Aktualisierte Pauschbeträge für Auslandsreisen ab 2026
Das Bundesministerium der Finanzen hat mit Schreiben vom 5. Dezember 2025 (Az. IV C 5 - S 2353/00094/007/012) die neuen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten bei beruflich und betrieblich veranlassten Auslandsdienstreisen bekanntgegeben. Diese Beträge treten zum 1. Januar 2026 in Kraft und gelten neben Arbeitnehmern auch für Unternehmerinnen und Unternehmer, deren betriebliche Tätigkeit häufig mit Reisen ins Ausland verbunden ist. Grundlage der Neuregelung ist § 9 Absatz 4a Satz 5 des Einkommensteuergesetzes, der die Abzugsfähigkeit von Mehraufwendungen für Verpflegung im Zusammenhang mit beruflichen Auswärtstätigkeiten regelt.
Die Anpassung erfolgt regelmäßig, um internationale Preisentwicklungen zu berücksichtigen. Für Unternehmen, insbesondere im Bereich des technischen Service, des internationalen Handels oder der Pflege und Medizin, die Personal grenzüberschreitend einsetzen, ist die Kenntnis der aktualisierten Pauschalen entscheidend für eine korrekte steuerliche Behandlung von Reisekostenvergütungen. Fehlerhafte Anwendung kann unmittelbare Auswirkungen auf Lohnabrechnungen, Betriebsausgaben und steuerliche Rückstellungen haben.
Berechnung der Verpflegungspauschalen in der Praxis
Bei eintägigen Reisen in das Ausland gilt der jeweilige Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes. Handelt es sich um mehrtägige Reisen mit Tätigkeiten in verschiedenen Staaten, richten sich die Verpflegungspauschalen an den An- und Abreisetagen sowie an den vollständigen Reisetagen nach der Ortszeit und dem tatsächlichen Reiseverlauf. Maßgeblich ist laut Verwaltungserlass jener Ort, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird. Dieser Grundsatz trägt der internationalen Vielfalt der Reiserouten Rechnung und schafft ein einheitliches Verfahren zur Ermittlung steuerlich anzuerkennender Pauschalen.
In Fällen, in denen sich an den Rückreisetag unmittelbar eine neue Auswärtstätigkeit anschließt, kann nur die höhere der in Betracht kommenden Verpflegungspauschalen berücksichtigt werden. Dies verhindert eine Doppelerfassung und sichert eine sachgerechte steuerliche Behandlung, auch wenn mehrere Länder nacheinander bereist werden. Unternehmen sollten ihre internen Reisekostenrichtlinien entsprechend anpassen und ihre Mitarbeitenden über die praktische Anwendung der neuen Werte informieren, um Nachfragen im Rahmen von Lohnsteuerprüfungen oder Betriebsprüfungen vorzubeugen.
Kürzung der Verpflegungspauschalen bei Mahlzeitengestellung
Wird dem Mitarbeitenden durch den Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung eine Mahlzeit gestellt, greift die gesetzlich vorgesehene Kürzung der Verpflegungspauschale gemäß § 9 Absatz 4a Satz 8 Einkommensteuergesetz. Diese Kürzung ist tagesbezogen vorzunehmen, unabhängig davon, in welchem Staat die Mahlzeit bereitgestellt wurde. Maßgebend ist der Pauschbetrag des jeweiligen Reisetages für eine 24-stündige Abwesenheit. Im Ergebnis wird damit vermieden, dass steuerliche Übervorteilungen durch inkludierte Mahlzeiten entstehen. Das gilt insbesondere bei Hotelbuchungen mit Frühstück oder bei Geschäftsessen, die vom Unternehmen getragen werden.
Ein Beispiel verdeutlicht diese Regelung: Kehrt eine Ingenieurin von einer Dienstreise aus Paris zurück und reist am selben Tag weiter zu einem Projekt in Kopenhagen, gilt für den betreffenden Tag die höhere der beiden Pauschalen. Wird in einem der Hotels ein Frühstück gestellt, ist die Verpflegungspauschale um zwanzig Prozent zu reduzieren. Die Anwendung dieser Kürzungsregel dient der steuerlichen Gleichbehandlung aller Reisenden und fördert die Einfachheit in der praktischen Abrechnung.
Übernachtungskosten, doppelte Haushaltsführung und internationale Anwendung
Die vom Bundesministerium bekannt gegebenen Pauschbeträge für Übernachtungskosten können ausschließlich dann angesetzt werden, wenn der Arbeitgeber diese erstatten möchte. Sie dienen als steuerlich anerkannte Bemessungsgrundlage und vereinfachen die Abrechnung gegenüber dem Finanzamt. Für den Werbungskosten- oder Betriebsausgabenabzug hingegen können nur die tatsächlichen nachgewiesenen Übernachtungskosten berücksichtigt werden. Dieser Unterschied ist für Unternehmen essenziell, um Reisekosten steuerlich korrekt einzuordnen und mögliche Fehlerquellen in der Buchhaltung zu vermeiden.
Für Länder, die in der Bekanntmachung nicht gesondert aufgeführt sind, gilt der Pauschbetrag für Luxemburg. Für Übersee- und Außengebiete eines Landes ist der Satz des Mutterlandes anzuwenden. Diese klar definierte Regelung bietet Rechtssicherheit insbesondere für international tätige Unternehmen oder Firmen mit Projekten in mehreren Ländern. Sie erleichtert die automatische Festlegung der steuerlich anzusetzenden Beträge in der Reisekostenabrechnung und kann in digitale Tools übernommen werden, um Prozesse weiter zu vereinfachen.
Darüber hinaus gilt das Schreiben auch für doppelte Haushaltsführungen im Ausland. Dies betrifft insbesondere Fachkräfte, die über längere Zeit im Ausland tätig sind, sowie leitende Angestellte, die international Projekte betreuen. In diesen Fällen können Verpflegungspauschalen und Unterkunftskosten ebenfalls nach denselben Grundsätzen berücksichtigt werden, was die steuerliche Gleichbehandlung unabhängig von der Dauer des Auslandsaufenthalts sicherstellt.
Fazit und Handlungsempfehlung für Unternehmen
Die Neuregelung der Auslandsreisekostenpauschalen ab 2026 stellt Unternehmen und Steuerberatende vor die Aufgabe, ihre internen Prozesse und Systeme rechtzeitig anzupassen. Eine sorgfältige Prüfung der bestehenden Reisekostenrichtlinien und eine softwaregestützte Erfassung der neuen Werte sind unerlässlich, um eine fehlerfreie Abrechnung nach den aktuellen steuerlichen Vorgaben zu gewährleisten. Wer diese Anpassungen frühzeitig umsetzt, profitiert nicht nur von höherer Prozesssicherheit, sondern auch von einer deutlich effizienteren Verwaltung der Reisekosten im betrieblichen Alltag. Unsere Kanzlei begleitet kleine und mittelständische Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Buchhaltungs- und Reisekostenprozesse. Durch gezielte Prozessoptimierung erzielen unsere Mandanten nachhaltige Kosteneinsparungen und entlasten gleichzeitig ihre Mitarbeitenden in der Verwaltung.
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