Selbständiges Beweisverfahren: Bedeutung für steuerliche Streitigkeiten
Mit Beschluss vom 7. Oktober 2025 hat der Bundesfinanzhof, VIII. Senat, eine praxisrelevante Entscheidung zum selbständigen Beweisverfahren getroffen. Das Verfahren dient der vorweggenommenen Beweiserhebung, wenn zu befürchten ist, dass ein Beweismittel künftig nicht mehr verfügbar oder nur erschwert zu nutzen sein wird. Diese Möglichkeit ist nach der Finanzgerichtsordnung in Verbindung mit den Vorschriften der Zivilprozessordnung eröffnet. Besonders für kleine Unternehmen, Pflegeeinrichtungen, Krankenhäuser oder Onlinehändler, die etwa interne Arbeitsverhältnisse steuerlich nachweisen müssen, kann diese Verfahrensform eine wichtige Absicherung darstellen.
Im zugrunde liegenden Fall begehrte eine selbständig tätige Unternehmerin die Durchführung eines Beweisverfahrens, um durch Zeugenaussage eines älteren Angehörigen den Nachweis einer tatsächlich erbrachten Arbeitsleistung und damit den Betriebsausgabenabzug zu sichern. Das Finanzgericht hatte den Antrag zunächst abgelehnt, da es ihn für unzureichend konkretisiert hielt. Der Bundesfinanzhof hob diese Entscheidung jedoch auf, weil die Antragstellerin nicht fachkundig vertreten war und das Gericht sie daher vor der Ablehnung hätte auf die formalen Mängel hinweisen müssen. Damit betont das Gericht den verfassungsrechtlich abgesicherten Anspruch auf rechtliches Gehör.
Rechtlicher Kern und Begründung der Entscheidung
Der Bundesfinanzhof stellte klar, dass die Voraussetzungen für ein selbständiges Beweisverfahren insbesondere in den Vorschriften der Zivilprozessordnung und der Finanzgerichtsordnung geregelt sind. Ein Antrag ist nur zulässig, wenn die gefährdete Beweisaufnahme für ein anhängiges oder zu erwartendes Verfahren Bedeutung haben kann. Unternehmen müssen dabei genau angeben, über welche Tatsachen Beweis erhoben und durch welche Beweismittel dies geschehen soll. Typische Beweismittel sind Zeugenaussagen, Augenscheinnahmen oder Gutachten. Die formalen Anforderungen sind hoch, aber nicht unüberwindbar, sofern eine strukturierte Vorgehensweise gewählt wird.
- Der Antrag muss die Tatsachen, über die Beweis erhoben werden soll, präzise benennen.
- Die Beweismittel – etwa Zeugen oder Unterlagen – sind konkret zu bezeichnen.
- Es muss glaubhaft gemacht werden, dass ein Verlust oder eine Erschwernis der Beweisführung droht.
Der Bundesfinanzhof stellte in seiner Entscheidung heraus, dass die Verweigerung eines Hinweises auf formale Unvollständigkeiten den Anspruch auf rechtliches Gehör verletzen kann. Nach der ständigen Rechtsprechung soll insbesondere bei nicht anwaltlich vertretenen Beteiligten die Möglichkeit bestehen, einen fehlerhaften Antrag zu ergänzen. Die Entscheidung stärkt damit den Zugang zum Rechtsschutz und verhindert formale Benachteiligungen kleinerer Betriebe, die nicht regelmäßig steuerlich vertreten sind.
Bemerkenswert ist zudem die deutliche Aussage des Gerichts, dass ein Rechtsschutzinteresse auch dann gegeben ist, wenn das Hauptsacheverfahren bereits läuft. Für Praxisfälle bedeutet dies, dass Unternehmer auch während eines finanzgerichtlichen Verfahrens noch ein Beweisverfahren beantragen können, wenn ein Zeuge etwa aufgrund von Alter, Krankheit oder Umzug in Gefahr ist, für die spätere Beweisaufnahme nicht mehr zur Verfügung zu stehen.
