Notarielle Online-Verfahren: Was die Ausweitung für Unternehmen ändert
Die Bundesregierung hat einen Gesetzentwurf vorgelegt, der die notariellen Online-Verfahren im Gesellschafts- und Registerrecht ausweiten, das Führungszeugnis digitalisieren und daneben eine Antragsfrist im Entschädigungsrecht für Soldatinnen und Soldaten verlängern soll. Der Deutsche Bundestag hat den Entwurf am 25.03.2026 in erster Lesung beraten und anschließend zur weiteren Beratung in die Ausschüsse überwiesen; federführend soll der Rechtsausschuss sein. Für Unternehmende, Steuerberatende und Finanzinstitutionen liegt der praktische Schwerpunkt klar auf der Frage, in welchen Fällen künftig Beurkundungen und Vollmachten digital abgewickelt werden können und welche Prozesse sich dadurch beschleunigen oder neu strukturieren lassen.
Mit „notariellen Online-Verfahren“ ist die Durchführung bestimmter notarieller Vorgänge unter Einsatz von Videokommunikation und elektronischen Dokumenten gemeint, sodass Beteiligte nicht zwingend physisch im Notariat erscheinen müssen. Die notarielle Tätigkeit bleibt dabei inhaltlich dieselbe: Der Notar oder die Notarin prüft Identitäten, klärt über Rechtsfolgen auf und beurkundet oder beglaubigt Erklärungen. „Beurkundung“ bezeichnet die besonders strenge Form der rechtlichen Dokumentation durch eine notarielle Niederschrift, die etwa bei vielen gesellschaftsrechtlichen Strukturmaßnahmen gesetzlich vorgeschrieben ist. Das Online-Format zielt darauf, diesen formalen Schritt digital abzubilden, ohne die rechtliche Qualität und die Schutzfunktionen zu reduzieren.
In der Unternehmenspraxis betrifft das vor allem Situationen, in denen zeitkritische Gründungen, Kapitalmaßnahmen oder Registeranmeldungen anstehen und Gesellschafter, Geschäftsleitungen oder Investoren räumlich verteilt sind. Für kleine und mittelständische Unternehmen kann die digitale Abwicklung Wegezeiten und Terminengpässe reduzieren; für stark spezialisierte Unternehmen, etwa im Gesundheitswesen mit eng getakteten Leitungsstrukturen, kann sie die organisatorische Belastung rund um gesellschaftsrechtliche Vorgänge spürbar senken. Banken und andere Finanzinstitutionen profitieren mittelbar, wenn gesellschaftsrechtliche Grundlagen, Vertretungsnachweise und registerrechtliche Eintragungen schneller verfügbar sind und sich Transaktionen oder Kreditprozesse dadurch planbarer gestalten.
Gesellschafts- und Registerrecht: Welche Vorgänge online möglich werden sollen
Der Gesetzentwurf knüpft an eine Evaluation der bereits bestehenden Online-Verfahren an und leitet daraus ab, dass eine Ausweitung auf weitere beurkundungspflichtige Gegenstände des Gesellschaftsrechts sinnvoll ist, soweit diese Vorgänge ihrer Struktur nach für Online-Verfahren besonders geeignet sind. Genannt werden insbesondere Anmeldungen zur Eintragung in das Stiftungsregister, Gründungen von Aktiengesellschaften sowie Kommanditgesellschaften auf Aktien und zudem Beschlüsse der Gründer zur Bestellung des ersten Aufsichtsrats und des Abschlussprüfers für das erste Voll- und Rumpfgeschäftsjahr. „Rumpfgeschäftsjahr“ bedeutet dabei ein verkürztes erstes Geschäftsjahr, das entsteht, wenn die Gesellschaft nicht zum Beginn eines regulären Geschäftsjahres gegründet wird.
Besonders praxisrelevant ist außerdem, dass Vollmachten für Registeranmeldungen erfasst werden sollen. Eine „Vollmacht“ ist die rechtliche Befugnis, eine andere Person zur Abgabe von Erklärungen im Namen des Vollmachtgebers zu berechtigen. Im Registerkontext geht es typischerweise um Anmeldungen zum Handelsregister, Gesellschaftsregister oder Partnerschaftsregister, bei denen nicht immer alle Vertretungsberechtigten persönlich handeln wollen oder können. Wenn solche Vollmachten künftig online beurkundet oder beglaubigt werden können, lässt sich die Registerkommunikation verschlanken, weil Unterschriftswege, Papierdokumente und zeitaufwendige Koordination abnehmen.
