Digitale Aufbewahrung als unternehmerische Pflicht und Chance
Die digitale Aufbewahrung von steuerlich und handelsrechtlich relevanten Unterlagen ist längst kein Zukunftsthema mehr, sondern aktueller Bestandteil jedes funktionierenden Rechnungswesens. Kleine und mittelständische Unternehmen sehen sich zunehmend mit der Frage konfrontiert, welche Dokumente in welcher Form und über welchen Zeitraum hinweg aufzubewahren sind. Diese Verpflichtung ergibt sich aus den Regelungen des Handelsgesetzbuchs und der Abgabenordnung, ergänzt durch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD. Diese Grundsätze definieren, wie digitale Belege und Buchführungsunterlagen gespeichert, gesichert und im Bedarfsfall vorgelegt werden müssen.
Mit der fortschreitenden Digitalisierung ist die revisionssichere Archivierung zu einer zentralen Managementaufgabe geworden. Wer Prozesse, Systeme und Verantwortlichkeiten klar strukturiert, reduziert nicht nur das Risiko steuerlicher Beanstandungen, sondern schafft zugleich eine Grundlage für effizientere Abläufe in der Buchhaltung und im Dokumentenmanagement.
Rechtliche Rahmenbedingungen und GoBD-Anforderungen
Die GoBD fordern die Gewährleistung von Ordnung, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit der digitalen Aufzeichnungen. Dies bedeutet, dass Unternehmen jeden Geschäftsvorfall so dokumentieren müssen, dass er auch Jahre später lückenlos nachvollzogen werden kann. Dabei spielt insbesondere der Grundsatz der Unveränderbarkeit eine tragende Rolle. Nachträgliche Änderungen dürfen nur unter Protokollierung erfolgen, sodass jederzeit erkennbar bleibt, wer wann welche Anpassung vorgenommen hat. Dies gilt gleichermaßen für originär digitale Belege wie auch für eingescanntes Papierdokumente, die elektronisch archiviert werden.
Handelsrecht und Steuerrecht erweitern diese Anforderungen, indem sie konkrete Aufbewahrungsfristen vorgeben. So müssen beispielsweise Buchungsbelege, Rechnungen und Jahresabschlüsse in der Regel zehn Jahre aufbewahrt werden, während andere Unterlagen wie Handels- oder Geschäftsbriefe nach sechs Jahren gelöscht werden dürfen. Entscheidend ist, dass alle Daten während der Frist jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar bleiben. Eine rein physische oder unstrukturierte Ablage genügt diesen Ansprüchen nicht mehr.
Auch E-Mails, die geschäftsrelevante Inhalte wie Preisabsprachen, Verträge oder Rechnungsinformationen enthalten, sind von den Aufbewahrungspflichten umfasst. Es ist daher erforderlich, ein zentrales und manipulationssicheres Archivierungssystem zu etablieren, das sowohl betriebliche als auch steuerliche Prüfungen ermöglicht.
Praktische Herausforderungen bei der digitalen Archivierung
In der betrieblichen Praxis stellen sich zahlreiche Detailfragen: Wie lassen sich Vorsysteme, beispielsweise Fakturierungstools oder Zeiterfassungssysteme, nahtlos in das Hauptbuchhaltungssystem integrieren? Was geschieht bei einer Systemmigration oder der Umstellung auf neue Softwarelösungen? Und wie können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sicherstellen, dass Konvertierungen oder Scans nicht gegen die Anforderungen der Unveränderbarkeit verstoßen? Diese Fragestellungen werden zunehmend komplexer, je größer das Datenvolumen eines Unternehmens und je heterogener seine IT-Landschaft ist.
Die Bundessteuerberaterkammer hat hierzu einen neuen Fragenkatalog veröffentlicht, der die häufigsten Problemstellungen im Zusammenhang mit der digitalen Aufbewahrung aufgreift. Besonders praxisrelevant sind darin auch Hinweise zum Umgang mit Signaturen, Freigabeprozessen und der Archivierung von Entgeltunterlagen. Zudem geht der Katalog auf Situationen ein, in denen Geschäftsunterlagen ausgelagert oder gelöscht werden sollen, und ordnet diese Vorgänge in den Kontext der Datenschutz-Grundverordnung ein. Für Unternehmen im Pflege- oder Gesundheitssektor wie Krankenhäuser oder Pflegeeinrichtungen, in denen personenbezogene Daten besonders sensibel sind, ist diese Abgrenzung von großer Relevanz. Hier gilt es, den Spagat zwischen steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten und datenschutzrechtlichem Löschgebot zu meistern.
Auch Onlinehändler, die in Cloud-Umgebungen agieren oder über internationale Plattformen verkaufen, profitieren von klaren Leitlinien zur Datenhaltung. Insbesondere bei der Nutzung ausländischer IT-Dienstleister ist darauf zu achten, dass der Datenzugriff für die Finanzverwaltung jederzeit gewährleistet bleibt.
Handlungsempfehlungen und Fazit für die Praxis
Wer die Anforderungen an die digitale Aufbewahrung strukturiert umsetzt, schafft die Grundlage für eine rechtssichere und zugleich effiziente Buchführung. Dazu gehört, dass Zuständigkeiten klar festgelegt werden, interne Verfahrensdokumentationen aktualisiert und die eingesetzten Systeme regelmäßig auf Konformität überprüft werden. Der enge Schulterschluss zwischen Steuerberatung, IT-Dienstleistung und Unternehmensleitung ist dabei unabdingbar, um technisch wie organisatorisch einheitliche Prozesse zu gewährleisten. Unternehmen sollten sich bewusst machen, dass eine GoBD-konforme Aufbewahrung nicht nur Pflichterfüllung ist, sondern auch wirtschaftliche Vorteile bietet: Automatisierte Workflows, schnellere Belegsuche und optimierte Prüfungszugriffe senken den administrativen Aufwand erheblich.
Gerade im Mittelstand bietet die Digitalisierung der Buchhaltung eine wertvolle Chance, Transparenz, Sicherheit und Zeitgewinn in den betrieblichen Abläufen zu erzielen. Unsere Kanzlei unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen bei der Umsetzung moderner, rechtssicherer und effizienter Prozesse in der digitalen Buchhaltung. Durch gezielte Prozessoptimierung und den Einsatz zukunftsfähiger Technologien konnten wir in zahlreichen Fällen erhebliche Kosten- und Zeitersparnisse realisieren – ein klarer Mehrwert in Zeiten wachsender regulatorischer Anforderungen und zunehmender Digitalisierung.
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