Viele Unternehmen investieren erhebliche Summen in die Fortbildung ihrer Beschäftigten, um Fachkräfte langfristig zu binden und die Qualität der Leistungen zu sichern. Insbesondere Pflegeeinrichtungen, aber auch mittelständische Dienstleister und Onlinehändler mit Bedarf an spezialisierter Qualifikation, versuchen, dieses Investment durch klare Rückzahlungsvereinbarungen abzusichern. Das Bundesarbeitsgericht hat hierzu in seiner Entscheidung vom 21. Oktober 2025 (9 AZR 266/24) erneut wichtige Maßstäbe gesetzt. Das Urteil betrifft zwar einen Einzelfall aus dem Pflegebereich, hat aber weitreichende Bedeutung für alle Arbeitgeber, die Fortbildungskosten übernehmen und entsprechende Rückzahlungsregelungen verwenden.
Rückzahlung von Fortbildungskosten – rechtlicher Hintergrund und Inhalt der Entscheidung
Im entschiedenen Fall hatte eine Pflegeeinrichtung ihrer Arbeitnehmerin eine umfangreiche Weiterbildung zur Fachkraft für gerontopsychiatrische Pflege finanziert und sie während der Schulungszeit unter Fortzahlung der Vergütung freigestellt. Nach Abschluss der Fortbildung kündigte die Mitarbeiterin ihr Arbeitsverhältnis, und der Arbeitgeber verlangte anteilig die Rückzahlung der übernommenen Kosten. Grundlage war ein vorformulierter Fortbildungsvertrag, der eine Rückzahlungspflicht für den Fall vorsah, dass das Arbeitsverhältnis innerhalb von 24 Monaten nach Abschluss der Fortbildung aus Gründen endet, die die Arbeitnehmerin zu vertreten hat. Das Bundesarbeitsgericht hat diesen Passus jedoch als nicht hinreichend klar und damit unwirksam eingestuft, weil die Formulierung Mehrdeutigkeiten enthält, die zu Lasten des Verwenders – also des Arbeitgebers – gehen.
Die Richter stellten klar, dass unklare Regelungen in vorformulierten Verträgen als Allgemeine Geschäftsbedingungen gelten und einer Inhaltskontrolle nach den §§ 305 ff. Bürgerliches Gesetzbuch unterliegen. Entscheidend sei, dass die vereinbarte Rückzahlungspflicht eine erhebliche Einschränkung der Berufsfreiheit gemäß Artikel 12 Grundgesetz bedeute. Eine solche Einschränkung sei nur gerechtfertigt, wenn sie durch legitime Interessen des Arbeitgebers, etwa den Schutz seines Ausbildungsinvestments, ausgeglichen werde und wenn die Vertragsklausel hinreichend klar und differenziert sei. Der pauschale Verweis auf Gründe, die die Arbeitnehmerin zu vertreten habe, eröffnet jedoch verschiedene Auslegungsmöglichkeiten. Diese Mehrdeutigkeit führt nach § 305c Absatz 2 Bürgerliches Gesetzbuch zur Unwirksamkeit der Klausel.
Vertragliche Unsicherheiten und Grenzen der Bindung – rechtliche Bewertung
Das Gericht hat den Fall genutzt, um die Grundsätze zur Wirksamkeit von Rückzahlungsklauseln bei Übernahme von Fortbildungskosten zu präzisieren. Danach sind solche Regelungen grundsätzlich zulässig und können im berechtigten Interesse des Arbeitgebers stehen. Jedoch dürfen sie den Arbeitnehmer nicht unangemessen benachteiligen. Eine Rückzahlungsklausel ist insbesondere dann unwirksam, wenn sie auch Fälle erfasst, in denen der Arbeitnehmer das Arbeitsverhältnis aus Gründen beendet, die außerhalb seiner Kontrolle liegen – etwa infolge unverschuldeter Krankheit oder dauerhafter Arbeitsunfähigkeit. In der Praxis bedeutet das: Der Arbeitgeber darf die Rückzahlungspflicht nur für Situationen vorsehen, in denen der Arbeitnehmer durch eigenes, schuldhaftes Verhalten zur vorzeitigen Beendigung des Arbeitsverhältnisses beiträgt.