Relevanz für kleine Unternehmen, Pflegeeinrichtungen und Onlinehändler
Für kleine und mittelständische Unternehmen ergeben sich aus der Entscheidung des Bundesfinanzhofs handfeste Konsequenzen. In der täglichen Steuerpraxis kommt es häufig zu Streitpunkten, bei denen die Frage im Raum steht, ob Zahlungen an Angehörige oder Hilfskräfte tatsächlich betrieblich veranlasst waren. Gerade in Familienbetrieben, in Pflegeeinrichtungen oder in Handwerks- und Onlineunternehmen sind Nachweise über erbrachte Arbeitszeiten oder tatsächliche Tätigkeit oft schwer zu führen, wenn Zeugen im Nachhinein nicht mehr erreichbar sind. Das selbständige Beweisverfahren bietet hier einen juristisch sauberen Weg, Beweise frühzeitig zu sichern, bevor sie verloren gehen.
Auch für Krankenhäuser und größere soziale Einrichtungen ist die Entscheidung interessant, weil dort häufig eine Vielzahl von Dienstverträgen, Nebentätigkeiten oder Pflegeeinsätzen steuerlich nachgewiesen werden muss. Fehlen Stundennachweise oder sind Zeugen künftig nicht mehr verfügbar, lässt sich die Beweislage mit einem rechtzeitig eingeleiteten Verfahren sichern. Der Bundesfinanzhof macht deutlich, dass das Gericht zur Aufklärung beitragen muss, wenn ein Antrag noch nicht die formalen Voraussetzungen erfüllt, und dass eine Ablehnung ohne vorherige Gelegenheit zur Nachbesserung rechtsfehlerhaft sein kann. Dies schafft für Antragstellerinnen und Antragsteller mehr Rechtssicherheit und reduziert das Prozessrisiko.
Für die steuerberatenden Berufe bedeutet die Entscheidung, dass sie ihre Mandanten gezielter auf die Vorteile einer frühzeitigen Beweissicherung aufmerksam machen sollten. Auch in digitalisierten Buchhaltungssystemen lässt sich durch ergänzende Erklärungen und Zeugenvernehmungen ein belastbarer Nachweis vorbereiten. Eine vorausschauende Beratung verhindert, dass Nachweise später nicht mehr zu erbringen sind – insbesondere, wenn es um betriebliche Veranlassung oder Fremdvergleichsgrundsätze geht.
Handlungsempfehlung und rechtliche Schlussfolgerung
Die aktuelle Entscheidung verdeutlicht, dass bei der Beantragung eines selbständigen Beweisverfahrens große Sorgfalt auf die formale Ausgestaltung gelegt werden muss. Wer Beweismittel sichern will, sollte die Anforderungen des § 487 der Zivilprozessordnung kennen und deren Umsetzung dokumentieren. Die klare Bezeichnung der Tatsachen, die Benennung der Beweismittel und die glaubhafte Darlegung des Gefährdungstatbestands sind zentrale Voraussetzung. Unterbleibt dies, bleibt der Antrag unzulässig. Gleichwohl darf das Gericht nicht allein aus formalen Gründen ablehnen, ohne den Antragsteller auf Mängel hinzuweisen, sofern dieser nicht fachkundig vertreten ist.
Für Unternehmerinnen und Unternehmer, die innerhalb der Familie oder in kleinen Betrieben arbeiten, ist der Beschluss von erheblicher Bedeutung. Er zeigt, dass steuerlich relevante Beweise auch vorprozessual gesichert werden dürfen. Wer beispielsweise Gehaltszahlungen an Verwandte oder betriebliche Nebentätigkeiten nachweisen will, kann die Beweisaufnahme rechtzeitig beantragen, bevor der Nachweis aus Alters- oder Gesundheitsgründen unmöglich wird. Besonders in der Pflegebranche, im Gesundheitswesen oder in digital orientierten Dienstleistungsunternehmen kann diese Vorgehensweise entscheidend sein.
Zusammenfassend stärkt der Beschluss das Prinzip des fairen Verfahrens und betont die Aufklärungspflicht der Finanzgerichte gegenüber nicht anwaltlich vertretenen Beteiligten. Gerade kleine und mittlere Unternehmen gewinnen dadurch an Rechtssicherheit, wenn sie steuerlich relevante Sachverhalte bereits frühzeitig dokumentieren.
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