Elektronische Übermittlungspflicht im Fokus – neue Rechtsprechung zur Formvorgabe
Mit seinem Urteil vom 9. September 2025 (Az. VI R 24/24) hat der Bundesfinanzhof eine Entscheidung getroffen, die insbesondere für Steuerberatende und deren Mandanten, aber auch für kleine und mittlere Unternehmen von erheblicher praktischer Relevanz ist. Das Gericht stellte klar, dass seit dem 1. Januar 2023 sämtliche Schriftsätze und Klagen, die von Berufsangehörigen der steuerberatenden Berufe bei Finanzgerichten eingereicht werden, ausschließlich über das besondere elektronische Steuerberaterpostfach zu übermitteln sind. Eine Klage per Telefax oder per Post wahrt die gesetzlich vorgeschriebene Form nicht mehr und führt zur Unwirksamkeit der Rechtshandlung.
Der Sachverhalt war in seiner Alltagsnähe typisch für viele Praxen: Ein Steuerberater hatte im September 2023 fristgerecht, aber per Fax, Klage beim Finanzgericht eingereicht. Hintergrund war, dass sein elektronisches Postfach, das sogenannte beSt, noch nicht vollständig eingerichtet war. Die Bundessteuerberaterkammer hatte zuvor eine elektronische Identifizierung mittels Reisepass abgelehnt, weil dieser nicht die nach § 18 des Personalausweisgesetzes geforderte Online-Ausweisfunktion besitzt. Der Berater beantragte daraufhin erst einen neuen Personalausweis, wodurch sich die Aktivierung seines beSt verzögerte. Das Gericht ließ jedoch weder diese Umstände noch den Versuch einer nachträglichen Rechtfertigung gelten.
Im Ergebnis wurde die Klage als unzulässig abgewiesen. Der Bundesfinanzhof bestätigte damit die Entscheidung des Finanzgerichts München und betonte die strikte Anwendung der Finanzgerichtsordnung hinsichtlich der elektronischen Formvorschriften. Diese Linie soll Rechtssicherheit und eine einheitliche Digitalisierung der Justizkommunikation gewährleisten.
Verpflichtung zur Nutzung des beSt und Grenzen der Wiedereinsetzung
Juristisch betrachtet stützt sich das Urteil auf die Regelungen der Finanzgerichtsordnung in den §§ 52a und 52d. Diese schreiben vor, dass Steuerberater, Rechtsanwälte und andere zur Vertretung berechtigte Personen seit 2023 zur elektronischen Übermittlung verpflichtet sind, sofern ihnen ein sicherer Übermittlungsweg zur Verfügung steht. Das besondere Steuerberaterpostfach erfüllt diese Voraussetzung; seine Nichtnutzung ist somit ein Formverstoß mit gravierenden Folgen.
Im Kern befasste sich der Bundesfinanzhof mit der Frage, ob dem Prozessbevollmächtigten Wiedereinsetzung in die versäumte Frist gewährt werden könne, da er durch administrative Verzögerungen an der rechtzeitigen Einrichtung seines Postfachs gehindert war. Das Gericht verneinte dies und stellte klar, dass Wiedereinsetzung allein Personen zusteht, die ohne eigenes Verschulden gehindert waren, eine Frist einzuhalten. Schon einfache Fahrlässigkeit schließt nach § 56 Finanzgerichtsordnung diesen Anspruch aus. Zudem muss die versäumte Handlung innerhalb von zwei Wochen nach Wegfall des Hindernisses nachgeholt werden, was nicht geschehen war.
Der Bundesfinanzhof stellte weiterhin fest, dass die verzögerte Einrichtung des elektronischen Postfachs keinen technischen Hinderungsgrund im Sinne des § 52d Satz 3 Finanzgerichtsordnung darstellt. Diese Regelung bezieht sich ausschließlich auf vorübergehende technische Störungen, etwa Serverausfälle, nicht aber auf organisatorische Ursachen oder unvollständige Anmeldungen. Die Pflicht zur Einrichtung und Nutzung des Postfachs besteht unabhängig davon, ob ein Berater sein System bereits vollständig implementiert hat. Sämtliche Übergangsfristen sind seit Frühjahr 2023 ausgelaufen.