Die Entscheidung betont zugleich, dass pauschale Verweise auf ein „Vertretenmüssen“ aus Arbeitnehmersicht rechtlich riskant sind. Arbeitgeber sollten in Fortbildungsvereinbarungen konkret festlegen, unter welchen Umständen eine Rückzahlungspflicht entsteht, beispielsweise bei einer Eigenkündigung aus freien Stücken oder einem verhaltensbedingten Aufhebungsvertrag. Dagegen sollten Fälle unverschuldeter Beendigung, wie lang andauernde Krankheit oder betriebsbedingte Kündigung, ausdrücklich von der Rückzahlungspflicht ausgenommen werden. Nur auf diese Weise lässt sich vermeiden, dass eine Klausel wegen unangemessener Benachteiligung unwirksam wird und ihre Schutzwirkung vollständig entfällt. Das Gericht machte auch deutlich, dass eine „geltungserhaltende Reduktion“ unzulässig ist – eine fehlerhafte Klausel kann also nicht teilweise aufrechterhalten oder korrigiert werden.
Bedeutung für Praxis, Pflegeeinrichtungen und Mittelstand
Für Arbeitgeber in der Pflegebranche, im Handwerk, im E-Commerce oder in Verwaltungsdienstleistungen zeigt die Entscheidung klare Handlungsfelder. Gerade kleinere Unternehmen, die stark auf die Loyalität und Qualifikation einzelner Mitarbeiter angewiesen sind, sollten Vertragsmuster für Fortbildungsförderung kritisch prüfen. Die Investition in Schulungsmaßnahmen ist betriebswirtschaftlich sinnvoll, aber rechtlich nur abgesichert, wenn die Gegenleistung – also die Bindung des Arbeitnehmers – auf transparenten und gerechten Grundlagen beruht. Dabei empfiehlt es sich, individuelle Vereinbarungen zu nutzen, die ausdrücklich auf den jeweiligen Mitarbeiter, die Art der Fortbildung und die wirtschaftliche Bedeutung eingehen. Eine juristisch einwandfreie Formulierung vermeidet nicht nur spätere Streitigkeiten, sondern auch den Verlust des Rückforderungsanspruchs.
Zudem ist es aus steuerlicher und lohnabrechnungstechnischer Sicht wesentlich, dass der Fortbildungscharakter einer Maßnahme klar erkennbar bleibt. Werden Schulungskosten im Rahmen einer wirksamen Vereinbarung gezahlt, können sie als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, ohne dass beim Arbeitnehmer ein geldwerter Vorteil entsteht. Bei unwirksamen oder fehlerhaft formulierten Verträgen droht hingegen eine steuerliche Neubewertung sowie zusätzlicher Verwaltungsaufwand bei der Korrektur von Lohnabrechnungen. Dies betrifft nicht nur Pflegeeinrichtungen, sondern auch Betriebe im produzierenden Gewerbe, die sich zunehmend auf digitale Qualifizierungen ihrer Teams konzentrieren.
Für die Personalpraxis bedeutet das Urteil auch einen Hinweis auf die Notwendigkeit klar dokumentierter Entscheidungsprozesse. Arbeitgeber sollten nachvollziehbar festhalten, welche Ziele mit einer Fortbildung verfolgt werden, welche Gegenleistungen erwartet werden und unter welchen Voraussetzungen eine Rückzahlung verlangt werden darf. Gerade in kleinen Unternehmen, wo Personalbindung und Flexibilität oft konfliktträchtig sind, schafft diese Transparenz Rechtssicherheit und Vertrauen.
Vertragssicherheit schafft Vertrauen – Fazit für Unternehmen
Die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts unterstreicht, dass Rückzahlungsklauseln für Fortbildungskosten nur dann Bestand haben, wenn sie präzise, differenziert und fair ausgestaltet sind. Arbeitgeber müssen sorgfältig abwägen, wie sie ihre berechtigten Interessen an Mitarbeiterbindung und die verfassungsrechtlich geschützte Berufsfreiheit der Beschäftigten in Einklang bringen. Für Pflegeeinrichtungen, Mittelständler und Onlinehändler bietet das Urteil einen klaren Anlass, bestehende Personalverträge und Fortbildungsrichtlinien zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Wer frühzeitig Musterverträge an die aktuelle Rechtsprechung anlehnt, schützt nicht nur seine Investitionen, sondern stärkt auch die langfristige Arbeitgeberattraktivität.
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