KI-Compliance: Warum die Kennzeichnungspflicht zum Kernpunkt wird
Die praktische Relevanz des Umgangs mit Künstlicher Intelligenz endet nicht an Hochschultoren. Auch wenn die hier besprochenen Grundsätze aus dem Prüfungsrecht stammen, zeigen sie für Unternehmen, Steuerberatungen und Finanzinstitutionen sehr anschaulich, wie stark sich Erwartungen an Transparenz, Dokumentation und Nachweisbarkeit beim Einsatz von KI verschieben. Im Mittelpunkt steht eine Leitfrage, die sich inzwischen in vielen Regelwerken wiederfindet: Wann wird KI zu einer „fremden Hilfe“ und welche Folgen hat es, wenn diese Nutzung nicht offengelegt wird?
Das Verwaltungsgericht Kassel hat in zwei Verfahren entschieden, dass die nicht kenntlich gemachte Erstellung wissenschaftlicher Textpassagen mithilfe von Künstlicher Intelligenz als unerlaubte Hilfe und als besonders schwere Täuschung bewertet werden kann. Die Entscheidungen betreffen studentische Prüfungsleistungen; die Klagen wurden abgewiesen. Wichtig ist dabei weniger das Ergebnis im Einzelfall als die zugrunde liegende juristische Einordnung: Für die Frage, ob „fremde Hilfe“ vorliegt, kommt es nicht darauf an, ob diese Hilfe durch einen Menschen oder durch eine Maschine erbracht wird. Damit wird ein verbreitetes Missverständnis korrigiert, das man auch in der Unternehmenspraxis häufig beobachtet: Dass KI „nur ein Werkzeug“ sei, entbindet nicht von Regeln zur Eigenleistung, zur Autorenschaft und zur Offenlegung der verwendeten Hilfsmittel.
Juristisch greifbar wird das über den Begriff der „guten wissenschaftlichen Praxis“. Gemeint sind anerkannte Regeln für redliches Arbeiten, insbesondere für die korrekte Angabe von Quellen und Hilfsmitteln sowie für die Transparenz, welche Inhalte eigenständig erarbeitet wurden. Das Gericht stellt heraus, dass ein mit KI erzeugter Text ohne Kennzeichnung bereits gegen diese Grundsätze verstößt. Übertragen auf Organisationen bedeutet das: Wo interne oder externe Vorgaben eine eigenständige Erstellung, eine Prüfspur oder eine nachvollziehbare Herkunft von Inhalten verlangen, kann der verdeckte KI-Einsatz schnell zur Pflichtverletzung werden, selbst wenn das Ergebnis inhaltlich korrekt wirkt.
Bemerkenswert ist auch die Abgrenzung zur klassischen Recherche über Suchmaschinen. Das Gericht betont, dass die Nutzung von KI nicht mit einer Quellenrecherche gleichzusetzen ist, weil bei der KI-Nutzung eine eigenständige Aus- und Verwertung der gefundenen Informationen gerade nicht in gleicher Weise stattfinde und die KI zudem nicht als Quelle angegeben werde. Für die Unternehmenspraxis steckt darin ein klarer Hinweis: Wer KI für Textproduktion, Zusammenfassungen oder Analysen nutzt, sollte nicht automatisch davon ausgehen, dass dies wie „Internetrecherche“ behandelt werden kann. Die Anforderungen an Offenlegung und Kontrolle können deutlich höher liegen, insbesondere wenn Ergebnisse in Entscheidungen, Dokumentationen, Gutachten, Berichte an Aufsichtsorgane oder in die Finanzkommunikation einfließen.
Unerlaubte „fremde Hilfe“: Was das für interne Regeln in Unternehmen bedeutet
Die Kernaussage der Entscheidungen lautet: KI kann als unerlaubtes Hilfsmittel eingeordnet werden, wenn sie nach den maßgeblichen Regeln nicht zugelassen ist und wenn ihr Einsatz nicht kenntlich gemacht wird. Im Hochschulkontext ergibt sich das aus Prüfungsordnungen, also normativen Regelwerken, die Prüfungsbedingungen und Sanktionen festlegen. Für Unternehmen ergeben sich vergleichbare Steuerungsmechanismen aus internen Richtlinien, aus Arbeitsanweisungen, aus Qualitätsmanagementvorgaben, aus Berufsrecht in regulierten Branchen sowie aus vertraglichen Nebenpflichten, etwa gegenüber Mandanten, Banken oder Fördermittelgebern.
