Hintergrund und Ziel der neuen BMF-Regelungen
Mit Wirkung zum 1. Januar 2025 hat das Bundesministerium der Finanzen sein Schreiben zur steuerlichen Behandlung von Arbeitslohn nach den Doppelbesteuerungsabkommen umfassend angepasst. Das Ziel dieser Änderungen liegt in einer präziseren Abgrenzung der Steuerpflicht zwischen Wohnsitzstaat und Tätigkeitsstaat, um grenzüberschreitende Beschäftigungsverhältnisse rechtssicher und einheitlich zu behandeln. Grundlage bildet das Schreiben des Ministeriums mit dem Aktenzeichen IV B 2 - S 1300/00510/012/002, das im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder erlassen wurde. Besonders für international tätige Unternehmen, konzernverbundene Gesellschaften und Beschäftigte, die im Ausland tätig sind oder dort Vergütungsbestandteile beziehen, ergeben sich daraus neue Anforderungen an die steuerliche Beurteilung von Arbeitslohn.
Doppelbesteuerungsabkommen – kurz DBA – sind völkerrechtliche Verträge, die verhindern sollen, dass Einkommen einer Person doppelt besteuert wird, nämlich im Wohnsitzstaat und im Tätigkeitsstaat. Das BMF-Schreiben legt fest, wie diese Abkommen im deutschen Besteuerungsverfahren konkret anzuwenden sind. Durch die jüngsten Änderungen werden viele Detailfragen, die sich aus der Praxis ergeben, neu geregelt oder präzisiert, insbesondere in Fällen der zeitweisen Tätigkeit im Ausland, von Homeoffice-Konstellationen und bei der Kostentragung durch den Arbeitgeber.
Wesentliche Änderungen und neue Regelungspunkte
Die Neufassung enthält eine Reihe von inhaltlichen Änderungen, die für Arbeitgeber wie Arbeitnehmer von erheblicher Bedeutung sind. Neu eingefügt wurde insbesondere die Textziffer 5.7, die sich mit Arbeitslohn für Zeiten widerruflicher und unwiderruflicher Arbeitsfreistellungen befasst. Hier geht es um die steuerliche Zurechnung von Vergütungen, die während einer Freistellung gezahlt werden, bei der die Beschäftigten formal noch im Dienstverhältnis stehen, ihre Tätigkeiten aber nicht mehr tatsächlich ausüben. In der Praxis kann dies etwa bei Entsendungen, Abfindungen oder individuellen Freistellungsvereinbarungen relevant werden.
Darüber hinaus wurden mehrere Randnummern im bisherigen Schreiben geändert oder gestrichen. Besonders relevant sind die Neufassungen der Randnummern 164 und 167, die klarstellen, in welchen Fällen eine steuerliche Zuordnung von Arbeitslohn zum Tätigkeitsstaat zu erfolgen hat. Die Anpassung der Randnummern 404 bis 406, die ab 2026 anzuwenden sind, betrifft die Behandlung von Arbeitgeberleistungen für Reisekosten oder Kostenerstattungen im internationalen Personaleinsatz. Die ersatzlose Streichung bestimmter Passagen, etwa der Randnummer 362 und 421, verdeutlicht die Bestrebung, veraltete oder überholte Vorschriften zu entfernen und die Anwendungspraxis zu vereinheitlichen. Ergänzt wird das Schreiben durch eine neue Anlage „Arbeitgeberbescheinigung über die Kostentragung zur Vorlage beim Wohnsitzfinanzamt“. Diese Bescheinigung dient künftig als verbindlicher Nachweis, wenn im Wohnsitzstaat steuerliche Entlastungen für im Ausland gezahlte Löhne beantragt werden.
