Aktuelle Entwicklungen und Hintergrund des Kassengesetzes
Das Kassengesetz, eingeführt im Jahr 2016, sollte Transparenz und Nachvollziehbarkeit bei Barumsätzen sicherstellen und Manipulationen an elektronischen Kassensystemen weitgehend verhindern. Kernstück des Gesetzes ist die Pflicht zur Verwendung einer sogenannten technischen Sicherheitseinrichtung, kurz TSE. Diese sorgt dafür, dass sämtliche Kassenvorgänge manipulationssicher gespeichert und für die Finanzverwaltung prüfbar sind. Mit der TSE einher gehen weitere Anforderungen wie die elektronische Kassenregistrierung, die verpflichtende Belegausgabe sowie die Möglichkeit unangekündigter Kassennachschauen durch die Finanzbehörden.
Seit Inkrafttreten dieser Regelungen berichten Unternehmen aller Größenklassen, vom kleinen Einzelhändler über Gastronomiebetriebe bis hin zu mittelständischen Dienstleistungsunternehmen, von erheblichen Belastungen durch Anschaffungs- und Umrüstungskosten. Die ursprünglich vom Gesetzgeber geschätzten Kosten einer Nachrüstung von etwa vierzig Euro stellten sich als unrealistisch heraus. Tatsächlich mussten viele Betriebe bis zu tausend Euro pro Kassensystem investieren. Bei technisch nicht nachrüstbaren Geräten war sogar eine vollständige Neuanschaffung erforderlich, obwohl die bisherigen Systeme meist noch funktionstüchtig waren.
Praktische Probleme bei Umsetzung und laufendem Betrieb
Neben den technischen Anforderungen führt insbesondere die Belegausgabepflicht zu zusätzlichem Aufwand. Obwohl bei jedem Geschäftsvorfall ein Beleg ausgegeben werden muss, nehmen erfahrungsgemäß nur wenige Kundinnen und Kunden diesen tatsächlich mit. In der Praxis bedeutet dies unnötigen Papierverbrauch, hohen Materialbedarf und zusätzliche Kosten, die nach aktuellen Erhebungen im Durchschnitt rund dreihundert Euro pro Jahr betragen. Hinzu kommt der durch die Einführung elektronischer Meldeverfahren seit Anfang 2025 entstandene Aufwand, denn die verpflichtende Anmeldung der Kassensysteme an die Finanzverwaltung ist teils mit erheblichen technischen Schwierigkeiten verbunden. Etwa jedes fünfte befragte Unternehmen meldete Probleme bei der Übermittlung der Daten.
Auch die unangekündigten Kassen-Nachschauen, bei denen die Finanzbehörde die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen überprüft, führen nach wie vor zu Unsicherheit und Betriebsstörungen. In mehr als einem Drittel der Fälle beeinträchtigten diese Kontrollen den laufenden Geschäftsablauf spürbar. Das Grundanliegen des Gesetzes – die Bekämpfung von Steuerbetrug – bleibt dabei unbestritten, doch die Frage, ob die derzeitige Ausgestaltung tatsächlich verhältnismäßig ist, gewinnt zunehmend an Bedeutung.
Erforderliche Neuausrichtung und gezieltere Maßnahmen
Vor allem aus der Wirtschaft mehren sich die Stimmen, die eine Modernisierung und Entbürokratisierung des Kassengesetzes fordern. Eine aktuelle Umfrage der Industrie- und Handelskammern hat deutlich gemacht, dass der regulatorische Aufwand vielfach die erhofften Wirkungen übersteigt. Statt alle Betriebe gleichermaßen mit Pflichten zu belegen, sollten Kontrollen und technische Anforderungen stärker risikoorientiert gestaltet werden. Unternehmen mit erhöhter Manipulationsgefahr könnten gezielter überwacht werden, während unauffällige oder geringfügig betroffene Branchen entlastet werden sollten.
Die Pflicht zur technischen Sicherheitseinrichtung sollte daher differenziert betrachtet werden. Nicht jeder Betrieb ist gleichermaßen gefährdet, Umsätze zu manipulieren, weshalb eine Risikostaffelung der Vorgaben sinnvoll wäre. Ebenso erscheint die starre Belegausgabepflicht nicht mehr zeitgemäß. Eine Option, Belege nur auf ausdrücklichen Kundenwunsch auszustellen oder in digitaler Form bereitzustellen, würde sowohl ökologische als auch ökonomische Vorteile bringen. Dadurch könnten Ressourcen geschont und die betrieblichen Prozesse vereinfacht werden, ohne die Kontrollmöglichkeiten der Finanzverwaltung zu beschränken.
Auch beim elektronischen Meldeverfahren besteht Verbesserungsbedarf. Die digitale Registrierung neu angeschaffter Kassen bietet zwar Transparenz, doch die aktuelle Umsetzung verursacht Unsicherheiten, weil technische Systeme der Finanzverwaltung noch nicht reibungsfrei funktionieren. Eine vereinfachte und zentralisierte Meldeplattform könnte hier Abhilfe schaffen. Für kleinere Betriebe, etwa im Einzelhandel, an Marktständen oder in der Gastronomie, sollte es in der Übergangszeit möglich bleiben, eine offene Ladenkasse zu führen, wenn die Umsätze leicht nachvollziehbar und plausibel sind.
Fazit: Digitalisierung mit Augenmaß gestalten
Das Kassengesetz bleibt ein zentrales Instrument zur Sicherstellung steuerlicher Ordnungsmäßigkeit, doch es bedarf einer praxisgerechten Ausgestaltung, um Wirtschaftlichkeit und Rechtssicherheit in Einklang zu bringen. Eine Reform, die sich an tatsächlichen Risiken orientiert und zugleich technische Innovationen fördert, kann den Spagat zwischen Betrugsprävention und Entlastung der Unternehmen schaffen. Dafür müssen Politik, Finanzverwaltung und Wirtschaft gemeinsam Lösungen entwickeln, die zielgerichtet und effizient sind, anstatt flächendeckend neue Bürokratielasten zu erzeugen. Gerade für kleine Unternehmen und Onlinehändler wäre eine flexiblere Handhabung entscheidend, um im Wettbewerb bestehen zu können.
Die Digitalisierung bietet in diesem Zusammenhang enorme Chancen: Durch automatisierte Datenerfassung, cloudbasierte Kassensysteme und intelligente Schnittstellen zur Buchhaltung lassen sich Prozesse verschlanken und Prüfungen künftig schneller vorbereiten. Entscheidend ist, dass gesetzliche Vorgaben diesen Fortschritt fördern und nicht behindern. Unsere Kanzlei unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen dabei, ihre Buchhaltungsprozesse zu digitalisieren und effizient zu gestalten. Durch gezielte Prozessoptimierung helfen wir, die Kosteneffekte des Kassengesetzes abzufedern und betriebliche Abläufe nachhaltig zu verbessern.
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