EStG: Keine erste Tätigkeitsstätte für Leiharbeitnehmer

Erste Tätigkeitsstätte und Leiharbeit: Neue Auslegung für Fahrtkostenerstattungen

Der Bundesfinanzhof hat mit seiner Entscheidung vom 17. Juni 2025 (Az. VI R 22/23) eine für viele kleine und mittelständische Unternehmen, Zeitarbeitsfirmen und deren Arbeitnehmer bedeutsame Klärung zur steuerlichen Behandlung von Fahrtkosten bei unbefristeten Leiharbeitsverhältnissen vorgenommen. Im Kern befasst sich die Entscheidung mit der Frage, ob ein beim Entleiher tätiger Leiharbeitnehmer dort eine erste Tätigkeitsstätte im Sinne des § 9 Absatz 4 Einkommensteuergesetz innehat – eine Abgrenzung, die darüber entscheidet, ob lediglich die Entfernungspauschale oder aber Reisekostengrundsätze anzuwenden sind.

Nach der bisherigen Praxis war oft unklar, ob ein über längere Zeit eingesetzter Leiharbeitnehmer durch den Charakter seines Einsatzes beim Entleiher dauerhaft einer Tätigkeitsstätte zugeordnet werden kann. Diese Unsicherheit führte nicht nur in der Lohnbuchhaltung von Pflegeeinrichtungen, Krankenhäusern und Handwerksbetrieben zu unterschiedlichen steuerlichen Bewertungen, sondern auch bei den Steuererklärungen der betroffenen Arbeitnehmenden selbst. Der Bundesfinanzhof stellt nun klar, dass im Rahmen eines unbefristeten Leiharbeitsverhältnisses grundsätzlich keine erste Tätigkeitsstätte beim Entleiher entsteht, da die Überlassung gesetzlich immer nur vorübergehend erfolgen darf.

Rechtliche Einordnung und Begründung des Bundesfinanzhofs

Für die Beurteilung war entscheidend, wie die Zuordnung eines Leiharbeitnehmers zu einer Tätigkeitsstätte steuerlich und arbeitsrechtlich zu verstehen ist. Nach § 9 Absatz 4 Einkommensteuergesetz liegt eine erste Tätigkeitsstätte vor, wenn der Arbeitnehmer einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung seines Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten dauerhaft zugeordnet ist. Diese Zuordnung richtet sich in erster Linie nach arbeitsrechtlichen Festlegungen, also danach, was der Arbeitgeber und Arbeitnehmer vertraglich vereinbart haben oder welche Weisungen tatsächlich praktiziert werden.

Im Fall der Arbeitnehmerüberlassung ist jedoch nicht der Entleiher, sondern der Verleiher Arbeitgeber des Leiharbeitnehmers. Daraus folgert der Bundesfinanzhof, dass sich die Zuordnungsentscheidung allein aus dem Verhältnis zwischen diesen beiden Parteien ergibt. Das Arbeitsverhältnis mit dem Entleiher ist nur vorübergehend angelegt. Selbst bei langjährigen Einsätzen kann daher keine dauerhafte Zuordnung zu dessen Betriebsstätte vorliegen, weil das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz in § 1 Absatz 1 Satz 2 und § 1 Absatz 1b die Überlassung ausdrücklich als „vorübergehend“ definiert und im Regelfall auf maximal 18 Monate begrenzt. Diese gesetzliche Vorgabe schließt die Annahme einer unbefristeten Zuordnung von vornherein aus.

Folglich liegt auch steuerlich keine erste Tätigkeitsstätte beim Entleiher vor. Die beruflich veranlassten Fahrten zwischen Wohnung und Einsatzort können daher nicht nur mit der Entfernungspauschale, sondern mit den tatsächlichen Reisekostengrundsätzen geltend gemacht werden. Der Arbeitnehmer kann also pro gefahrenem Kilometer den jeweils geltenden Kilometersatz nach Bundesreisekostengesetz ansetzen. Für die Praxis bedeutet das, dass Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer im Regelfall höhere Werbungskosten abziehen dürfen, wenn sie von ihrem Wohnort zu unterschiedlich wechselnden Einsatzorten fahren.

