Bedeutung der Entscheidung für Unternehmen und Wirtschaftsauskunfteien
Mit Urteil vom 18. Dezember 2025 (Az. I ZR 97/25) hat der Bundesgerichtshof klargestellt, dass Wirtschaftsauskunfteien von ihren Vertragspartnern übermittelte Informationen über Zahlungsstörungen nicht unmittelbar nach dem Forderungsausgleich löschen müssen. Diese Entscheidung konkretisiert die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung, insbesondere im Hinblick auf die Abwägung zwischen dem berechtigten Interesse der datenverarbeitenden Stelle gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f der Verordnung und den schutzwürdigen Interessen der betroffenen Personen. Für Unternehmen bedeutet dies, dass sie künftig genauer prüfen sollten, auf welcher Grundlage Bonitätsbewertungen herangezogen und welche Daten ihnen von Auskunfteien zur Verfügung gestellt werden.
Der Bundesgerichtshof grenzt diesen Sachverhalt eindeutig von Fällen ab, in denen personenbezogene Informationen aus öffentlichen Registern stammen. Während der Gerichtshof der Europäischen Union in den Verfahren C-26/22 und C-64/22 entschieden hatte, dass aus öffentlichen Registern übernommene Daten nach deren Löschung auch aus den privaten Datenbanken zu entfernen sind, gilt diese Regelung nicht für selbst erhobene oder eingemeldete Daten. Somit erhalten Wirtschaftsauskunfteien in ihrer Funktion als private Informationsdienstleister einen gewissen Handlungsspielraum, der allerdings strengen datenschutzrechtlichen Maßstäben unterliegt.
Rechtlicher Rahmen und Abgrenzung zum öffentlichen Schuldnerverzeichnis
Die von der Entscheidung betroffenen Datenarten werden regelmäßig von Vertragspartnern der Auskunfteien – also Kreditinstituten, Telekommunikationsunternehmen oder Energieversorgern – eingemeldet. Diese Daten haben ihre Grundlage nicht im öffentlichen Schuldnerverzeichnis nach § 882b der Zivilprozessordnung, sondern stammen aus privatwirtschaftlichen Vertragsbeziehungen. Das Schuldnerverzeichnis selbst dient der Transparenz bei Vollstreckungsmaßnahmen und sieht nach § 882e Zivilprozessordnung eine Löschung spätestens nach drei Jahren oder bei vollständiger Gläubigerbefriedigung vor. Diese Regelung ist nach Auffassung des Gerichtshofs jedoch nicht analog auf privat erhobene Bonitätsdaten anwendbar.
Der Bundesgerichtshof führt aus, dass der Zweck beider Datensammlungen unterschiedlich ist: Während das Schuldnerverzeichnis eine staatliche Funktion erfüllt, die insbesondere Vollstreckungsbehörden und Gläubiger schützt, liegt die Aufgabe privater Auskunfteien in der Bereitstellung wirtschaftlicher Risikoeinschätzungen. Eine sofortige Löschung nach Forderungsausgleich würde daher die Funktionsfähigkeit solcher Systeme erheblich beeinträchtigen, da die Scorewertbildung auf längeren Datenreihen beruht. Zugleich betont der Senat, dass Wirtschaftsauskunfteien bei der Festlegung der Speicherdauer stets die Anforderungen an Datenminimierung und Verhältnismäßigkeit beachten müssen, wie sie in Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe a der Datenschutz-Grundverordnung verankert sind.
Verhaltensregeln und Interessenabwägung als Leitlinie
Zur praktischen Orientierung verweist das Gericht auf die vom Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit genehmigten Verhaltensregeln, die ab Januar 2025 für Wirtschaftsauskunfteien gelten. Diese sehen grundsätzlich eine dreijährige Speicherung ausgeglichener Forderungen vor, mit der Möglichkeit einer Verkürzung auf 18 Monate bei besonders günstigen Umständen – etwa wenn die Forderung rasch beglichen und keine weiteren negativen Einträge bekannt wurden. Damit wird eine typisierte, aber dennoch einzelfallgerechte Abwägung zwischen den Interessen der Wirtschaft und den Rechten der betroffenen Personen ermöglicht. Wichtig ist, dass Betroffene nach wie vor die Möglichkeit besitzen, eine vorzeitige Löschung zu beantragen, sofern sie besondere Umstände glaubhaft machen können, die ein überdurchschnittliches Schutzinteresse begründen.
