Scan-Kosten im Rechtsstreit: Was die Entscheidung praktisch bedeutet
Die Digitalisierung von Papierunterlagen ist in Kanzleien, Unternehmen und Finanzinstitutionen gelebter Standard. Spätestens im Streitfall stellt sich jedoch eine sehr praktische Frage: Wer trägt die Kosten, wenn umfangreiche Papierakten für die eigene Bearbeitung eingescannt werden? Eine aktuelle Entscheidung des Oberlandesgerichts Brandenburg macht deutlich, dass diese Aufwendungen im Kostenfestsetzungsverfahren regelmäßig nicht auf die Gegenseite abgewälzt werden können, wenn das Einscannen vor allem der internen Arbeitserleichterung dient. In dem entschiedenen Fall wurden im Verlauf eines Rechtsstreits umfangreiche Dokumente der Gegenseite eingescannt; die dafür angefallenen Kosten von rund 2.400 Euro sollten nach Abschluss des Verfahrens im Rahmen des Kostenausgleichs erstattet werden. Das Landgericht lehnte dies ab und das Oberlandesgericht bestätigte diese Sicht (Beschluss vom 05.01.2026, Az. 6 W 43/25).
Für die Praxis ist das nicht nur ein berufsrechtliches oder prozesstechnisches Detail. Die Entscheidung betrifft die Schnittstelle zwischen sinnvoller Digitalisierung und erstattungsfähigen Prozesskosten. Unternehmen, die selbst Prozesse führen, sowie Steuerberatende und Finanzinstitutionen, die Litigation-Kosten kalkulieren oder Budgets begleiten, sollten diese Abgrenzung kennen: Nicht jede Maßnahme, die objektiv vernünftig erscheint, ist im Sinne des Kostenrechts notwendig und damit erstattungsfähig.
Kostenfestsetzung und Notwendigkeit nach Zivilprozessordnung
Im Zentrum der Entscheidung steht der Maßstab der Zivilprozessordnung. Die Zivilprozessordnung regelt unter anderem, welche Kosten die unterliegende Partei der obsiegenden Partei zu erstatten hat. Nach der Zivilprozessordnung sind nur diejenigen Kosten erstattungsfähig, die zur zweckentsprechenden Rechtsverfolgung oder Rechtsverteidigung notwendig waren. „Notwendig“ bedeutet dabei nicht, dass die Maßnahme subjektiv als hilfreich empfunden wurde, sondern dass sie objektiv erforderlich und geeignet war, um den Prozess in angemessener Weise zu führen. Zusätzlich verlangt die Rechtsprechung eine sparsame Prozessführung. Darunter versteht man die Obliegenheit, Kosten zu vermeiden, die aus Sicht einer wirtschaftlich vernünftig handelnden Partei nicht zwingend anfallen müssten.
Das Oberlandesgericht hat in diesem Rahmen betont, dass das Einscannen der Papierunterlagen erkennbar nicht der zwingend notwendigen Rechtsverfolgung diente, sondern der individuellen Organisation und Arbeitserleichterung der Prozessbevollmächtigten. Damit fällt der Aufwand in den Bereich interner Kanzlei- oder Organisationskosten, die grundsätzlich nicht erstattungsfähig sind. Für Unternehmen lässt sich das übertragen: Auch dort werden Aufwände für interne Dokumentenaufbereitung, Ordnungssysteme oder das Anlegen digitaler Workflows häufig als notwendige Voraussetzung für effiziente Bearbeitung empfunden. Prozesskostenrechtlich zählt jedoch nicht die Effizienzsteigerung als solche, sondern ob die konkrete Maßnahme für die Prozessführung zwingend erforderlich war.
Wichtig ist hierbei die prozessuale Perspektive. Das Verfahren war bis zu einem Vergleich vollständig in Papierform geführt worden. Wenn das Gericht und die Gegenseite papierbasiert arbeiten und Papierdokumente zur Verfügung stellen, entsteht zwar ein nachvollziehbares Bedürfnis, für die eigene Bearbeitung digitale Kopien anzulegen. Der Kostenmaßstab bleibt jedoch strikt: Die Digitalisierung ist in dieser Konstellation regelmäßig ein internes Mittel zur Aktenhandhabung, nicht zwingend ein prozessnotwendiger Schritt. Wer in vergleichbaren Situationen die Erstattung anstrebt, trägt zudem die Darlegungs- und Glaubhaftmachungslast dafür, weshalb gerade diese Digitalisierung objektiv erforderlich war.
Erstattungsfähigkeit von Scans nach Vergütungsverzeichnis
Neben der Zivilprozessordnung hat das Oberlandesgericht einen zweiten Aspekt angesprochen, der in der Praxis häufig übersehen wird: Selbst wenn man die Maßnahme als grundsätzlich erstattungsfähig einordnen wollte, ist das Einscannen möglicherweise schon nicht nach dem Vergütungsverzeichnis zum Rechtsanwaltsvergütungsgesetz erstattungsfähig. Das Vergütungsverzeichnis zum Rechtsanwaltsvergütungsgesetz enthält die Nummern für Auslagen und Gebühren, die im Kostenfestsetzungsverfahren eine Rolle spielen können. Die Entscheidung verweist darauf, dass Scans grundsätzlich keine Vergütung mehr auslösen. Der Gesetzgeber hat im Jahr 2013 klargestellt, dass ein eingescanntes Dokument nicht als „Ablichtung“ oder „Kopie“ im kostenrechtlichen Sinne zu behandeln ist. Damit werden Scans nicht automatisch wie klassische Kopierkosten behandelt.
