Unrichtiger Steuerausweis und Rechnungsberichtigung richtig anwenden

Rechnungsberichtigung bei unrichtigem Steuerausweis: neue Maßstäbe des BFH

Mit seiner Entscheidung vom 9. Juli 2025 (XI R 25/23) hat der Bundesfinanzhof wesentliche Leitlinien für den Umgang mit Rechnungsberichtigungen und unrichtigen Steuerausweisen nach § 14c des Umsatzsteuergesetzes formuliert. Der Fall betraf ein Metallbauunternehmen, dessen Tochtergesellschaft im Jahr 2010 Bauleistungen ausführte und hierfür mehrere Abschlags- und eine Schlussrechnung stellte. Nach der Rechnungsprüfung durch ein Ingenieurbüro im Auftrag des Auftraggebers wurden in der Schlussrechnung Beträge gestrichen und korrigiert. Die entscheidende Frage lautete, ob das ursprüngliche Unternehmen trotz der Korrekturen weiterhin Umsatzsteuer auf den zu hoch ausgewiesenen Betrag schuldete.

Nach bisheriger Praxis drohte die Gefahr, dass eine formelle Rechnungsberichtigung zwingend erforderlich ist, um die im ursprünglichen Dokument zu hoch ausgewiesene Umsatzsteuer zu neutralisieren. Der Bundesfinanzhof stellte nun klar, dass es vorrangig auf das tatsächliche Vorliegen einer Gefährdung des Steueraufkommens ankommt. Ist objektiv keine solche Gefährdung mehr gegeben, weil beispielsweise der Rechnungsempfänger die Mehrsteuer weder abgezogen noch geltend gemacht hat, entfällt die Steuerschuld nach § 14c Absatz 1 Umsatzsteuergesetz. Diese differenzierte Sichtweise stärkt die Rechtssicherheit für Unternehmen, Steuerkanzleien und Finanzabteilungen, die häufig mit formalen Rechnungsfragen zu tun haben.

Rechtliche Einordnung und Tragweite der Entscheidung

Die Entscheidung des Bundesfinanzhofs beruht auf einer präzisen Auslegung des § 14c Absatz 1 Umsatzsteuergesetz sowie der korrespondierenden Vorschriften der Mehrwertsteuersystemrichtlinie, insbesondere Artikel 203. Ziel dieser Normen ist der Schutz des Steueraufkommens vor Doppelabzug oder Missbrauch. Der Gerichtshof der Europäischen Union hatte bereits mehrfach betont, dass die Mehrwertsteuer systematisch neutral zu wirken hat: Sie soll nicht zu einer endgültigen Belastung des Unternehmers führen, sondern lediglich den Verbrauch besteuern. Der Bundesfinanzhof übernimmt diesen Gedanken und stellt in seiner Begründung fest, dass eine Berichtigung nicht zwingend von der formalen Neuausstellung einer Rechnung abhängt, sofern das Steueraufkommen de facto nicht mehr gefährdet ist.

Nach der nun veröffentlichten Rechtsprechung besteht eine Gefährdung nur so lange, wie der Rechnungsempfänger theoretisch noch einen unberechtigten Vorsteuerabzug beanspruchen könnte. Wenn eine Korrektur durch Streichung fehlerhafter Beträge oder durch ein ergänzendes Schreiben des Auftraggebers erfolgt und beide Vertragsparteien diese Änderung akzeptieren, ist die Gefahr beseitigt. Sobald dies geschieht, entfällt auch die Steuerschuld aus § 14c Absatz 1 Umsatzsteuergesetz. Der Bundesfinanzhof hat zudem ausdrücklich anerkannt, dass auch Dritte, die durch Vereinbarung mit der Rechnungsprüfung betraut sind, die Berichtigung wirksam vornehmen können. Das ist insbesondere in Bau- und Pflegeprojekten relevant, bei denen externe Ingenieurbüros, Finanzabteilungen oder Controllinggesellschaften regelmäßig in die Rechnungsprüfung eingebunden sind.

Zur Entlastung vieler mittelständischer Betriebe, insbesondere im Bau- und Handwerkssektor, hat der Gerichtshof weiter präzisiert, dass eine Änderung der Bemessungsgrundlage – etwa durch Rabatte, Nachlässe oder Sicherungseinbehalte – steuerlich unabhängig von einer Rechnungsberichtigung zu behandeln ist. Eine Minderung des Entgelts nach § 17 Umsatzsteuergesetz führt automatisch zu einer Anpassung der Umsatzsteuer, ohne dass noch ein voller Steuerausweis bestehen kann. Der Fall unterstreicht, dass die Umsatzsteuerrechtsordnung keine starre Formalität, sondern eine materielle Betrachtungsweise verlangt, orientiert am Risiko für das Steueraufkommen.

