Aktuelle steuerliche Bewertung bei unbefristeter Arbeitnehmerüberlassung
Mit Urteil vom 17. Juni 2025 (Az. VI R 22/23) hat der Bundesfinanzhof eine für viele Unternehmen und Leiharbeitskräfte bedeutende Entscheidung getroffen. Im Kern ging es um die Frage, ob ein Leiharbeitnehmer, der im Rahmen eines unbefristeten Leiharbeitsverhältnisses dauerhaft bei demselben Entleiher tätig ist, dort eine sogenannte erste Tätigkeitsstätte im Sinne des § 9 Absatz 4 des Einkommensteuergesetzes erhält. Diese Zuordnung ist entscheidend, weil sie festlegt, ob Fahrtkosten nur in Höhe der Entfernungspauschale oder in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten abziehbar sind. Der Bundesfinanzhof stellte klar, dass beim Entleiher keine erste Tätigkeitsstätte vorliegt, selbst wenn der Einsatz von vornherein unbefristet oder auf Dauer angelegt ist. Damit gelten die Fahrten dorthin weiterhin als Auswärtstätigkeit, wodurch die tatsächlichen Kosten steuerlich angesetzt werden können.
Für kleine und mittlere Unternehmen der Zeitarbeitsbranche sowie für Betriebe, die regelmäßig Leihpersonal einsetzen – etwa in der Industrie, im Gesundheitswesen oder im Handel – ist diese Entscheidung von unmittelbarer Bedeutung. Sie schafft Klarheit über die einzuhaltenden steuerlichen Maßstäbe bei der Lohnabrechnung und der Reisekostenerstattung. Auch für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, deren Tätigkeit dauerhaft bei einem bestimmten Kunden erfolgt, sind die steuerlichen Konsequenzen erheblich, denn sie können ihre Fahrtkosten nun umfassender geltend machen als bisher teilweise angenommen.
Die rechtlichen Grundlagen und ihre praktische Bedeutung
Das Einkommensteuergesetz unterscheidet klar zwischen der ersten Tätigkeitsstätte und einer Auswärtstätigkeit. Die erste Tätigkeitsstätte ist der Ort, an dem der Arbeitnehmer dauerhaft einem Betrieb seines Arbeitgebers zugeordnet ist. Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Beschäftigte außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte tätig wird. Entscheidend ist die sogenannte ex-ante-Betrachtung, also die Einschätzung zum Zeitpunkt der Zuordnung, ob diese dauerhaft angelegt ist. Nach § 9 Absatz 4 Satz 1 bis 3 des Einkommensteuergesetzes gilt eine dauerhafte Zuordnung, wenn sie unbefristet oder für mehr als 48 Monate ausgesprochen wird. Für Leiharbeitnehmer ist diese Regelung seit dem Inkrafttreten des § 1 Absatz 1b Satz 1 des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes im Jahr 2017 von besonderer Relevanz, weil das Recht der Überlassung gesetzlich auf 18 Monate begrenzt ist, auch wenn praktisch häufig Verlängerungen oder Neuverträge folgen.
Der Bundesfinanzhof stellte nun klar, dass ein Entleiher nach dieser gesetzlichen Systematik nicht zum Betrieb des Arbeitgebers – also der Zeitarbeitsfirma – gehört. Ein Leiharbeitnehmer kann deshalb nicht dauerhaft einer Tätigkeitsstätte beim Entleiher zugeordnet werden. Diese Abgrenzung ist entscheidend, weil sie die steuerliche Behandlung sämtlicher damit verbundener Kosten bestimmt. Fahrzeugeinsätze, Fahrtzeiten und Verpflegungsmehraufwendungen sind damit künftig nach Reisekostengrundsätzen zu behandeln. Insbesondere Unternehmen, die regelmäßig Personal an externe Auftraggeber überlassen, sollten daher ihre internen Richtlinien und Abrechnungsprozesse entsprechend prüfen und gegebenenfalls anpassen.
Konsequenzen für Lohnabrechnung und steuerliche Praxis
Für die Lohnbuchhaltung bedeutet das Urteil eine Vereinfachung, aber auch eine erhöhte Verantwortung. Arbeitgeber haben künftig bei unbefristeten Leiharbeitsverhältnissen keine Möglichkeit, eine erste Tätigkeitsstätte beim Entleiher steuerwirksam festzulegen. Das bedeutet, dass sämtliche Fahrten der Mitarbeitenden zum Einsatzort als Reisekosten eingestuft werden. Diese Kosten können entweder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet oder vom Arbeitnehmer selbst als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden. Auch Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten sind nach den allgemeinen Reisekostenregelungen anzusetzen.
Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen im Bereich der Personaldienstleistung ist die konsequente Anwendung dieser Grundsätze von großer wirtschaftlicher Bedeutung. Fehlerhafte Zuordnungen können zu Nachforderungen und Korrekturen führen, insbesondere bei Lohnsteueraußenprüfungen. Auch Entleiherbetriebe sollten sich der steuerlichen Konsequenzen bewusst sein, wenn sie die Kosten des überlassenen Personals in ihre Preiskalkulationen einbeziehen. Der Wegfall der ersten Tätigkeitsstätte beim Entleiher kann zudem Auswirkungen auf die interne Kostenstruktur haben, da die steuerfreien Erstattungen den Bruttolohn mindern und somit unter Umständen die Sozialabgaben beeinflussen.
Fazit und Handlungsempfehlung für die Praxis
Die Entscheidung des Bundesfinanzhofs bringt für Unternehmen und Arbeitnehmende gleichermaßen Rechtssicherheit. Sie verdeutlicht, dass die rechtliche Konstruktion der Leiharbeit eine klare Trennung zwischen Arbeitgeber und Entleiher vorsieht, die sich auch auf die steuerliche Betrachtung auswirkt. Leiharbeitnehmer behalten in der Regel keine erste Tätigkeitsstätte beim Entleiher, auch wenn sie dort über längere Zeiträume tätig sind. Für Zeitarbeitsfirmen empfiehlt es sich daher, die interne Dokumentation der Einsatzorte und die Formulierungen in den Arbeitnehmerüberlassungsverträgen zu überprüfen, um Klarheit über die Zuordnungen zu schaffen. Ebenso sollten die betrieblichen Abrechnungs- und Erstattungssysteme regelmäßig aktualisiert werden, um die sich aus der Rechtsprechung ergebenden Anforderungen korrekt umzusetzen.
Unsere Kanzlei begleitet kleine und mittelständische Unternehmen bei der steuerlichen und prozessualen Umsetzung solcher Entscheidungen. Wir unterstützen insbesondere bei der Digitalisierung und Optimierung der Buchhaltungsprozesse und tragen so dazu bei, steuerliche Risiken zu vermeiden und erhebliche Kostenersparnisse zu realisieren. Durch unsere Erfahrung mit Unternehmen unterschiedlichster Branchen entwickeln wir individuelle Lösungen, die steuerlich effizient und zugleich praxisnah gestaltet sind.
Gerichtsentscheidung lesen