Praktisch heißt das: Sobald eine Organisation Anforderungen an die Authentizität oder die persönliche Verantwortlichkeit einer Leistung stellt, braucht sie klare Regeln, ob und wie KI eingesetzt werden darf. Das betrifft nicht nur klassische Textprodukte wie Konzepte, juristische Stellungnahmen oder Steuerberechnungen, sondern ebenso Berichte, Protokolle, E-Mails an Kunden, Pflege- und Behandlungsdokumentationen in Krankenhäusern oder Pflegeeinrichtungen sowie interne Richtlinienentwürfe. Besonders heikel wird es dort, wo eine Leistung ausdrücklich „eigene Arbeit“ sein muss oder wo eine Person mit ihrer Unterschrift oder Freigabe für Inhalt und Richtigkeit einsteht. Ohne transparente Kennzeichnung und ohne definierte Kontrollschritte kann der Eindruck entstehen, es handele sich um eine eigenständig erstellte Arbeit, obwohl maßgebliche Teile von einem System generiert wurden.
Das Gericht macht zugleich deutlich, dass die Bewertung anders ausfallen kann, wenn der Einsatz von KI in den maßgeblichen Regeln ausdrücklich zugelassen ist, allerdings dann typischerweise unter Voraussetzungen. Genau darin liegt der Handlungsauftrag für die Praxis: Nicht pauschal verbieten oder pauschal erlauben, sondern den Einsatz in einem belastbaren Rahmen regeln. Dieser Rahmen muss insbesondere definieren, welche KI-Unterstützung als zulässig gilt, wann eine Kennzeichnung erforderlich ist, wie die Plausibilitätsprüfung erfolgt und wie mit Quellen umzugehen ist. Im Finanzbereich ist zusätzlich zu bedenken, dass KI-generierte Inhalte in Berichten und Analysen eine besondere Verantwortung auslösen können, weil Entscheidungen häufig auf dokumentierter, nachvollziehbarer Informationsbasis beruhen müssen.
Für kleine und mittelständische Unternehmen, aber auch für Onlinehändler mit hohem Content- und Prozessdruck, ist der praktische Nutzen solcher Regeln unmittelbar: Mitarbeitende gewinnen Sicherheit, welche Tools sie einsetzen dürfen, Führungskräfte erhalten kontrollierbare Prozesse, und das Risiko von Reputations- oder Haftungsfällen durch intransparente KI-Nutzung sinkt erheblich.
Nachweis und Indizien: Wie KI-Nutzung rechtlich „beweisbar“ wird
Ein zweiter Schwerpunkt der Entscheidungen betrifft die Frage, wie sich der Einsatz von KI überhaupt feststellen lässt. Das Verwaltungsgericht Kassel arbeitet mit einer Gesamtschau von Indizien, also mit Beweisanzeichen, die zusammengenommen eine Überzeugung des Gerichts tragen können. Indizien sind keine unmittelbaren Beweise wie ein Geständnis oder eine technische Logdatei, sondern Umstände, die typischerweise auf einen bestimmten Geschehensablauf hindeuten. In einem Verfahren hatte der Kläger die Nutzung von KI als Hilfsmittel eingeräumt. Im anderen Fall leitete die Universität die KI-Nutzung unter anderem aus einer auffälligen Diskrepanz zwischen schriftlicher Ausarbeitung und mündlicher Darstellung des Kenntnisstandes ab.
Das Gericht nennt außerdem sprachliche und strukturelle Merkmale, die als symptomatisch für KI-generierte Texte angesehen werden können. Dazu zählen häufig gewählte, sich übermäßig wiederholende positiv wertende Formulierungen in Bezug auf neutrale fachliche Inhalte sowie wiederholende Zusammenfassungen. Ergänzend werden Umstände aus dem Entstehungsprozess berücksichtigt, etwa erhebliche Verständnisschwierigkeiten während der Bearbeitungszeit und anschließend eine auffallend schnelle Vorlage einer beinahe vollständigen Ausarbeitung.