Praxisfolgen für Unternehmen, Steuerkanzleien und Einrichtungen

Für kleine und mittlere Unternehmen ergibt sich aus diesem Urteil ein großer praktischer Nutzen. Wer im Tagesgeschäft Rechnungsänderungen durchführt oder prüfen lässt, kann künftig leichter beurteilen, ob tatsächlich eine Steuerschuld nach § 14c Absatz 1 Umsatzsteuergesetz besteht. Entscheidend ist die objektive Gefährdung des Steueraufkommens. Wenn die Rechnung so geändert wurde, dass kein überhöhter Vorsteuerabzug mehr möglich ist, entfällt die Pflicht zur Zahlung der Mehrsteuer. Das reduziert das Risiko für Nachforderungen und vereinfacht die steuerliche Abwicklung besonders in Branchen, in denen externe Prüfstellen beteiligt sind – etwa im Gesundheitswesen, in Krankenhäusern, bei Pflegeeinrichtungen oder im Onlinehandel mit laufenden Gutschriftenverfahren.

Externe Prüfer, Ingenieurbüros oder Buchhaltungsdienstleister dürfen, sofern sie nachweislich zur Vertretung oder Prüfung autorisiert sind, auch Berichtigungen ausführen, die umsatzsteuerlich anerkannt werden. Diese Erkenntnis kann zum Beispiel für Pflegeheimbetreiber oder Kliniken von Bedeutung sein, wenn externe Abrechnungsstellen Leistungsnachweise und Rechnungen für Pflegekosten oder Investitionszuschüsse korrigieren. Ebenso profitieren Onlinehändler, die häufig Rechnungskorrekturen im Rahmen automatisierter Retourenprozesse veranlassen: Sobald sowohl Kunde als auch Unternehmer die berichtigten Beträge akzeptiert haben, gilt das Steueraufkommen als gesichert.

Für Steuerberaterinnen und Steuerberater bedeutet die Entscheidung eine praxisnahe Anleitung für den Umgang mit Rechnungsberichtigungen. Sie verdeutlicht, dass die zeitliche Wirkung der Korrektur an den Moment der tatsächlichen Gefährdungsbeseitigung anknüpft, nicht an den Zeitpunkt der formellen Berichtigungsbeantragung beim Finanzamt. Somit können auch Rückwirkungen im selben Veranlagungszeitraum berücksichtigt werden, wenn die Gefährdung – wie im Streitfall – frühzeitig wegfällt. Unternehmen sollten ihre Dokumentation gezielt anpassen: Zahlungsavis, Freigabeschreiben oder sonstige Schriftstücke, die die wirtschaftliche Anpassung einer Rechnung belegen, sollten sorgfältig archiviert werden. Diese Nachweise dienen als Absicherung sowohl im Rahmen einer Außenprüfung als auch bei spätere steuerliche Streitfragen.

Schlussfolgerungen und Handlungsempfehlungen für die Praxis

Die aktuelle Entscheidung des Bundesfinanzhofs betont den materiellen Charakter des Umsatzsteuerrechts: Entscheidend ist nicht der formale Akt der Rechnungsneuerstellung, sondern die tatsächliche Beseitigung der Gefährdung für das Steueraufkommen. Unternehmerinnen und Unternehmer aller Größenordnungen sollten prüfen, ob sie in der Vergangenheit Steuerbeträge aufgrund von formalen Rechnungsfehlern gezahlt haben, obwohl die sachliche Gefährdung bereits beseitigt war. Ebenso sollten steuerlich Verantwortliche die internen Freigabe- und Prüfprozesse so gestalten, dass jede Korrektur nachvollziehbar dokumentiert wird. Für Betriebe im Mittelstand, die häufig mit voneinander abhängigen Zahlungs- und Leistungsprozessen arbeiten, stärkt dieses Urteil die Position bei der Argumentation gegenüber der Finanzverwaltung deutlich.

Unsere Kanzlei unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Buchhaltungsprozesse und der steuerrechtlich korrekten Umsetzung von Rechnungs- und Dokumentationspflichten. Durch gezielte Prozessoptimierung und digitale Automatisierung erzielen unsere Mandanten erhebliche Kostenersparnisse und eine höhere Rechtssicherheit – von der Handwerksfirma über Pflegeeinrichtungen bis hin zu Onlinehändlern.