Pflicht zur elektronischen Übermittlung: Neuerungen und rechtlicher Hintergrund
Seit dem 1. Januar 2023 gilt für Steuerberater die verbindliche Pflicht, Schriftsätze im finanzgerichtlichen Verfahren ausschließlich elektronisch über das besondere elektronische Steuerberaterpostfach (beSt) einzureichen. Der Bundesfinanzhof hat dies in seiner Entscheidung vom 4. Dezember 2025 (Az. IX R 11/25, XI R 26/23) noch einmal eindeutig bestätigt. Damit konkretisiert das Gericht die schon seit Jahren angestrebte vollständige Digitalisierung der Justizkommunikation. Die Entscheidung stellt klar, dass Verstöße gegen diese Regelung gravierende Folgen haben: Eine per Telefax eingereichte Klage gilt als unzulässig.
Die rechtliche Grundlage findet sich in § 52d der Finanzgerichtsordnung. Danach sind Steuerberater, Rechtsanwälte und andere vertretungsberechtigte Berufsgruppen verpflichtet, elektronische Dokumente über sichere Übermittlungswege vorzulegen. Diese Regelung soll die Verwaltungsvorgänge effizienter und sicherer gestalten und die Justizbehörden im digitalen Austausch entlasten. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen, deren steuerliche Vertretung regelmäßig über Kanzleien erfolgt, müssen die sich daraus ergebenden Konsequenzen kennen, um prozessuale Risiken zu vermeiden.
Der betroffene Fall zeigt deutlich, dass auch bei äußeren Umständen wie Krankheit des Prozessbevollmächtigten die formelle Einreichungspflicht nicht entfällt. Die Missachtung der elektronischen Formvorschrift führt unmittelbar zur Unwirksamkeit der Klage. Eine Wiedereinsetzung in den vorigen Stand kann nur bei fehlendem Verschulden gewährt werden. Das setzt voraus, dass der oder die Vertretungsberechtigte sämtliche organisatorischen und personellen Vorsorgemaßnahmen getroffen hat, um die Fristeinhaltung sicherzustellen, auch bei kurzfristigen Ausfällen.
Rechtliche Begründung und Argumentationslinie des Bundesfinanzhofs
Der Bundesfinanzhof begründet seine Entscheidung mit der klaren gesetzlichen Systematik und der bereits gefestigten Rechtsprechung zu § 52d Finanzgerichtsordnung. Danach ist die elektronische Einreichung nicht bloß eine Option, sondern Pflicht, sobald ein sicherer Übermittlungsweg – im Fall der Steuerberater das beSt – tatsächlich verfügbar ist. Eine Klageschrift, die lediglich per Fax an das Gericht gesendet wird, erfüllt die gesetzliche Formvorgabe nicht. Sie hat keine rechtliche Wirkung, auch wenn das Gericht zunächst auf die Unwirksamkeit nicht hinweist.
Im Kern geht es um die Frage der Wiedereinsetzung in den vorigen Stand, ein Institut des Verfahrensrechts, das den Betroffenen ausnahmsweise bei unverschuldeter Fristversäumnis die Möglichkeit eröffnet, eine versäumte Handlung nachzuholen. Hierfür verlangt das Gesetz substantielle Darlegungen und glaubhafte Nachweise darüber, warum das Hindernis unvorhersehbar und unverschuldet eingetreten ist. In dem entschiedenen Fall reichte eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht aus, weil sie keine konkrete Handlungsunfähigkeit belegte. Der BFH legt also einen strengen Maßstab an die Darlegung eines krankheitsbedingten Ausfalls an und betont gleichzeitig die Organisationspflicht des Steuerberaters zur Sicherstellung der Fristenkontrolle.
Die Richter argumentieren systematisch: Erstens besteht seit Einführung des beSt eine eindeutige gesetzliche Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung. Zweitens führt ein Verstoß – selbst bei unbewusstem Fehlverhalten – zur Unwirksamkeit der Prozesshandlung, weil die Einreichung nicht der vorgeschriebenen Form entspricht. Drittens kann Wiedereinsetzung nur dann gewährt werden, wenn die versäumte Handlung innerhalb der nach § 56 Finanzgerichtsordnung festgelegten Zweiwochenfrist nachgeholt und das Hindernis detailliert dargelegt wird. Schließlich stellt der BFH klar, dass auch die Wiedereinsetzung in die Wiedereinsetzungsfrist nur bei vollständiger Schuldlosigkeit möglich ist. Diese Formstrenge soll die Rechtssicherheit und die Gleichbehandlung aller Prozessbeteiligten gewährleisten.
