Digitale Kommunikationspflicht und rechtlicher Hintergrund des beSt
Der Bundesfinanzhof hat mit seiner Entscheidung vom 7. Oktober 2025 (Az. IX R 23/23) wichtige Klarheit zur Nutzungspflicht des besonderen elektronischen Steuerberaterpostfachs, kurz beSt, geschaffen. Im Mittelpunkt stand die Frage, ob eine verspätet formgerecht eingereichte Klage dennoch als fristgerecht gilt, wenn das Finanzgericht zuvor einen rechtlich unzutreffenden Hinweis zur elektronischen Übermittlung erteilt hatte. Die Entscheidung berührt nicht nur den Berufsstand der Steuerberater, sondern ist für Unternehmen verschiedenster Branchen – vom kleinen Einzelunternehmer über Onlinehändler bis hin zu Pflegeeinrichtungen und Krankenhäusern – von erheblicher Relevanz, da sie die zunehmende Digitalisierung des Rechtsverkehrs im Steuer- und Finanzbereich betrifft.
Seit dem 1. Januar 2023 sind Steuerberater nach § 52d der Finanzgerichtsordnung verpflichtet, Schriftsätze elektronisch über das beSt zu übermitteln. Dieses Postfach wurde gemäß § 86d des Steuerberatungsgesetzes eingerichtet und gilt als sogenannter „sicherer Übermittlungsweg“. Die elektronische Kommunikation soll die Effizienz und Nachvollziehbarkeit in finanzgerichtlichen Verfahren verbessern und den Schriftverkehr digitalisieren. Allerdings entstehen in der Einführungsphase immer wieder praktische und technische Probleme, die vor allem kleinere Kanzleien und ihre Mandanten vor Herausforderungen stellen.
Im vorliegenden Fall hatte ein Steuerberater die Klage seiner Mandanten zunächst per Telefax eingereicht, weil ihm noch kein Zugang zum beSt zur Verfügung stand. Ihm wurde durch das Finanzgericht zunächst mitgeteilt, dass diese Form vorübergehend zulässig sei. Später korrigierte das Gericht jedoch seine Einschätzung, sodass die Klage formal als verspätet galt. Der BFH musste nun entscheiden, ob den Klägern Wiedereinsetzung in den vorigen Stand gewährt werden konnte, weil sie sich auf eine falsche Auskunft des Gerichts verlassen hatten.
Vertrauensschutz bei rechtlich unzutreffendem Hinweis des Finanzgerichts
Der Bundesfinanzhof hat die vorinstanzliche Entscheidung aufgehoben und ausdrücklich klargestellt, dass Wiedereinsetzung in den vorigen Stand zu gewähren ist, wenn das Versäumnis einer Frist auch auf einem rechtlich unzutreffenden gerichtlichen Hinweis beruht. Kern der Begründung war, dass ein Beteiligter nicht benachteiligt werden darf, wenn er sich auf einen Fehler des Gerichts verlässt.
Nach § 56 Absatz 1 der Finanzgerichtsordnung wird Wiedereinsetzung gewährt, wenn jemand ohne eigenes Verschulden eine Frist versäumt hat. Als „ohne Verschulden“ gilt insbesondere der Fall, dass ein Beteiligter auf eine falsche oder irreführende Information einer staatlichen Stelle vertraut. Im Streitfall hatte das Finanzgericht dem Steuerberater nahegelegt, er könne aufgrund des noch nicht aktivierten beSt vorläufig per Fax einreichen. Erst Monate später erging die gegenteilige Belehrung unter Hinweis auf eine BFH-Entscheidung, die die Nutzungspflicht ab 1. Januar 2023 bekräftigte. Bis zu diesem Zeitpunkt durfte der Steuerberater auf die frühere Auskunft vertrauen, sodass er nicht verpflichtet war, bereits vorher Wiedereinsetzung zu beantragen.
Besonders hervorzuheben ist die Feststellung des BFH, dass die Zwei-Wochen-Frist für die Beantragung der Wiedereinsetzung erst mit der gerichtlichen Klarstellung des Fehlers beginnt. Damit trägt das Urteil wesentlich zur Rechtssicherheit bei. Künftig ist anerkannt, dass Gerichtsfehler keine prozessualen Nachteile für Beteiligte nach sich ziehen dürfen. Der BFH stärkt damit den Grundsatz des fairen Verfahrens und die Verantwortlichkeit der Gerichte im elektronischen Rechtsverkehr.
Die Entscheidung hat überdies Bedeutung für die Frage, ob Steuerberater verschuldet handeln, wenn sie trotz technischer Hürden das „Fast Lane“-Verfahren der Bundessteuerberaterkammer zur beschleunigten Freischaltung nicht nutzen. Der BFH verneinte dies in dieser Konstellation mit dem Hinweis, dass eine verspätete Aktivierung des Postfachs bei nachträglicher gerichtlicher Fehlberatung keinen Verschuldensvorwurf begründet.
