Digitale Bekanntgabe von Steuerbescheiden: Rechtsrahmen und Zielsetzung
Mit dem Inkrafttreten der Neufassung von § 122a Abgabenordnung zum Jahresbeginn 2026 vollzieht der Gesetzgeber einen bedeutsamen Schritt in der Digitalisierung des Besteuerungsverfahrens. Kern der neuen Regelungen ist die grundsätzliche elektronische Bereitstellung von Steuerbescheiden durch Datenabruf. Während bisher eine ausdrückliche Zustimmung der Steuerpflichtigen erforderlich war, entfällt diese künftig. Damit soll die Verwaltungspraxis vereinfacht und der elektronische Kommunikationsweg zwischen Finanzverwaltung, Unternehmen und Steuerberaterinnen beziehungsweise Steuerberatern zum Regelfall werden. Durch diese Neuausrichtung reagiert der Gesetzgeber auf die zunehmende digitale Vernetzung wirtschaftlicher Prozesse und die Notwendigkeit, Informationsflüsse effizienter zu gestalten. Die Umstellung geht mit dem politischen Ziel des Bürokratieentlastungsgesetzes IV einher, das unter anderem die Verfahrensvereinfachung und Beschleunigung steuerlicher Verwaltungsakte im Fokus hat.
Für Unternehmen – gleich ob Einzelunternehmen, mittelständische Betriebe oder größere Organisationen wie Pflegeeinrichtungen oder Onlinehändler – bedeutet diese Änderung einen Paradigmenwechsel. Steuerbescheide, die auf elektronisch eingereichten Steuererklärungen beruhen, werden automatisch digital zur Verfügung gestellt. Das Finanzamt informiert dabei über die Bereitstellung, der Abruf erfolgt über die bekannten Plattformen und Schnittstellen. Durch den Wegfall des Zustimmungserfordernisses tritt an dessen Stelle das Recht, der digitalen Bekanntgabe aktiv zu widersprechen.
Widerspruchsrecht und Antragsmöglichkeit: Gestaltungsspielraum für Steuerpflichtige
Obwohl der Gesetzgeber die elektronische Zustellung zur Regel erhebt, bleibt die Papierform nicht gänzlich ausgeschlossen. Die neue Rechtslage sieht eine Antragsoption vor, mit der Betroffene der elektronischen Bekanntgabe widersprechen können. Der Antrag kann formlos gestellt werden und erfordert weder eine Begründung noch bestimmte formale Voraussetzungen. Er wirkt ausschließlich für die Zukunft und kann sowohl dauerhaft als auch einmalig gelten. Damit wird ein ausgewogenes Verhältnis zwischen digitaler Effizienz und individueller Zugänglichkeit geschaffen, was vor allem für kleinere Unternehmen ohne vollständig digitalisierte Buchhaltungsstrukturen von Bedeutung sein kann.
Für die Praxis empfiehlt es sich, diesen Antrag nur dann zu stellen, wenn betriebliche oder organisatorische Gründe einer digitalen Verarbeitung entgegenstehen. In der Regel ist die elektronische Variante nicht nur ressourcenschonender, sondern auch schneller verfügbar. Zudem lässt sich die Datenübernahme direkt in bestehende Buchhaltungs- oder Dokumentenmanagementsysteme integrieren, was Medienbrüche vermeidet und die Nachvollziehbarkeit steuerlicher Vorgänge verbessert.
Beginn der Einspruchsfrist: geänderte Regelungen zur Bekanntgabe
Eine entscheidende Änderung betrifft den Beginn der Einspruchsfrist, die für viele Unternehmen mit Blick auf verbindliche Steuerfestsetzungen und Rechtsmittelfristen von erheblicher Bedeutung ist. Nach der neuen Rechtslage gilt ein elektronisch bereitgestellter Bescheid am vierten Tag nach der Bereitstellung als bekannt gegeben. Diese Frist läuft unabhängig davon, ob der Steuerpflichtige die Benachrichtigung tatsächlich abruft oder liest. Die bisherige Bindung der Bekanntgabe an den Zugang des Bescheids entfällt damit. Die per E-Mail oder Portalsystem übermittelte Benachrichtigung dient künftig nur noch als Hinweis ohne rechtliche Relevanz für den Beginn der Einspruchsfrist.