Diese Regelung ist nicht nur ein Leitfaden für die Praxis der Wirtschaftsauskunfteien, sondern bietet auch Unternehmen Orientierung bei der Bewertung von Bonitätsdaten. Kleine und mittlere Betriebe, die auf Kreditprüfungen oder Lieferantenbewertungen angewiesen sind, sollten verstehen, dass ein kurzfristig negativer Eintrag nicht zwangsläufig eine unberechtigte oder unzulässige Datenverarbeitung darstellt. Vielmehr ist entscheidend, ob die Datenspeicherung nach einem standardisierten, von der Aufsichtsbehörde genehmigten Verfahren erfolgt und somit im Rahmen einer zulässigen Interessenabwägung steht.
Praktische Auswirkungen und Handlungsempfehlungen für Unternehmen
Für mittelständische Unternehmen, Onlinehändler oder Dienstleister – beispielweise auch Einrichtungen im Gesundheits- und Pflegewesen, die regelmäßig Bonitätsprüfungen ihrer Kundschaft oder Geschäftspartner durchführen –, ergibt sich aus der Entscheidung eine erhöhte Verantwortung beim Umgang mit Wirtschaftsauskunfteien. Die Datenschutz- und Compliance-Abteilungen sollten künftig systematisch prüfen, ob die von ihnen genutzten Auskünfte unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben erhoben und gespeichert wurden. Auch sollten sie sicherstellen, dass eigene Meldungen zu Zahlungsstörungen den datenschutzrechtlichen Grundsätzen der Zweckbindung und Richtigkeit entsprechen. Dazu gehört, dass nach Begleichung einer Forderung die erforderlichen Aktualisierungen zeitnah an die Auskunftei übermittelt werden.
Aus finanzwirtschaftlicher Sicht empfiehlt es sich, die Speicherdauern und Löschpflichten in die internen Risiko- und Vertragsmanagementsysteme zu integrieren. Unternehmen sollten das Verhältnis zwischen wirtschaftlicher Informationsbeschaffung und dem Schutz personenbezogener Daten permanent im Blick behalten, um rechtliche Risiken zu vermeiden. Es kann ratsam sein, interne Richtlinien zur Datenpflege zu entwickeln, die sich an den genannten Verhaltensregeln der Auskunfteien orientieren. Sie gewährleisten eine rechtssichere Zusammenarbeit mit diesen Institutionen und stärken gleichzeitig das Vertrauen der Geschäftspartner.
Vor allem für klein- und mittelständische Betriebe steht dabei die Balance zwischen Informationsinteresse und Datenschutz im Vordergrund. Wer auf saubere Prozesse und eine transparente Datennutzung achtet, minimiert Haftungsrisiken und bewahrt sich den Zugang zu einer verlässlichen wirtschaftlichen Informationsbasis. Unternehmen, die auf solide Bonitätsauskünfte angewiesen sind, sollten regelmäßig den Dialog mit ihren Auskunfteien suchen und klären, welche Speicherfristen angewendet werden und wie die Interessenabwägung konkret erfolgt.
Abschließend lässt sich festhalten, dass die Entscheidung des Bundesgerichtshofs für mehr Rechtssicherheit auf Seiten der Wirtschaftsauskunfteien sorgt, zugleich aber auch den Verantwortlichen in Unternehmen verdeutlicht, dass Datenschutz kein statisches Thema ist, sondern fortlaufende Aufmerksamkeit verlangt. Gerade im Mittelstand können standardisierte, digitalisierte Buchhaltungs- und Compliance-Prozesse erhebliche Effizienzpotenziale freisetzen, wenn sie den rechtlichen Rahmenanforderungen entsprechen. Unsere Kanzlei begleitet kleine und mittelständische Unternehmen bei der Umsetzung solcher datenschutzkonformen und digital optimierten Prozesse in der Buchhaltung und unterstützt sie dabei, nachhaltige Kostenvorteile zu realisieren und die Digitalisierung sicher zu gestalten.
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