Relevante Auswirkungen für Unternehmen, Steuerkanzleien und den Mittelstand
Für kleine und mittelständische Unternehmen, Onlinehändler, Pflegeeinrichtungen und Krankenhäuser hat dieses Urteil erhebliche praktische Relevanz. In der täglichen Zusammenarbeit mit Steuerberatern hängt die fristgerechte Übermittlung von Klagen, Einsprüchen oder Anträgen häufig davon ab, dass technische Systeme reibungslos funktionieren und rechtliche Vorgaben klar sind. Die Entscheidung des BFH zeigt, dass Gerichte Fehler in der Kommunikation nicht zulasten der Steuerpflichtigen werten dürfen. Damit stärkt die Rechtsprechung die Rechtssicherheit in einer Phase, in der die Digitalisierung des Justizwesens zahlreiche Umstellungsprozesse erfordert.
Für Steuerberater bedeutet das Urteil eine doppelte Botschaft. Einerseits bekräftigt es ihre Verpflichtung, das beSt zu nutzen, sobald dieses technisch verfügbar ist. Andererseits bietet es Schutz, wenn sie aufgrund objektiver Umstände daran gehindert sind und das Gericht selbst unzutreffende Hinweise erteilt. Damit entsteht ein klares Korrektiv gegen eine übermäßig strikte Auslegung der Formvorschriften. Gerade für Kanzleien, die noch im Aufbau digitaler Strukturen stehen, ist dies von erheblicher Bedeutung.
Unternehmen, die sich im Rahmen von Einspruchs- oder Klageverfahren vertreten lassen, sollten sich darüber im Klaren sein, dass elektronische Kommunikationswege künftig verbindlich sind. Steuerberaterpostfächer, beA-Systeme für Anwälte und weitere digitale Kommunikationskanäle sind gesetzliche Pflicht. Dennoch bietet das Urteil eine wichtige Absicherung: Fehlerhaftes behördliches oder gerichtliches Verhalten darf nicht zu irreparablen Nachteilen führen. Für Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen, die oft externe Berater einsetzen, und für Onlinehändler, die regelmäßig Einspruchs- oder Haftungsverfahren führen, schafft das Urteil ein Stück Rechtssicherheit im digitalen Schriftverkehr.
Zudem unterstreicht die Entscheidung die wachsende Bedeutung organisatorischer und technischer Compliance. Unternehmen müssen darauf achten, dass ihre Berater die digitalen Übermittlungswege ordnungsgemäß nutzen und zugleich über die jeweils aktuelle Rechtslage informiert sind. In der Praxis empfiehlt sich die enge Abstimmung mit Steuerberatungskanzleien, um sicherzustellen, dass elektronische Fristen und Formvorgaben korrekt umgesetzt werden. Dies gilt auch für interne Steuerabteilungen größerer Mittelständler, die zunehmend selbst digital mit Behörden kommunizieren.
Zukunft des elektronischen Rechtsverkehrs und Handlungsempfehlung
Das Urteil des BFH fügt sich in eine Reihe von Entscheidungen ein, die den elektronischen Rechtsverkehr systematisch weiterentwickeln. Es zeigt auch, dass die Gerichte selbst eine Verantwortung tragen, die Umstellung rechtssicher zu gestalten. Unternehmen und Berater können künftig stärker auf Vertrauensschutz bauen, wenn gerichtliche Hinweise sich als rechtlich unzutreffend herausstellen. Gleichwohl empfiehlt es sich, interne Prozesse so zu gestalten, dass technische und rechtliche Risiken frühzeitig erkannt werden. Dazu gehört die laufende Überprüfung der IT-Systeme, die elektronische Archivierung steuerrelevanter Unterlagen sowie eine umfassende Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Umgang mit den digitalen Postfächern.
Digitale Kommunikation wird im Steuerrecht zur Regel. Kleine Unternehmen und Mittelständler sollten deshalb ihre Buchhaltungs- und Kommunikationsprozesse an diese Entwicklung anpassen. Wer heute in sichere, automatisierte Abläufe investiert, vermeidet künftig nicht nur formale Fehler, sondern spart erhebliche Zeit- und Personalkosten.
Unsere Kanzlei begleitet Unternehmen jeder Größe bei der digitalen Transformation ihrer Buchhaltung und bei der rechtssicheren Prozessgestaltung im Steuer- und Finanzwesen. Mit unserem Schwerpunkt auf Prozessoptimierung und Digitalisierung im Mittelstand schaffen wir effiziente Strukturen, die messbare Kostenvorteile und mehr Rechtssicherheit bieten.
Gerichtsentscheidung lesen
