Neue steuerliche Maßstäbe bei Instandhaltungs- und Modernisierungskosten
Das Bundesministerium der Finanzen hat mit Schreiben vom 26. Januar 2026 (Aktenzeichen IV C 1 - S 2253/00082/001/064) die steuerliche Behandlung von Instandsetzungs- und Modernisierungsmaßnahmen an Gebäuden neu geregelt. Diese Anpassung betrifft unmittelbar die Abgrenzung zwischen Erhaltungsaufwendungen, Anschaffungskosten, Herstellungskosten und anschaffungsnahen Herstellungskosten nach § 6 Absatz 1 Nummer 1a Einkommensteuergesetz. Für viele kleine und mittelständische Unternehmen, die regelmäßig in die Werterhaltung und Modernisierung ihrer betrieblichen Immobilien investieren, sind diese Änderungen von erheblicher praktischer Bedeutung. Sie entscheiden darüber, ob die Aufwendungen sofort als Betriebsausgaben abziehbar oder über die Nutzungsdauer im Rahmen der Abschreibung verteilt zu berücksichtigen sind.
Bislang war die steuerliche Einordnung solcher Aufwendungen vor allem durch die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs geprägt und wurde im Wesentlichen durch das BMF-Schreiben aus den Jahren 2003 und 2017 konkretisiert. Diese bisherigen Regelungen werden nun ersetzt, um eine einheitlichere und praxisnähere Anwendung zu gewährleisten. Besonders relevant ist dabei die Änderung der Betrachtungszeiträume, innerhalb derer die Vermutungsregel für anschaffungsnahe Herstellungskosten gilt. Diese Frist beträgt künftig nur noch drei Jahre, was für viele Sanierungsprojekte zu einer schnelleren Überprüfung der Abzugsfähigkeit führt.
Einordnung der Aufwendungen in der Praxis
Erhaltungsaufwendungen sind Aufwendungen, die ein bestehendes Wirtschaftsgut in einem ordnungsgemäßen Zustand halten oder diesen wiederherstellen, ohne dass die wirtschaftliche Nutzbarkeit über den ursprünglichen Zustand hinaus erweitert wird. Für Unternehmen sind diese Kosten sofort abzugsfähige Betriebsausgaben, was einen unmittelbaren steuerlichen Entlastungseffekt bewirkt. Demgegenüber zählen Anschaffungskosten zu den Ausgaben, die geleistet werden, um ein Wirtschaftsgut zu erwerben und es in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen. Diese Kosten sind nicht sofort abziehbar, sondern müssen über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden.
Herstellungskosten liegen hingegen vor, wenn ein neues Wirtschaftsgut geschaffen oder ein bestehendes Wirtschaftsgut wesentlich verbessert wird, etwa durch eine grundlegende Erweiterung oder Umgestaltung. Der steuerliche Unterschied ist hier besonders bedeutsam, da auch diese Kosten nur über die Abschreibung berücksichtigt werden dürfen. Anschaffungsnahe Herstellungskosten wiederum liegen dann vor, wenn innerhalb von drei Jahren nach dem Erwerb eines Gebäudes Aufwendungen für Instandsetzung oder Modernisierung anfallen, die netto mehr als 15 Prozent der Anschaffungskosten des Gebäudes betragen. Diese Regelung schließt die bisherige Praxislücke und führt zu mehr Rechtssicherheit bei der Beurteilung von Sanierungsmaßnahmen, insbesondere für Immobilien, die im betrieblichen Bereich genutzt werden.
Für kleine Unternehmen und Handwerksbetriebe mit eigenen Immobilien bedeutet das neue Schreiben, dass eine präzise Kostenzuordnung bereits in der Planungsphase einer Sanierung erforderlich ist. Wer Modernisierungen abschnittsweise durchführt oder größere Sanierungen auf mehrere Jahre verteilt, sollte die dreijährige Betrachtungsfrist stets im Blick behalten. Maßnahmen, die in mehreren Etappen durchgeführt werden, können nun unter Umständen unterschiedlich steuerlich zu behandeln sein, wenn einzelne Bauabschnitte außerhalb des Betrachtungszeitraums abgeschlossen werden.
