Reisekosten zur Videoverhandlung: Was die Entscheidung klärt
Videoverhandlungen sind in der Praxis längst angekommen, nicht nur in großen Streitigkeiten, sondern auch in sozialrechtlichen, arbeitsrechtlichen oder zivilrechtlichen Verfahren, die für Unternehmerinnen und Unternehmer, Steuerberatende oder Finanzinstitutionen relevant sein können. In der Kostenerstattung bleibt dabei eine wiederkehrende Frage: Muss eine Partei Reisekosten selbst tragen, wenn zwar das persönliche Erscheinen angeordnet wurde, die Teilnahme aber per Video erfolgt, und zwar an einem vom Gericht ausdrücklich bestimmten anderen Ort als dem Gerichtssitz?
Genau dazu hat das Bayerische Landessozialgericht in einem Beschluss vom 10.03.2026 mit dem Aktenzeichen L 12 RF 16/25 eine praxisnahe Klarstellung getroffen. Wird die Teilnahme an der mündlichen Verhandlung per Bild und Tonübertragung gestattet und legt das Gericht als Teilnahmeort ausdrücklich die Kanzlei des Prozessbevollmächtigten fest, sind dem Beteiligten die Reisekosten zu diesem Ort zu erstatten. Entscheidend ist damit nicht, ob tatsächlich im Gerichtssaal physisch erschienen wurde, sondern ob die gerichtlich angeordnete Teilnahmeform eingehalten wurde und eine tatsächliche Teilnahme stattgefunden hat.
Für die Praxis bedeutet das mehr Rechtssicherheit bei hybriden Abläufen: Reise- und Übernachtungskosten sind nicht automatisch ausgeschlossen, nur weil die Verhandlung als Videoverhandlung durchgeführt wird. Gleichzeitig bleibt die Erstattung auf den objektiv erforderlichen Aufwand begrenzt, und zwar bezogen auf den vom Gericht bestimmten Ort der Zuschaltung.
Rechtlicher Rahmen: JVEG, persönliches Erscheinen und Videozuschaltung
Die Kostenerstattung richtet sich in Konstellationen dieser Art nach dem Justizvergütungs und entschädigungsgesetz. Dieses Gesetz regelt unter anderem, welche Auslagen und welcher Zeitverlust Beteiligten in bestimmten Verfahren erstattet werden können. Der Anknüpfungspunkt in dem entschiedenen Fall war, dass das persönliche Erscheinen zur mündlichen Verhandlung angeordnet war und der Beteiligte tatsächlich an der Verhandlung teilgenommen hat. Das ist die zentrale Schwelle: Ohne Anordnung des persönlichen Erscheinens kann die Anspruchslage anders aussehen, und ohne tatsächliche Teilnahme scheidet eine Entschädigung regelmäßig aus.
Wichtig ist die Begriffsbestimmung des persönlichen Erscheinens. Gemeint ist grundsätzlich die Verpflichtung einer Person, zu einem gerichtlichen Termin zu erscheinen. Im Kontext moderner Verfahrensformen stellt sich die Frage, ob eine per Video gestattete Teilnahme dieses Erfordernis erfüllt. Das Gericht hat hier herausgestellt, dass eine physische Präsenz im Sitzungssaal nicht erforderlich ist, wenn das Gericht die Teilnahme per Bild und Tonübertragung ausdrücklich gestattet. In der Entscheidung wird zudem darauf abgestellt, dass der Gesetzgeber klargestellt hat, dass die gestattete Teilnahme an einer Videokonferenz als persönliches Erscheinen gilt, sofern diese Teilnahmeform vom Gericht erlaubt wurde.
Besonders praxisrelevant ist die Rolle des vom Gericht bestimmten Teilnahmeorts. Wird die Videozuschaltung nicht beliebig freigegeben, sondern an einen bestimmten Ort gebunden, etwa an die Kanzlei des Rechtsanwalts, dann verschiebt sich der maßgebliche Bezugspunkt für die Reisekosten. Erstattet werden in diesem Fall die Kosten der Reise zum Ort der Gestattung, nicht die Kosten einer hypothetischen Reise zum Gerichtsort.