Praxisrelevanz für international tätige Unternehmen
Für Unternehmen mit international tätigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern – beispielsweise Pflegeeinrichtungen mit grenzüberschreitender Personalstruktur, IT-Dienstleister mit Remote-Arbeitsplätzen oder mittelständische Produktionsbetriebe mit Auslandseinsätzen – sind die Änderungen von hoher Praxisrelevanz. Die neuen Vorgaben verlangen eine präzise Dokumentation der Arbeitstage im In- und Ausland sowie eine konsequente Anwendung der Entsendungsregelungen. Ebenso muss die Kostentragung zwischen den beteiligten Unternehmen transparent nachgewiesen werden, um eine korrekte steuerliche Zuordnung zu gewährleisten. Ohne entsprechende Nachweise droht die Gefahr, dass das Wohnsitzfinanzamt steuerliche Freistellungen oder Anrechnungen verweigert.
Die geänderten Anwendungszeitpunkte sind ebenfalls zu beachten. Während das überarbeitete Schreiben grundsätzlich ab dem 1. Januar 2025 anzuwenden ist, gelten einzelne Regelungen – insbesondere die neue Textziffer 5.7 sowie die Änderungen der Randnummern 361 und 362 – bereits rückwirkend ab dem 1. Januar 2024. Weitere Bestimmungen treten erst 2026 in Kraft. In offenen Fällen können Steuerpflichtige und Arbeitgeber auf Antrag die neuen Vorschriften bereits vorzeitig anwenden, sofern keine gesetzlichen Regelungen dem entgegenstehen. Diese Option kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn sie zu einer Vereinfachung der Abläufe oder einer günstigeren steuerlichen Behandlung führt.
Empfehlungen und Fazit
Aus Unternehmenssicht ist nun eine sorgfältige Überprüfung aller bestehenden Entsendevereinbarungen, Arbeitsfreistellungen und grenzüberschreitender Vergütungsmodelle erforderlich. Die Erstellung und Bereitstellung der neuen Arbeitgeberbescheinigung sollte frühzeitig in die Lohnabrechnungs- und Compliance-Prozesse integriert werden. Zudem empfiehlt es sich, die internen Kommunikationswege zwischen Personalabteilungen, Buchhaltung und Steuerberatung zu überprüfen, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Informationen vollständig und fristgerecht an die Finanzämter übermittelt werden. Ein vorausschauendes Handeln kann hier nicht nur steuerliche Risiken vermeiden, sondern auch Verwaltungsaufwand und Rückfragen der Finanzverwaltung reduzieren.
Besonderes Augenmerk sollten Steuerberaterinnen und Steuerberater ihrer Mandanten auf die künftige Nachweispflicht über die Kostentragung legen. Unternehmen, die internationale Beschäftigungsverhältnisse oder Dienstreisen unterhalten, müssen proaktiv sicherstellen, dass sie über die erforderlichen Nachweise und eine klare Dokumentationsstruktur verfügen. Je nach Branche kann eine individuelle Anpassung der innerbetrieblichen Richtlinien zur Kostenerstattung und Reisekostenabrechnung notwendig werden, um den neuen rechtlichen Vorgaben gerecht zu werden.
Insgesamt stellen die aktuellen Änderungen einen weiteren Schritt in Richtung einer klareren, einheitlicheren steuerlichen Behandlung internationaler Arbeitsverhältnisse dar. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von einer frühzeitigen Implementierung digitaler Prozesse, die die Dokumentation und Bescheinigung von grenzüberschreitenden Tätigkeiten automatisiert abbilden können. Unsere Kanzlei begleitet kleine und mittelständische Betriebe umfassend bei der Digitalisierung und Prozessoptimierung ihrer Buchhaltung. Wir unterstützen Unternehmen dabei, steuerliche Anforderungen effizient zu erfüllen und gleichzeitig erhebliche Kosten- und Zeitersparnisse zu realisieren – von der digitalen Lohnabrechnung bis zur vollständig vernetzten Finanz- und Steuerkommunikation.
Gerichtsentscheidung lesen