Auswirkungen der Neuregelung auf die Unternehmenspraxis
Die Anwendung des neuen BMF-Schreibens auf alle offenen Fälle hat unmittelbare Konsequenzen für die Buchhaltung und Steuerplanung. Unternehmen sollten ihre bisherigen Bewertungsansätze überprüfen und sicherstellen, dass sie mit den neuen Auslegungen übereinstimmen. Durch die Verkürzung der Vermutungsregel auf drei Jahre wird der Zeitraum, in dem Instandhaltungs- und Modernisierungskosten potenziell als anschaffungsnahe Herstellungskosten gelten, erheblich reduziert. Dadurch steigt die Chance, bestimmte Aufwendungen steuerlich günstiger als sofort abzugsfähige Erhaltungsaufwendungen einzuordnen. Das ist insbesondere bei Investitionen relevant, die eher der Substanzerhaltung als der Wertsteigerung dienen.
Ein Beispiel verdeutlicht den Unterschied: Wird bei einem Betriebsgebäude nach dem Erwerb die veraltete Heizungsanlage ersetzt, ohne dass die Heizleistung oder Effizienz wesentlich über das bisherige Maß hinausgeht, liegt in der Regel ein Erhaltungsaufwand vor. Wird allerdings gleichzeitig die Heizungsanlage auf ein neues, energiesparendes System mit höherer Leistungsfähigkeit umgestellt und die gesamte Gebäudetechnik modernisiert, kann dies zu Herstellungskosten führen. Die steuerliche Abgrenzung ist daher stets im Zusammenhang mit der baulichen Wirkung und dem Umfang der Maßnahme zu beurteilen. Steuerberaterinnen und Steuerberater sollten Mandanten frühzeitig darauf hinweisen, dass die Dokumentation der Maßnahmen entscheidend ist, um im Zweifel die steuerliche Zuordnung zu belegen.
Für Pflegeeinrichtungen, Krankenhäuser oder Onlinehändler, die ihre Immobilien regelmäßig modernisieren, kann die korrekte steuerliche Beurteilung erhebliche finanzielle Auswirkungen haben. Gerade im Gesundheitswesen, wo Modernisierungen aufgrund gesetzlicher Anforderungen an Sicherheit und Hygiene häufig erforderlich sind, ist die Abgrenzung zwischen Erhaltungs- und Herstellungskosten essenziell für die Liquiditätsplanung. Unternehmen, die hier eine klare Dokumentation und eine genaue Zuordnung der Aufwendungen führen, sichern sich steuerliche Vorteile und vermeiden spätere Korrekturen durch die Betriebsprüfung.
Fazit und Handlungsempfehlung
Die neue Verwaltungsauffassung schafft mehr Klarheit bei der steuerlichen Behandlung von Instandhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen, gleichzeitig führt die Verkürzung des Betrachtungszeitraums auf drei Jahre zu einem höheren Anpassungsbedarf in der Praxis. Entscheidend ist, dass Unternehmen alle investiven Maßnahmen sorgfältig dokumentieren und die Abgrenzung nach wirtschaftlicher Funktion vornehmen. Wer frühzeitig steuerliche Beratung einholt und bereits bei der Planung steueroptimierende Maßnahmen berücksichtigt, kann unnötige Belastungen vermeiden und seine Investitionen effizient gestalten.
Unsere Kanzlei begleitet kleine und mittelständische Unternehmen bei der steueroptimierten Planung von Sanierungs- und Modernisierungsvorhaben. Wir unterstützen bei der digitalen Abbildung und Prozessoptimierung der Buchhaltungsabläufe, um steuerliche Potenziale transparent zu machen. Mit unserer langjährigen Erfahrung in der Digitalisierung und Prozessoptimierung zeigen wir, wie sich Investitionen nachhaltig effizient gestalten und erhebliche Kostenersparnisse erzielen lassen.
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