Ebenso nennt der Entwurf Vollmachten zur Stimmabgabe in Gesellschafterversammlungen von Gesellschaften mit beschränkter Haftung und Vollmachten zur Abgabe der Erklärung zur Übernahme eines Geschäftsanteils einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung. Gerade in GmbH-Strukturen, wie sie im Mittelstand dominieren, werden Stimmrechtsvollmachten häufig bei Abwesenheit einzelner Gesellschafter benötigt. Die Digitalisierung solcher Vollmachten kann die Handlungsfähigkeit sichern, wenn kurzfristig Beschlüsse gefasst werden müssen, etwa bei Finanzierungsthemen, Geschäftsführerwechseln oder Strukturmaßnahmen. Für Onlinehändler und wachstumsstarke Startups, die regelmäßig Investorenrunden oder Gesellschafterwechsel organisieren, ist die Verfügbarkeit digitaler Vollmachts- und Beurkundungsprozesse häufig ein echter Taktgeber für Umsetzungsgeschwindigkeit.
Wichtig bleibt in der Beratungspraxis, die Grenze zwischen materiell-rechtlicher Wirksamkeit und formaler Registerfähigkeit sauber zu trennen. Auch wenn Verfahren digital werden, müssen die gesetzlichen Formvorschriften eingehalten werden, andernfalls drohen Zurückweisungen durch das Registergericht oder im schlimmsten Fall die Unwirksamkeit von Erklärungen. Für Steuerberatende ist das insbesondere dann relevant, wenn gesellschaftsrechtliche Maßnahmen steuerliche Folgen auslösen, etwa bei Gründungen, Anteilserwerben oder Umstrukturierungen, weil Zeitpläne, Stichtage und Nachweise häufig ineinandergreifen.
Digitales Führungszeugnis und Registeranpassungen: Relevanz für Personal und Compliance
Neben dem Gesellschafts- und Registerrecht sieht der Entwurf vor, eine Rechtsgrundlage für ein digitales Führungszeugnis für private Zwecke zu schaffen. Als „Führungszeugnis“ wird umgangssprachlich eine Auskunft aus dem Bundeszentralregister verstanden, die bestimmte strafrechtliche Eintragungen ausweist. Bisher wird es auf fälschungssicherem Papier erstellt und per Post versandt. Künftig soll ein neuer Paragraf 30d im Bundeszentralregistergesetz eingeführt werden, um die digitale Form zu ermöglichen.
Für Unternehmen ist das besonders dort praktisch relevant, wo Führungszeugnisse regelmäßig in Einstellungs- oder Nachweisprozessen verlangt werden, etwa in Pflegeeinrichtungen, Krankenhäusern, im Sicherheitsgewerbe, in der Kinder- und Jugendhilfe oder bei Tätigkeiten mit besonderem Vertrauensbezug. Die Digitalisierung kann Durchlaufzeiten in Recruiting-Prozessen reduzieren und zugleich die interne Compliance stärken, wenn Nachweise standardisiert und revisionssicher in digitale Personalakten integriert werden. Gleichzeitig müssen Unternehmen bei digitalisierten Nachweisen auf die datenschutzrechtliche Angemessenheit achten: Auch wenn der Entwurf primär die registerrechtliche Grundlage adressiert, bleibt die Verarbeitung personenbezogener Daten nur in dem Umfang zulässig, der für den Zweck erforderlich ist, und sie muss organisatorisch sauber abgesichert werden, insbesondere beim Zugriff und bei Aufbewahrungsfristen.
Der Entwurf nennt darüber hinaus rechtsförmliche Änderungen sowohl für das Bundeszentralregister als auch für das Gewerbezentralregister sowie weitere Anpassungen, insbesondere im Bereich des Zeugenschutzes. Auch wenn Details im weiteren Gesetzgebungsverfahren zu konkretisieren sind, zeigt sich bereits die Richtung: Registerauskünfte, Nachweise und deren Schutzmechanismen sollen stärker auf digitale Abläufe ausgerichtet werden. Für Finanzinstitutionen kann das im Rahmen von Know-your-Customer- und Integritätsprüfungen mittelbar bedeutsam sein, weil digitale Nachweisprozesse typischerweise schneller, besser dokumentierbar und bei guter Gestaltung weniger fehleranfällig sind.