Diese Änderung erfordert eine erhöhte Aufmerksamkeit im Kanzlei- und Unternehmensalltag. Verantwortliche sollten sicherstellen, dass interne Prozesse die regelmäßige Kontrolle und den Abruf von Steuerbescheiden gewährleisten. Insbesondere im Urlaubs- oder Krankheitsfall muss durch geeignete Vertretungsregelungen sichergestellt sein, dass keine Fristen versäumt werden. Für Steuerberaterinnen und Steuerberater eröffnet die automatisierte Bekanntgabe zugleich die Möglichkeit, Fristenmanagementsysteme stärker zu automatisieren und die Prozesssicherheit zu erhöhen. Bei konsequenter Nutzung kann dies zu einer deutlichen Reduzierung administrativer Aufwände führen.
Praktische Umsetzung und Anpassung unternehmerischer Prozesse
Mit der verpflichtenden Einführung des digitalen Bekanntgabewegs entsteht Handlungsbedarf in nahezu allen betrieblichen Bereichen, die an steuerliche Kommunikation und Dokumentation angebunden sind. Betriebe sollten vorhandene Kommunikationskanäle, Benutzerkonten und Vollmachten überprüfen. Besonders relevant ist die Aktualisierung der in der Vollmachtsdatenbank hinterlegten E-Mailadressen, damit Benachrichtigungen über bereitgestellte Bescheide tatsächlich zugestellt werden. Ebenso ist die Einrichtung regelmäßiger Abrufroutinen zu empfehlen, die sowohl in Urlaubs- und Spitzenzeiten als auch im Falle von Systemstörungen eine zeitgerechte Verarbeitung sicherstellen.
Die strukturelle Neuausrichtung des Besteuerungsverfahrens ist zugleich eine Chance zur Prozessoptimierung. Durch eine vorausschauende Integration des elektronischen Datenabrufs in digitale Buchführungssysteme lassen sich doppelte Arbeitsgänge vermeiden. Die Archivierung der elektronisch bereitgestellten Bescheide kann automatisiert erfolgen, wodurch sich revisionssichere Dokumentationsprozesse abbilden lassen. Für Onlinehändler, Dienstleister oder Pflegeeinrichtungen, die häufig eine hohe Zahl von Verwaltungsakten erhalten, bietet sich hierdurch ein erheblicher Effizienzgewinn.
Unternehmen, die bislang noch stark papierbasiert arbeiten, sollten die Übergangszeit bis Ende 2025 nutzen, um interne Arbeitsabläufe digital auszurichten. Eine frühzeitige Schulung der Mitarbeitenden in Bezug auf den digitalen Datenabruf und die Nutzung von Steuerportalen ist ebenso ratsam wie die Einrichtung klarer Verantwortlichkeiten. Wer diese Grundlagen jetzt schafft, wird die Umstellung ohne operative Brüche bewältigen und gleichzeitig die Grundlage für weitergehende Digitalstrategien legen.
Fazit: Digitalisierung als Chance und Verantwortung zugleich
Die ab 2026 geltende Pflicht zur elektronischen Bereitstellung von Steuerbescheiden markiert einen wichtigen Meilenstein im deutschen Steuerverwaltungsrecht. Sie bringt zunächst erhöhte Anforderungen an die organisatorische Sorgfalt mit sich, bietet langfristig jedoch erhebliche Potenziale für die Effizienzsteigerung und Kostenreduktion in Unternehmen. Die Automatisierung der Bekanntgabeverfahren harmoniert mit der fortschreitenden Digitalisierung der Finanzverwaltung und schafft ein modernes Fundament für die Kommunikation zwischen Wirtschaft und Behörden. Entscheidend ist, dass Unternehmen die anstehenden Änderungen nicht nur als rechtliche Verpflichtung, sondern als Anlass für die Optimierung interner Prozesse begreifen.
Unsere Kanzlei begleitet kleine und mittelständische Unternehmen bei der digitalen Transformation ihrer Buchhaltung und unterstützt sie bei der Einführung effizienter, rechtssicherer Abläufe. Mit unserer Erfahrung in der Prozessoptimierung und Digitalisierung zeigen wir auf, wie moderne Steuerprozesse erhebliche Kostenvorteile und Transparenzgewinne schaffen können.
Gerichtsentscheidung lesen