Konsequenzen für Unternehmen, Steuerkanzleien und Angehörige der steuerberatenden Berufe
Für Steuerkanzleien, Wirtschaftsprüfende und Rechtsanwältinnen sowie ihre betroffenen Mandate – insbesondere aus dem Kreis kleiner und mittelständischer Unternehmen – hat die Entscheidung erhebliche praxisrelevante Auswirkungen. In der täglichen Arbeit sind die Kanzleien verpflichtet, das beSt nicht nur technisch einzurichten, sondern auch organisatorisch in den Kanzleibetrieb einzubinden. Das erfordert klare Ablaufregelungen, Fristenmanagementsysteme sowie geschulte Mitarbeitende, die im Falle von Krankheit oder Abwesenheit des Berufsträgers die elektronische Kommunikation nahtlos fortführen können. Die fehlende oder verspätete elektronische Übermittlung kann in Streitfällen dazu führen, dass finanzgerichtliche Klagen als unzulässig abgewiesen werden.
Pflegeeinrichtungen, Krankenhäuser und andere gemeinnützige Träger, die häufig komplexe Außenprüfungen erleben, müssen sicherstellen, dass ihre steuerlich Bevollmächtigten dieser Pflicht ebenfalls nachkommen. Onlinehändler oder produzierende Mittelstandsunternehmen, die sich in steuerlichen Verfahren vertreten lassen, sollten sich vom Dienstleister nachweisen lassen, dass die notwendigen elektronischen Kommunikationskanäle bestehen und aktiv genutzt werden. Digitale Prozesssicherheit ist hierbei keine optionale Serviceleistung, sondern eine juristische Notwendigkeit. Gleichzeitig verdeutlicht die Entscheidung, dass selbst kleinste Formfehler – etwa die Einreichung per Fax – den gesamten Rechtsschutz vereiteln können.
In der Beratungspraxis bedeutet dies erhöhte Aufmerksamkeit für die elektronische Prozessführung. Kanzleien sollten Sicherungssysteme entwickeln, die Fristen, technische Zugänge und Vertretungsregelungen automatisch überwachen. Eine proaktive Digitalstrategie kann dabei nicht nur Risiken vermeiden, sondern auch die Effizienz steigern. Gerade für Steuerberatungsgesellschaften, die mittelständische und kleine Unternehmen betreuen, bietet sich so die Chance, ihre internen Strukturen zu modernisieren und Transparenz im Fall von Verfahrensabläufen zu schaffen. Die BFH-Entscheidung ist somit nicht nur rechtlich bindend, sondern auch ein Signal an die gesamte Steuerbranche, elektronische Kommunikation als festen Bestandteil der Compliance-Kultur zu begreifen.
Praxisorientiertes Fazit und Handlungsbedarf für den Mittelstand
Die Entscheidung des Bundesfinanzhofs setzt einen klaren Standard für die künftige Prozessführung: Für Vertretungsberechtigte besteht kein Spielraum mehr, von der elektronischen Kommunikation abzuweichen. Eine Übergangsfrist oder mildernde Auslegung gibt es nicht. Unternehmen aller Branchen – vom kleinen Onlinehändler bis zur großen Pflegeeinrichtung – sind gut beraten, von ihren steuerlichen Vertretern technische Verfügbarkeit, Funktionsfähigkeit und organisatorische Vorsorge nachweislich einzufordern. Ebenso wichtig ist eine interne Sensibilisierung für die Folgen bei Nichteinhaltung dieser Formvorschriften, da sie unmittelbar zur Unwirksamkeit von Rechtsbehelfen führen können.
Für die Steuerberatungspraxis zeigt der Fall exemplarisch, dass Digitalisierung und rechtliche Compliance keine getrennten Themenfelder mehr sind. Die elektronische Kommunikation mit Finanzgerichten ist nicht nur Verpflichtung, sondern Bestandteil moderner Organisations- und Qualitätsstandards. Unsere Kanzlei begleitet kleine und mittelständische Unternehmen bei der Umsetzung digitaler Buchhaltungs- und Steuerprozesse, indem wir Abläufe analysieren, automatisieren und durch rechtssichere Strukturen nachhaltig Kosten senken. Mit unserer Erfahrung in Prozessoptimierung und Digitalisierung sichern wir für unsere Mandanten effiziente und zukunftsfeste Verwaltungsstrukturen.
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