Einkommensteuerliche Behandlung von Mitarbeiterflügen im Unternehmen

Bewertung unentgeltlicher oder verbilligter Mitarbeiterflüge

Das Finanzministerium Baden-Württemberg hat im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder die Grundsätze für die steuerliche Behandlung unentgeltlich oder verbilligt gewährter Flüge durch Luftfahrtunternehmen präzisiert. Diese Neuregelungen betreffen insbesondere die Bewertung der geldwerten Vorteile, die Beschäftigten von ihrem Arbeitgeber im Rahmen von Freiflügen oder stark rabattierten Tickets gewährt werden. Der zugrunde liegende koordinierte Ländererlass (Az. FM3-S 2334-5/29) schafft damit für die Jahre 2026 und 2027 eine einheitliche Bewertungsbasis, die an die bestehenden steuerlichen Vorschriften aus § 8 Absatz 2 und Absatz 3 Einkommensteuergesetz anknüpft.

Diese steuerliche Behandlung betrifft nicht nur Fluggesellschaften selbst, sondern kann auch für Unternehmen relevant sein, die ihren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern Flüge über Partnerunternehmen ermöglichen – etwa Reiseveranstalter oder internationale Konzerne mit unternehmensübergreifenden Vergünstigungen. Der Kernpunkt der Regelung ist die Frage, ob die gewährten Rabatte als Arbeitslohn zu erfassen und wie sie zu bewerten sind. Der steuerliche Arbeitslohn umfasst nach der Definition des Einkommensteuergesetzes alle Einnahmen, die einem Arbeitnehmer aus dem Arbeitsverhältnis zufließen, gleichgültig ob in Geld oder in geldwerten Vorteilen.

Praktische Anwendung der Bewertungsmaßstäbe

Bei der Bewertung der gewährten Vorteile wird differenziert, ob der Arbeitnehmer den Flug zu einem Preis erhält, der auch Dritten zugänglich wäre, oder ob es sich um einen exklusiven Firmenvorteil handelt. Besteht ein reguläres Flugangebot, kann die Bewertung entweder nach § 8 Absatz 2 oder nach § 8 Absatz 3 Einkommensteuergesetz erfolgen. Entscheidend ist, ob der gewährte Vorteil als individueller Rabatt auf eigene Produkte des Unternehmens oder als allgemeine Vergünstigung betrachtet wird.

Steuerlich begünstigt ist die Anwendung des § 8 Absatz 3 Einkommensteuergesetz, der einen sogenannten „Rabattfreibetrag“ erlaubt. Dieser sieht vor, dass Preisvorteile für Waren oder Dienstleistungen des eigenen Arbeitgebers bis zu einem festgelegten Freibetrag steuerfrei bleiben. Jedoch entfällt diese Möglichkeit, wenn die Lohnsteuer pauschal nach § 40 Einkommensteuergesetz erhoben wird oder wenn die Vergünstigung durch ein fremdes Unternehmen gewährt wird. In diesen Fällen müssen die Vorteile nach § 8 Absatz 2 Einkommensteuergesetz bewertet werden, also mit dem um übliche Preisnachlässe verminderten Endpreis am Abgabeort.

Das bedeutet praktisch, dass beispielsweise ein kleineres Luftfahrtunternehmen, welches Mitarbeitenden Freiflüge gewährt, diese mit Durchschnittswerten je Flugkilometer bewerten kann. Dabei werden für die Jahre 2026 und 2027 feste Werte vorgegeben: bis 4.000 Kilometer beträgt der Wert 0,06 Euro je Flugkilometer. Ab einer Distanz von 12.000 Kilometern sinkt der Wert auf 0,03 Euro. Für dazwischenliegende Strecken wird ein gleitender Wert nach einer linearen Formel angewandt. Bei sogenannten „Space-Available“-Flügen, also solchen, die nur bei freier Kapazität genutzt werden dürfen, vermindert sich der steuerlich anzusetzende Wert um 40 Prozent, bei begrenzten Reservierungsstatus ohne diese Bedingung um 20 Prozent. Abschließend ist der so ermittelte Wert pauschal um 10 Prozent zu erhöhen.