Die Begründung des Gerichts ist stringent: Fachkundige Berufsangehörige müssen alle zumutbaren Vorkehrungen treffen, um die Einhaltung formaler Vorgaben sicherzustellen. Der Hinweis auf Unkenntnis oder Missverständnisse bei der technischen Identifizierung wird nicht akzeptiert. Das Urteil wendet hier denselben strengen Maßstab an wie bei anderen Sorgfaltspflichten im gerichtlichen Verfahren.
Konsequenzen für Steuerberater, Unternehmen und digitale Kanzleiorganisation
Für Steuerberater hat dieses Urteil eine klare Signalwirkung. Ab sofort können sie sich nicht mehr auf technische oder organisatorische Verzögerungen bei der Einrichtung des beSt berufen. Die elektronische Kommunikation mit der Finanzgerichtsbarkeit ist verbindlich vorgeschrieben, und jede Klage oder jeder Antrag, der nicht elektronisch übermittelt wird, ist unwirksam. Für kleine Kanzleien, die ihre IT-Strukturen bislang nur teilweise digitalisiert haben, ergibt sich damit ein erheblicher Handlungsbedarf.
Auch für Unternehmen aller Größenordnungen – vom kleinen Onlinehändler über Pflegeeinrichtungen bis hin zu mittelständischen Produktionsbetrieben – hat die Entscheidung praktische Bedeutung. Sobald sie durch steuerberatende Vertreter in einem finanzgerichtlichen Verfahren vertreten werden, müssen sie sich darauf verlassen können, dass ihr Berater die elektronische Übermittlungspflicht beachtet. Eine nicht formgerechte Klage kann zur endgültigen Versäumung von Fristen und damit zu erheblichen steuerlichen Nachteilen führen. Die Digitalisierung der steuerlichen Verfahrenskommunikation ist damit nicht nur eine formale Anforderung, sondern ein wesentlicher Bestandteil der Verfahrenssicherheit.
Darüber hinaus verdeutlicht das Urteil, dass die Justizverwaltung den digitalen Wandel als abgeschlossen betrachtet. Die Ausredenphase, in der fehlende Technik oder Schulung als Begründung akzeptiert wurden, ist endgültig vorbei. Gerade mittelständische Kanzleien müssen ihre Mitarbeiter im Umgang mit den digitalen Kommunikationswegen schulen und klare interne Prozesse etablieren, um Fristversäumnisse oder Formfehler auszuschließen.
Resümee und Handlungsempfehlung für die Praxis
Das Urteil des Bundesfinanzhofs markiert einen Wendepunkt in der gerichtlichen Kommunikation: Die digitale Übermittlung ist nun endgültig Pflicht und kein optionaler Service mehr. Steuerberater, aber auch ihre Mandanten – insbesondere kleine Unternehmen, Pflegeeinrichtungen und Onlinehändler – müssen sicherstellen, dass alle steuerrechtlichen Eingaben vor Finanzgerichten ausschließlich über das besondere elektronische Steuerberaterpostfach erfolgen. Sorgfalt und technische Vorbereitung werden zur Schlüsselfrage für die Verfahrenssicherheit.
Die Entscheidung unterstreicht damit, dass der Gesetzgeber die Digitalisierung der Steuer- und Finanzkommunikation nicht nur fördert, sondern nunmehr erzwingt. Auch wenn die Umstellung organisatorisch herausfordernd sein mag, bietet sie langfristig erhebliche Effizienzvorteile. Wer frühzeitig in die technische Infrastruktur investiert, kann Arbeitsabläufe beschleunigen, Medienbrüche vermeiden und Risiken in der Fristwahrung reduzieren.
Unsere Kanzlei unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen dabei, ihre Prozesse in der Buchhaltung und im steuerlichen Berichtswesen zu digitalisieren. Durch die konsequente Einführung automatisierter Abläufe lassen sich Fehlerquellen minimieren und erhebliche Kostenersparnisse erzielen. Wir begleiten Mandanten aus allen Branchen bei der Prozessoptimierung und helfen, die rechtlichen Anforderungen der Digitalisierung effizient und sicher umzusetzen.
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