Das Oberlandesgericht führt aus, dass Scans nur unter engen Voraussetzungen nach dem Vergütungsverzeichnis zum Rechtsanwaltsvergütungsgesetz erstattungsfähig sein können und dass diese Voraussetzungen im konkreten Fall nicht vorlagen. Für die Praxis bedeutet das: Selbst bei umfangreichen Akten und selbst bei nachvollziehbarer digitaler Bearbeitung ist die Schwelle zur Kostenerstattung hoch. Insbesondere kann nicht ohne Weiteres davon ausgegangen werden, dass Scanaufwände als Auslagen „durchlaufen“ und später im Kostenausgleich realisiert werden können.
Für Unternehmen mit eigenem Rechtsbereich oder für stark prozessaffine Branchen, etwa im Gesundheitswesen mit häufigen sozial- oder zivilrechtlichen Auseinandersetzungen, ist die Folgerung klar: Digitalisierungsaufwände im Kontext von Streitigkeiten gehören in die interne Kostenplanung. Wer diese Kosten als erstattungsfähige Position einkalkuliert, riskiert Budgetabweichungen. Steuerberatende, die Prozesskosten als Teil der Gesamtbetrachtung von Sonderkosten oder außergewöhnlichen Belastungen in der Unternehmensplanung begleiten, sollten Mandanten darauf hinweisen, dass die Erstattungslogik strenger ist als die rein betriebswirtschaftliche Sinnhaftigkeit einer Digitalisierung.
Praxisleitlinien für Kanzleien und Unternehmen beim Digitalisieren von Prozessakten
Die Entscheidung lässt bewusst offen, ob eine andere Bewertung möglich gewesen wäre, wenn vor der Digitalisierung gegenüber Gericht und Gegenseite nachweislich die Übermittlung digitaler Dokumente verlangt worden wäre. Das Oberlandesgericht musste das nicht entscheiden, weil ein entsprechender Sachverhalt nicht konkret vorgetragen und glaubhaft gemacht worden war. Praktisch zeigt sich hier ein zentraler Punkt: Wer Erstattungsfähigkeit erreichen will, muss prozessual sauber vorgehen, frühzeitig den Bedarf an digitaler Übermittlung adressieren und dies dokumentieren. Ohne diese Vorarbeit wird das Einscannen schnell als reine interne Maßnahme eingeordnet.
Für Unternehmen, die in streitigen Verfahren umfangreiche Unterlagen austauschen, kann daraus ein strukturierender Impuls entstehen. Wenn die Dokumentenbasis frühzeitig digital vereinbart und tatsächlich digital übermittelt wird, sinkt nicht nur der Scanbedarf, sondern auch die Fehleranfälligkeit bei Versionierung, Vollständigkeit und Auffindbarkeit. Für Onlinehändler mit typischerweise standardisierten Vorgängen und hohem Dokumentenaufkommen, aber auch für mittelständische Produktionsunternehmen mit komplexen Vertrags- und Gewährleistungsvorgängen, lohnt sich die organisatorische Vorarbeit besonders: Je früher digitale Dokumentenströme etabliert sind, desto weniger entstehen Sonderkosten durch nachträgliche Konvertierung.
Gleichzeitig sollten Kanzleien und Unternehmen ihre Erwartungen an die Kostenerstattung realistisch halten. Die Prozessökonomie aus Sicht des eigenen Hauses ist ein legitimes Ziel, aber sie ersetzt nicht die kostenrechtliche Notwendigkeit. In der Kalkulation von Rechtsstreitkosten empfiehlt es sich, Scan- und Aufbereitungskosten als nicht erstattungsfähige interne Aufwendungen zu behandeln, solange nicht im Einzelfall belastbar begründet werden kann, dass ohne Digitalisierung eine sachgerechte Prozessführung objektiv nicht möglich gewesen wäre.
Im Fazit stärkt die Entscheidung den Grundsatz, dass Digitalisierung im Prozess nicht automatisch zu erstattungsfähigen Auslagen führt, wenn sie vor allem der internen Arbeitserleichterung dient. Wer digitale Aktenführung wirtschaftlich sinnvoll umsetzen will, sollte sie daher nicht über den Kostenausgleich finanzieren, sondern als Bestandteil der eigenen Prozess- und Qualitätsstrategie verstehen. Gern unterstützen wir als Kanzlei kleine und mittelständische Unternehmen dabei, Buchhaltungs- und Dokumentenprozesse durch Digitalisierung so zu optimieren, dass Abläufe schlanker werden und dauerhaft erhebliche Kostenersparnisse entstehen.
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