Digitalisierung des Lohnsteuerabzugsverfahrens
Mit Beginn des Jahres 2026 wird der Datenaustausch zwischen privaten Krankenversicherungsunternehmen, der Steuerverwaltung und Arbeitgebern vollständig digitalisiert. Damit gehört das bisherige papierbasierte Bescheinigungsverfahren der Vergangenheit an. Grundlage der Neuerung bildet die Integration der relevanten Versicherungsdaten in das bestehende Verfahren der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale, kurz ELStAM genannt. Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber erhalten künftig auch die Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung elektronisch über die ELStAM-Datenbank, wodurch der bürokratische Aufwand spürbar reduziert wird.
Das Bundeszentralamt für Steuern übernimmt hierbei eine zentrale Rolle, indem es die von den privaten Versicherungsunternehmen übermittelten Daten entgegennimmt, aufbereitet und für den automatisierten Abruf durch die Arbeitgeber bereitstellt. Damit entsteht ein weiterer wichtiger Baustein auf dem Weg zu einem vollständig digitalisierten Lohnsteuerabzugsverfahren, das sowohl die Datensicherheit als auch die Transparenz für alle Beteiligten verbessert.
Verfahrensablauf und rechtliche Grundlage
Nach der neuen Regelung übermitteln die Versicherungsunternehmen jeweils bis zum 20. November eines Jahres die Art und Höhe der für das Folgejahr geltenden Beiträge zur Basiskranken- und Pflegepflichtversicherung an das Bundeszentralamt für Steuern. Dieses generiert daraus entsprechende Lohnsteuerabzugsmerkmale, die anschließend den berechtigten Arbeitgebern im Rahmen der ELStAM zur Verfügung gestellt werden. Für die Versicherungsnehmenden entfällt die Notwendigkeit, Papierbescheinigungen vorzulegen oder außerhalb des ELStAM-Systems zusätzliche Nachweise zu erbringen. Damit wird das Verfahren nicht nur effizienter, sondern auch weniger fehleranfällig, weil Daten ab ihrer Quelle elektronisch und standardisiert verarbeitet werden.
Der rechtliche Rahmen der Reform basiert auf einem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 8. Dezember 2025 (Az. IV C 5 – S 2363/00047/009). Ziel ist die Vereinheitlichung und Vereinfachung des Informationsflusses zwischen Versicherern, der Steuerverwaltung und Arbeitgebern, wodurch auch die fehlerfreie Anwendung der steuerlichen Vorgaben nach dem Einkommensteuergesetz erheblich erleichtert wird.
Praktische Auswirkungen für Arbeitgeber und Versicherte
Für Arbeitgeber, insbesondere in kleinen und mittelständischen Betrieben, bedeutet die Umstellung auf den elektronischen Datenaustausch einen deutlichen Fortschritt in puncto Prozessoptimierung. Die bisher notwendige manuelle Erfassung der Krankenversicherungsbeiträge entfällt und die Gefahr von Übertragungsfehlern wird minimiert. Gleichzeitig sinkt der administrative Aufwand im Personalwesen, da Papierbescheinigungen, Nachfragen und Korrekturen seltener erforderlich sein werden.
Für Arbeitnehmende und privat Versicherte bringt das Verfahren eine deutliche Erleichterung, da die Kommunikation zwischen Versicherungsunternehmen und Arbeitgeber künftig vollständig über die Steuerverwaltung läuft. Das bedeutet: Die Höhe der vom Arbeitgeber beim Lohnsteuerabzug berücksichtigten Beiträge zur privaten Krankenversicherung wird automatisch korrekt ermittelt. Gerade für Angestellte in höher dotierten Positionen, Beamtinnen und Beamte sowie Beschäftigte mit individuellen Versicherungstarifen ist diese automatisierte Abwicklung ein Beitrag zu mehr Genauigkeit und Transparenz.
Auch für Unternehmen mit vielen Angestellten, wie Pflegeeinrichtungen, Krankenhäuser oder größere Handelsunternehmen, ist die Neuerung von betrieblichem Vorteil. Die Vereinfachung der Meldeprozesse spart Personalkapazitäten und schafft Raum für wertschöpfende Tätigkeiten im Bereich Lohnbuchhaltung und Controlling. Die Anpassung an die elektronischen Prozesse im Rahmen der ELStAM-Datenbank sollte daher frühzeitig in die bestehenden Systeme implementiert werden, um mögliche Umstellungsprobleme zum Jahreswechsel 2025/2026 zu vermeiden.
Fazit und Handlungsempfehlung für Unternehmen
Der ab 2026 verpflichtende elektronische Datenaustausch privater Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge markiert einen weiteren wichtigen Schritt hin zu einer vollständig digitalisierten Lohnsteuerverwaltung. Er reduziert die Verwaltungskosten für Unternehmen und sorgt zugleich für eine höhere Genauigkeit bei der lohnsteuerlichen Behandlung individueller Versicherungsbeiträge. Arbeitgeber sollten überprüfen, ob ihre Lohnbuchhaltungssoftware bereits an das neue Verfahren angepasst ist, und gegebenenfalls in enger Abstimmung mit der Steuerberatung oder den Softwareanbietern notwendige technische Implementierungen vornehmen. Auch interne Prozesse im HR- und Finanzbereich sollten darauf ausgerichtet werden, dass keine papierbasierten Nachweise mehr erforderlich sein werden.
Die konsequente Digitalisierung solcher Steuerprozesse trägt nicht nur zur Entlastung der Unternehmen bei, sondern stärkt auch die Rechtssicherheit, da eine einheitliche Datenbasis geschaffen wird, die für Finanzämter und Arbeitgeber gleichermaßen verbindlich ist. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen bietet der Übergang auf das elektronische Verfahren eine Chance, Verwaltungsaufwand zu minimieren und durch klar strukturierte Datenflüsse langfristig Kosten zu senken. Unsere Kanzlei unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung dieser digitalen Prozesse in der Buchhaltung und Lohnabrechnung, insbesondere durch zielgerichtete Prozessoptimierung und moderne IT-gestützte Lösungen, die dauerhaft zu mehr Effizienz und Transparenz führen. Wir betreuen Mandanten vom kleinen Betrieb bis zum mittelständischen Unternehmen und verfügen über umfassende Erfahrung bei der Einführung digitaler Abläufe, die maßgeblich zur Kostensenkung und Qualitätssteigerung beitragen.
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