Belegwesen zu einem steuerlichen Erfolgsfaktor. Mittelständische Unternehmen, die mit internationalen Lieferanten arbeiten, sollten ihre internen Steuerprozesse so gestalten, dass der Eingang und die Prüfung von Rechnungen lückenlos dokumentiert und mit den Leistungsterminen abgestimmt sind. Besonders bei Vertragskonstruktionen mit Zwischenlieferungen oder Transportkosten – etwa bei sogenannten Demurrage-Entgelten – empfiehlt sich die enge Abstimmung zwischen Buchhaltung und Steuerberatung, um spätere Anpassungen und Nachversteuerungen zu vermeiden.
Unsere Kanzlei unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen dabei, ihre Buchhaltungs- und Steuerprozesse digital zu optimieren und so die Voraussetzungen für einen sicheren und effizienten Vorsteuerabzug zu schaffen. Durch gezielte Digitalisierungsschritte und automatisierte Prüfmechanismen lassen sich erhebliche Kosten einsparen und steuerliche Risiken minimieren. Wir begleiten Betriebe aller Branchen bei der Umsetzung dieser Anforderungen – von der kleinen Pflegeeinrichtung bis zum international tätigen Mittelstandsunternehmen.
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