Umsetzung in der Praxis: So bereiten sich Mittelstand und Beratung sinnvoll vor
Da das Gesetzgebungsverfahren noch nicht abgeschlossen ist und die konkrete Ausgestaltung der Online-Verfahren von den finalen gesetzlichen Vorgaben und den technischen Rahmenbedingungen abhängt, lohnt sich bereits jetzt eine prozessorientierte Vorbereitung. In der Praxis bewährt sich, gesellschaftsrechtliche Standardvorgänge im Unternehmen zu identifizieren, bei denen regelmäßig Notartermine, Vollmachten und Registeranmeldungen anfallen, und dabei die Schnittstellen zwischen Geschäftsführung, Gesellschaftern, Rechtsberatung, Steuerberatung und Finanzierungspartnern zu prüfen. Wo Vollmachten bislang papiergebunden umlaufen, entstehen typischerweise Medienbrüche, Rückfragen zu Versionsständen und Verzögerungen durch Unterschriftsrunden. Eine digital gedachte Zielarchitektur sollte daher von Anfang an klare Verantwortlichkeiten, ein strukturiertes Dokumentenmanagement und definierte Freigabeprozesse vorsehen.
Für Steuerberatende und interne Finanzabteilungen ist zudem entscheidend, dass gesellschaftsrechtliche Vorgänge häufig Folgeschritte im Rechnungswesen auslösen, beispielsweise die Anlage neuer Gesellschaften in den Systemen, die Einrichtung von Kontenrahmen, die Zuordnung von Beteiligungsverhältnissen oder die Vorbereitung von Eröffnungsbilanzen. Wenn notarielle Vorgänge schneller werden, muss das Backoffice mithalten können. Das betrifft besonders mittelständische Unternehmensgruppen, aber auch Einzel-GmbHs, die eine Gründung oder Kapitalmaßnahme neben dem Tagesgeschäft umsetzen. Für Onlinehändler mit hohem Skalierungstempo oder Unternehmen mit saisonalen Spitzen ist Zeit ein besonders kritischer Faktor, sodass digitale Notarprozesse nur dann echten Nutzen stiften, wenn die internen Folgeprozesse ebenso digital und standardisiert sind.
Ein weiterer Praxisaspekt betrifft die Erwartungshaltung von Banken und Investoren. Sobald Registereintragungen, Gründerbeschlüsse oder Vollmachtsnachweise schneller vorliegen, steigen oft auch die Anforderungen an die Aktualität und Nachvollziehbarkeit von Unterlagen in Kreditprozessen oder Due-Diligence-Prüfungen. Unternehmen sollten daher frühzeitig definieren, wie sie digitale Dokumente zentral verfügbar machen, wie sie Zugriffsrechte steuern und wie sie die Nachweisführung in Prüfungen organisieren. Das Ziel ist eine durchgängige, prüfungssichere Dokumentation, die sowohl die formalen Anforderungen als auch die betriebliche Effizienz adressiert.
Fazit: Die geplante Ausweitung notarieller Online-Verfahren und die Digitalisierung des Führungszeugnisses sind ein weiterer Schritt hin zu schnellerer, ortsunabhängiger Abwicklung rechtlich formgebundener Vorgänge, die im Mittelstand besonders häufig Zeit und Koordination kosten. Entscheidend ist, die Chancen nicht nur im Notariat selbst zu sehen, sondern die eigenen End-to-End-Prozesse rund um Gründung, Registerkommunikation, Vollmachten und Nachweise konsequent digital auszurichten. Wenn Sie dabei Unterstützung wünschen, begleiten wir als Kanzlei kleine und mittelständische Unternehmen bei der Digitalisierung der Buchhaltung und der Prozessoptimierung, sodass aus rechtlichen Neuerungen messbare Effizienzgewinne und erhebliche Kostenersparnisse in der Praxis entstehen.
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