Neuregelungen zur Ausstellung von Rechnungen
Mit Schreiben vom 17. September 2025 (Az. III C 2 - S 7290/00003/003/013) hat das Bundesministerium der Finanzen eine praxisrelevante Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses bekanntgegeben. Kern dieser Änderung ist die Zulassung bestimmter Rechnungspflichtangaben auch in den jeweiligen Amtssprachen anderer Mitgliedstaaten der Europäischen Union. Damit wird eine wichtige Erleichterung für Unternehmen geschaffen, die grenzüberschreitend tätig sind und Rechnungen an Geschäftspartner in unterschiedlichen Sprachräumen ausstellen müssen.
Nach § 14 Umsatzsteuergesetz besteht die Pflicht, Rechnungen über steuerpflichtige Lieferungen oder Leistungen mit eindeutig definierten Pflichtangaben auszustellen. Diese Angaben betreffen etwa den vollständigen Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie die fortlaufende Rechnungsnummer. Bisher war es gängige Praxis, diese Pflichtangaben in der deutschen Sprache aufzuführen, unabhängig davon, in welchem EU-Mitgliedstaat die steuerpflichtige Leistung erbracht oder in Rechnung gestellt wurde. Durch die aktuelle Verwaltungsanweisung eröffnet sich nun die Möglichkeit, anerkannte Formulierungen in anderen europäischen Amtssprachen zu verwenden, sofern diese den Vorgaben des Artikels 226 Mehrwertsteuersystemrichtlinie entsprechen.
Praktische Auswirkungen für Unternehmen
Gerade für international agierende Unternehmen, wie etwa im E-Commerce oder in der pharmazeutischen und medizintechnischen Branche, ist diese Änderung von erheblichem Vorteil. Oftmals war es bislang erforderlich, Rechnungen zweisprachig zu gestalten, um sowohl die deutsche Finanzverwaltung als auch die Geschäftspartner im Ausland zufriedenzustellen. Dies führte nicht nur zu zusätzlichem Verwaltungsaufwand, sondern auch zu Fehlerquellen bei der operativen Abwicklung von Lieferungen und Leistungen.
Durch die Neuregelung ist es künftig zulässig, Begriffe wie „Reverse Charge“ oder „Self-billing“ in ihrer anerkannten englischen Form auf Rechnungen zu verwenden. Damit entfällt die zwingende Pflicht zur parallelen Verwendung des deutschen Begriffs. Voraussetzung ist jedoch stets, dass die jeweilige Sprachfassung den anerkannten Formulierungen entspricht, die auch in den Anhängen des Anwendungserlasses geregelt sind. Unternehmen können dadurch flexibler und effizienter agieren, wenn sie grenzüberschreitende Geschäftsbeziehungen dokumentieren und abrechnen.
Rechtssicherheit und Handlungsempfehlungen
Die rechtliche Grundlage für diese Anpassung findet sich in der Mehrwertsteuersystemrichtlinie, die den Mitgliedstaaten verbindliche Rahmenbedingungen für die Gestaltung der Umsatzbesteuerung vorgibt. Indem Deutschland nun diese Sprachregelungen ausdrücklich anerkennt, wird nicht nur der unionsrechtliche Gleichlauf gesichert, sondern auch ein Beitrag zur Rechtssicherheit für Unternehmen geleistet. Finanzämter in Deutschland sind nach dieser Vorgabe verpflichtet, Rechnungen mit Pflichtangaben in anerkannten EU-Amtssprachen anzuerkennen, solange sie den Vorgaben entsprechen.
Aus unternehmerischer Sicht empfiehlt es sich, interne Prozesse für die Rechnungserstellung frühzeitig anzupassen und die vorgesehenen Sprachvarianten in Abrechnungssystemen zu hinterlegen. Besonders Softwarelösungen zur Rechnungsstellung sollten überprüft werden, um sicherzustellen, dass die relevanten Übersetzungen konsistent und normgerecht implementiert sind. Nur so lässt sich gewährleisten, dass die Ausstellung von Rechnungen rechtssicher erfolgt und zugleich den praktischen Bedürfnissen internationaler Geschäftspartner entspricht.
Fazit und Einordnung für die Praxis
Die neue Möglichkeit, Pflichtangaben in anderen EU-Amtssprachen rechtssicher zu verwenden, bedeutet für Unternehmen eine erhebliche Entlastung im internationalen Geschäftsverkehr. Sie reduziert den administrativen Aufwand, vermeidet Redundanzen und erleichtert die Kommunikation mit ausländischen Geschäftspartnern. Sowohl kleine Onlinehändler, die verstärkt an Kunden in Nachbarstaaten verkaufen, als auch größere Mittelständler mit komplexen Lieferketten profitieren von einer harmonisierten und flexibleren Rechnungsstellung.
Für die Finanzverwaltung markiert die Neuregelung einen weiteren Schritt zur Harmonisierung mit europäischen Standards. Für Unternehmen eröffnen sich damit Chancen, ihre Buchhaltungs- und Abrechnungsprozesse konsequent zu digitalisieren und effizienter aufzustellen. Wir begleiten unsere Mandanten dabei, diese Vorgaben rechtssicher und effizient umzusetzen. Als Kanzlei mit Schwerpunkt auf Digitalisierung und Prozessoptimierung in der Buchhaltung unterstützen wir kleine und mittlere Unternehmen bei der Einführung schlanker, digitaler Abläufe, die nicht nur rechtliche Sicherheit bieten, sondern auch spürbare Kostenersparnisse ermöglichen.
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