Bedeutung für die Lohnabrechnung und Bilanzierung

Für die Lohnabrechnungspraxis in Unternehmen bedeutet diese Regelung eine erhebliche Vereinfachung, da die pauschalen Kilometerwerte Rechtssicherheit schaffen. Gerade kleinere oder mittelständische Fluggesellschaften, aber auch Reise- oder Logistikunternehmen, die vergleichbare Leistungen anbieten, können von der Standardisierung profitieren. Lohnbuchhalterinnen und Bilanzverantwortliche müssen künftig lediglich die dokumentierte Flugstrecke und den Reservierungsstatus heranziehen, um den geldwerten Vorteil zutreffend zu bestimmen.

Darüber hinaus ergibt sich eine unmittelbare Auswirkung auf die steuerliche und handelsrechtliche Bilanzierung. Werden solche geldwerten Vorteile regelmäßig gewährt, ist der entsprechende Aufwand in der Lohnbuchhaltung systematisch zu erfassen. Das gilt auch für Unternehmen außerhalb des Luftfahrtsektors, die im Rahmen von Incentive-Programmen oder Arbeitnehmerbindungsmaßnahmen Flüge oder Reiseförderungen anbieten. In diesen Fällen greift die sogenannte Drittbegünstigung, wonach der geldwerte Vorteil dem Beschäftigten zugerechnet werden muss, wenn der Bezug durch das Arbeitsverhältnis veranlasst ist.

Nach dem Erlass bleibt die Anwendung der Durchschnittswerte auch dann zulässig, wenn das eigentliche Flugticket nicht direkt vom Arbeitgeber stammt, sondern über ein anderes Unternehmen mit entsprechenden Beschränkungen im Reservierungsstatus zur Verfügung gestellt wurde. Das bedeutet für branchenübergreifende Kooperationen, dass sie vergleichbare Bewertungsmaßstäbe anwenden können, solange die Voraussetzungen des Erlasses eingehalten sind. Wichtig ist dabei, dass die von den Mitarbeitenden selbst gezahlten Ticketbeträge von dem nach Durchschnittswerten errechneten Vorteil abzuziehen sind, jedoch nicht die von ihnen getragenen Nebenkosten wie Flughafengebühren oder Luftverkehrssteuer.

Fazit: Einheitliche Regelung mit Relevanz über den Luftfahrtsektor hinaus

Der koordinierte Ländererlass sorgt für eine bundesweit einheitliche Handhabung der Bewertung von Flugvergünstigungen als Arbeitslohn und verschafft sowohl Arbeitgebern als auch Finanzverwaltungen klare Anwendungsmaßstäbe. Besonders für Luftfahrtunternehmen, aber auch für Reiseveranstalter und Dienstleister mit ähnlichen Vorteilsprogrammen, reduziert sich damit das Risiko fehlerhafter Lohnsteueransätze erheblich. Für Unternehmen bietet die Neuregelung die Möglichkeit, interne Prozesse in der Personalabrechnung und Verwaltung von Mitarbeitervorteilen effizienter zu gestalten. Eine genaue Kenntnis der Differenzierung zwischen den Bewertungsmethoden und deren korrekte Umsetzung sind entscheidend, um Nachforderungen und steuerliche Risiken zu vermeiden.

Insgesamt zeigt sich, dass die Vereinheitlichung steuerlicher Bewertungsmaßstäbe eine zunehmende Rolle in der Unternehmenspraxis spielt. Sie unterstützt die Digitalisierung der Lohnabrechnung und stärkt die Transparenz im Verhältnis zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern. Unsere Kanzlei begleitet kleine und mittelständische Unternehmen bei der Umsetzung solcher steuerlichen Vorgaben, insbesondere durch die Optimierung digitaler Buchhaltungsprozesse und der automatisierten Bewertung geldwerter Vorteile. Mit einem klaren Fokus auf Prozessoptimierung und Kostenreduktion in der Buchhaltung helfen wir unseren Mandanten, steuerliche Anforderungen rechtskonform und effizient umzusetzen.