Praxisfolgen für Unternehmen und Beratende: So vermeiden Sie Kostenfallen
In der entschiedenen Konstellation war das persönliche Erscheinen zunächst angeordnet, anschließend aber eine Videoverhandlung genehmigt worden, wobei das Gericht die Kanzlei des Bevollmächtigten als Ort der Teilnahme festlegte. Der Beteiligte reiste an, übernachtete und nahm dann im Kanzleiumfeld an der Verhandlung teil. Die zunächst ablehnende Begründung, er sei nicht am Verhandlungsort erschienen, zeigt eine typische Fehlerquelle: In der Praxis wird der Verhandlungsort gedanklich weiterhin mit dem Gerichtssaal gleichgesetzt, obwohl das Gericht durch seine Gestattung und Ortsfestlegung einen anderen Teilnahmeort definiert hat.
Für Unternehmen, etwa mittelständische Betriebe mit laufenden sozialversicherungsrechtlichen oder arbeitsrechtlichen Streitigkeiten, sowie für spezialisierten Branchen wie Pflegeeinrichtungen oder Krankenhäuser, in denen Personal und Ressourcen knapp sind, kann die Entscheidung ein wichtiger Hebel sein. Wenn Geschäftsführung, Personalverantwortliche oder sonstige Beteiligte persönlich geladen sind, lassen sich durch Videoverhandlungen Reisezeiten reduzieren, ohne dass dadurch automatisch Erstattungsansprüche entfallen. Für Onlinehändler oder Dienstleister mit überregionalen Sachverhalten gilt Entsprechendes, sofern ein Gericht die Zuschaltung an einen bestimmten Ort bindet.
Gleichzeitig bleibt die Kostenerstattung an das Kriterium der objektiven Erforderlichkeit gebunden. Objektiv erforderlich bedeutet, dass Kosten nur insoweit erstattungsfähig sind, wie sie aus einer verständigen, sachgerechten Perspektive zur Wahrnehmung des Termins notwendig waren. Das betrifft sowohl Fahrtkosten als auch Übernachtungskosten. In der Entscheidung wurden Fahrtkosten, Tunnelmaut, Übernachtung und eine Verpflegungspauschale anerkannt, allerdings ausdrücklich nur bezogen auf die Strecke von der Wohnung zum Kanzleiort und zurück. Eine fiktive Fahrt zum Gerichtsort war gerade nicht erstattungsfähig.
Für die praktische Umsetzung empfiehlt sich ein konsequentes Vorgehen in der Verfahrensorganisation. Maßgeblich ist, dass die gerichtliche Gestattung der Videoverhandlung und der festgelegte Teilnahmeort dokumentiert sind. Ebenso sollte der tatsächliche Beginn und das Ende der Teilnahme nachvollziehbar sein, da der Zeitverlust nach dem Justizvergütungs und entschädigungsgesetz grundsätzlich an die tatsächliche Inanspruchnahme anknüpft. Bei Übernachtungen ist der Erforderlichkeitsmaßstab besonders konfliktanfällig. Das Gericht hat hier auf Zumutbarkeit abgestellt und berücksichtigt, dass die Anreise am selben Tag wegen Entfernung, Zeitpuffer und typischen Unwägbarkeiten wie Stau und Parkplatzsuche nicht realistisch war. Diese Argumentationslinie ist übertragbar, setzt aber voraus, dass der Terminzeitpunkt, die Entfernung und die Reiseplanung plausibel sind.
Fazit: Kostenerstattung bei Videoverhandlung strategisch nutzen
Die Entscheidung des Bayerischen Landessozialgerichts zeigt, dass Videoverhandlungen nicht zu einem automatischen Verlust von Reisekostenerstattungen führen, wenn ein persönliches Erscheinen angeordnet wurde und das Gericht die Teilnahme per Bild und Tonübertragung an einem konkret bestimmten Ort gestattet. Erstattungsfähig sind dann die objektiv erforderlichen Reise und Übernachtungskosten zum Ort der Gestattung, nicht jedoch Kosten einer nur gedachten Anreise zum Gericht. Für Beteiligte und ihre Beraterinnen und Berater liegt der Schlüssel in der sauberen Dokumentation der gerichtlichen Anordnung, der Gestattung, der Ortsfestlegung und der tatsächlichen Teilnahme sowie in einer plausiblen Begründung zur Erforderlichkeit einzelner Kostenpositionen.
Gern unterstützen wir dabei, solche Verfahren organisatorisch schlank aufzusetzen und die Abwicklung rund um Nachweise, Fristen und Kostenanträge effizient zu strukturieren. Unsere Kanzlei betreut kleine und mittelständische Unternehmen mit einem Schwerpunkt auf Digitalisierung und Prozessoptimierung in der Buchhaltung, wodurch in der Praxis regelmäßig erhebliche Kostenersparungen und weniger Reibungsverluste in der Zusammenarbeit mit Beratern und Institutionen entstehen.
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