Neue Bewertung von Mahlzeiten ab 2026
Arbeitgeber, die ihren Mitarbeitenden Mahlzeiten unentgeltlich oder zu einem vergünstigten Preis zur Verfügung stellen, müssen diese Zuwendungen als geldwerten Vorteil steuerlich berücksichtigen. Nach § 8 Absatz 2 Satz 8 Einkommensteuergesetz gilt die Bewertung mit den amtlichen Sachbezugswerten, sobald der Preis einer Mahlzeit 60 Euro nicht übersteigt. Mit Wirkung ab dem 1. Januar 2026 wurden diese Werte durch die 16. Verordnung zur Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung aktualisiert. Die Beträge orientieren sich an den gestiegenen Lebenshaltungskosten und bilden die Grundlage für eine einheitliche steuer- und sozialversicherungsrechtliche Behandlung von Mahlzeiten.
Für kleine und mittlere Unternehmen, insbesondere solche mit eigenen Kantinen oder regelmäßigem Cateringangebot, stellt diese Anpassung eine relevante Änderung der lohnsteuerlichen Abrechnung dar. Auch in Branchen mit hoher Mitarbeiterzahl und Schichtsystem – etwa Pflegeeinrichtungen, Krankenhäuser oder Logistikbetriebe – ist die korrekte Anwendung der neuen Sachbezugswerte von erheblicher Bedeutung, um Lohnsteuerprüfungen ohne Beanstandungen zu bestehen.
Amtliche Sachbezugswerte und deren Bedeutung
Sachbezüge sind Leistungen des Arbeitgebers, die nicht in Geld bestehen, aber einen geldwerten Vorteil darstellen. Dazu zählen beispielsweise Mahlzeiten, Unterkunft oder Firmenwagen. Der Gesetzgeber setzt jährlich feste Werte fest, um eine einheitliche steuerliche Behandlung sicherzustellen. Ab 2026 beträgt der Wert für ein Mittag- oder Abendessen 4,57 Euro, für ein Frühstück 2,37 Euro; eine Vollverpflegung, also Frühstück, Mittag- und Abendessen, wird mit 11,50 Euro angesetzt. Diese Werte gelten sowohl für Mahlzeiten in betriebseigenen Einrichtungen als auch für solche, die extern im Auftrag des Arbeitgebers bereitgestellt werden.
Maßgeblich ist weiterhin, dass diese Mahlzeiten im überwiegenden betrieblichen Interesse gewährt werden. Erfolgt die Gewährung anlässlich einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung, finden die gleichen Bewertungsmaßstäbe Anwendung. Die Sachbezugswerte sind in die Lohnabrechnung zu übernehmen und erhöhen das steuerpflichtige Arbeitsentgelt, sofern keine steuerfreien Pauschalen greifen.
Praxisgerechte Anwendung in Unternehmen
In der Praxis stellt sich häufig die Frage, wie die Anwendung der Sachbezugswerte rechtssicher erfolgt. Entscheidend ist zunächst die Dokumentation der Mahlzeitengewährung. Arbeitgeber sollten klar festhalten, an welchen Tagen und zu welchen Gelegenheiten Mahlzeiten zur Verfügung gestellt wurden. Für Onlinehändler oder Dienstleistungsunternehmen ohne eigene Kantine ist insbesondere die Bewertung externer Bewirtungen relevant, etwa bei Schulungen oder Teambesprechungen. Werden die Mahlzeiten lediglich in Form von Zuschüssen oder Essensgutscheinen gewährt, sind zusätzlich die Vorgaben zur steuerfreien Essenszuwendung nach § 8 Absatz 2 Satz 9 Einkommensteuergesetz zu prüfen.
Sofern ein Mitarbeiter beispielsweise während einer Fortbildung durch einen externen Caterer des Arbeitgebers verpflegt wird, ist die Bewertung nach den amtlichen Sachbezugswerten vorzunehmen, sofern der tatsächliche Wert der Mahlzeit 60 Euro nicht überschreitet. Liegt der Preis darüber, ist der tatsächliche Preis als Bemessungsgrundlage heranzuziehen. Unternehmen sollten ihre Abrechnungsprozesse frühzeitig anpassen, um die neuen Werte ab Januar 2026 korrekt zu berücksichtigen. Dies betrifft vor allem die Einrichtung in Lohnabrechnungssoftware und die Abstimmung mit den Lohnbüros oder Steuerberaterinnen und Steuerberatern.
Fazit und Handlungsempfehlung
Mit den geänderten Sachbezugswerten ab 2026 erfolgt eine moderate Anpassung der lohnsteuerlichen Bewertung von Mahlzeiten, die an die allgemeine Preisentwicklung gekoppelt ist. Arbeitgeber sind gut beraten, diese Neuerung in ihre Lohn- und Finanzbuchhaltung zu integrieren und dabei auch die Schnittstellen zur Sozialversicherung zu überprüfen. Die klare Trennung zwischen unentgeltlichen, verbilligten und steuerfreien Mahlzeiten ist entscheidend, um spätere Korrekturen zu vermeiden. Für Unternehmen mit komplexen Personalstrukturen, wie Pflegebetriebe oder produzierende Mittelständler, lohnt sich zudem die Überprüfung der internen Prozesse im Bereich der Lohnbuchhaltung auf Effizienz und digitale Umsetzbarkeit.
Unsere Kanzlei unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen dabei, ihre Buchhaltungs- und Lohnprozesse zu digitalisieren und zu optimieren. Durch gezielte Prozessgestaltung lassen sich nicht nur steuerliche Anforderungen effizient erfüllen, sondern auch erhebliche Kosten- und Zeitersparnisse realisieren.
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