Für Unternehmen ist daran zweierlei praxisrelevant. Erstens: Auch ohne technische Nachweise kann ein Vorwurf der unzulässigen KI-Nutzung durch Indizien gestützt werden, wenn Arbeitsprodukte, Arbeitsverhalten und Leistungsdarstellung nicht zusammenpassen. Das kann in Compliance-Untersuchungen, in arbeitsrechtlichen Konflikten oder in Haftungsfragen eine Rolle spielen, etwa wenn Berichte auffällig generisch wirken oder wenn die in Meetings gezeigte Detailkenntnis nicht zur schriftlichen Ausarbeitung passt. Zweitens: Wer KI zulässig einsetzt, sollte den Prozess so gestalten, dass Transparenz und Nachvollziehbarkeit aktiv hergestellt werden. Denn je weniger Dokumentation existiert, desto eher werden im Streitfall äußere Auffälligkeiten zum dominierenden Beurteilungsmaßstab.
Gerade für Steuerberatungen und Finanzinstitutionen ist das anschlussfähig: Wenn Texte, Gutachten oder Stellungnahmen unter Einsatz von KI vorbereitet werden, müssen interne Freigabe- und Prüfroutinen sicherstellen, dass Ergebnisqualität, Quellenlage und fachliche Verantwortung klar sind. Der Maßstab der „Gesamtschau“ erinnert daran, dass nicht nur das Enddokument zählt, sondern auch der Prozess, der zu ihm geführt hat. Wer Prozessschritte dokumentiert, reduziert Angriffsflächen und verbessert zugleich die interne Qualitätssicherung.
Praxisfolgen: KI-Richtlinien, Kennzeichnung und Prozessdokumentation
Die Entscheidungen des Verwaltungsgerichts Kassel vom 25. Februar 2026 mit den Aktenzeichen 7 K 2134/24.KS und 7 K 2515/25.KS sind noch nicht rechtskräftig; eine Berufung ist möglich. Unabhängig vom weiteren Verfahrensgang zeigt die Argumentation jedoch, wohin sich der Maßstab entwickelt: Zulässigkeit und Sanktion hängen nicht primär daran, ob KI „irgendwie“ genutzt wurde, sondern daran, ob der Einsatz regelkonform, transparent und überprüfbar erfolgt. In einer Umgebung, in der Regeln Eigenleistung verlangen, wird die verdeckte Nutzung schnell als Täuschung bewertet. In einer Umgebung, die KI ausdrücklich zulässt, wird Kennzeichnung zum zentralen Steuerungsinstrument.
Für Unternehmen bedeutet das in der Umsetzung vor allem, dass KI-Governance nicht als IT-Thema allein behandelt werden sollte. Wer KI in der Buchhaltung, im Controlling, im Einkauf, im Kundenservice oder im Marketing nutzt, braucht abgestimmte Vorgaben zur Verantwortlichkeit und zur Dokumentation, weil die Folgen oft in andere Rechtsbereiche ausstrahlen. Das gilt für mittelständische Produktionsunternehmen ebenso wie für stark regulierte Bereiche wie Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen, in denen Dokumentationen und Entscheidungen häufig einer erhöhten Prüf- und Nachweispflicht unterliegen. Auch Onlinehändler profitieren, wenn sie die Herkunft automatisiert erzeugter Produkttexte oder Kundenkommunikation nachvollziehbar regeln, um spätere Auseinandersetzungen über Aussagen, Zusicherungen oder Haftungsfragen zu vermeiden.
Inhaltlich lässt sich aus der gerichtlichen Argumentation ein klarer Leitgedanke ableiten: Transparenz schlägt Vermutung. Wer KI zulässig nutzt, sollte diese Nutzung kenntlich machen, Zuständigkeiten festlegen und sicherstellen, dass fachliche Kontrolle stattfindet. Wo KI nicht zugelassen ist, muss das klar kommuniziert werden, weil ansonsten in der Praxis „stillschweigende Duldung“ entsteht, die später schwer einzufangen ist. Das Gericht zeigt zudem, dass formale Sprachmuster und Prozessauffälligkeiten als Indizien herangezogen werden können; damit wird eine saubere Prozessdokumentation auch zum Schutzinstrument gegen unbegründete Vorwürfe.
Im Fazit bleibt: KI ist rechtlich nicht nur ein Werkzeug, sondern ein Faktor, der Regeln zur Autorenschaft, zur Offenlegung und zur Nachweisführung herausfordert. Wer diese Themen frühzeitig in Richtlinien und Arbeitsabläufe übersetzt, stärkt Qualität, Compliance und Effizienz zugleich. Dabei unterstützen wir als Kanzlei kleine und mittelständische Unternehmen mit besonderem Fokus auf Digitalisierung und Prozessoptimierung in der Buchhaltung, sodass KI- und Automatisierungspotenziale sicher genutzt und zugleich erhebliche Kostenersparnisse realisiert werden können.
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