Folgen für kleine Unternehmen, Pflegeeinrichtungen und Zeitarbeitsfirmen

Die Entscheidung hat weitreichende Konsequenzen für viele betriebliche Alltagssituationen. Zeitarbeitsunternehmen und Personalvermittler sollten ihre internen Prozesse und steuerlichen Abrechnungen prüfen, insbesondere die Reisekostenabrechnungen in der Lohnbuchhaltung. Eine unzutreffende Annahme einer „ersten Tätigkeitsstätte“ kann zu fehlerhaften Abrechnungen und Nachforderungen führen. Auch Entleihbetriebe wie Krankenhäuser, Pflegeeinrichtungen oder produzierende Mittelständler profitieren indirekt, weil korrekt abgerechnete Fahrtkostenerstattungen die Personalverwaltung vereinfachen und potenzielle steuerliche Risiken mindern.

Für die betroffenen Arbeitnehmer bedeutet dies eine Entlastung, insbesondere wenn sie regelmäßig weite Strecken zu wechselnden Einsatzorten zurücklegen. Onlinehändler, Dienstleistungsunternehmen und Handwerksbetriebe, die oft temporär Leihkräfte einsetzen, sollten diese steuerliche Neubewertung in ihre Budgetplanungen für Personal- und Lohnnebenkosten einbeziehen. Auch Steuerberatende, die Betriebe mit einem hohen Anteil an Zeitarbeitskräften betreuen, werden sich künftig auf eine klarere Linie berufen können, wenn es um die Abgrenzung von Reisekosten und Entfernungspauschalen geht.

Die Digitalisierung der Lohn- und Reisekostenabrechnung spielt in diesem Zusammenhang eine zunehmend wichtige Rolle. Moderne Tools, die Fahrten dokumentieren und automatisch den korrekten steuerlichen Ansatz berechnen, gewinnen vor dem Hintergrund der BFH-Entscheidung noch an Bedeutung. Mittelständische Unternehmen, die in diesem Bereich auf digitale Prozesslösungen umstellen, können erheblich an Transparenz und Effizienz gewinnen, vor allem bei der Dokumentation wechselnder Einsatzorte.

Ausblick und praktische Schlussfolgerung für die Unternehmenspraxis

Die Entscheidung des Bundesfinanzhofs schafft einheitliche Maßstäbe, die insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen von Bedeutung sind, die regelmäßig mit Zeitarbeitskräften arbeiten. Sie verdeutlicht, dass das Recht der Arbeitnehmerüberlassung zwangsläufig zu einer steuerlichen Betrachtung führt, die jede dauerhafte Zuordnung ausschließt. Damit stärkt das Urteil die steuerliche Gleichbehandlung von Leiharbeitnehmern gegenüber Beschäftigten mit wechselnden Einsatzorten. Unternehmen sollten diese höchstrichterliche Klarstellung zum Anlass nehmen, interne Richtlinien zur Reisekostenabrechnung zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Ebenso empfiehlt es sich, die Kommunikation zwischen Personalabteilung, Buchhaltung und Steuerberatung zu intensivieren, um steuerkonforme Prozesse sicherzustellen.

Unsere Kanzlei unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen bei der Umsetzung solcher steuerlichen Anforderungen mit einem klaren Fokus auf Digitalisierung und Prozessoptimierung in der Buchhaltung. Durch strukturierte digitale Abläufe lassen sich nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch steuerliche Risiken minimieren. Wir betreuen Mandanten verschiedenster Branchen – vom kleinen Betrieb bis zum spezialisierten Mittelständler – und begleiten sie bei der nachhaltigen Effizienzsteigerung ihrer Finanzprozesse.