Corona-Testzentren: Rückforderung wegen fehlender Dokumentation
Für Betreiber von Corona-Testzentren und für Unternehmen, die öffentliche Vergütungen auf Grundlage spezieller Verordnungen abrechnen, ist die aktuelle Entscheidung des Verwaltungsgerichts Düsseldorf von erheblicher praktischer Bedeutung. Das Gericht hat mit Urteil vom 11.05.2026 zum Aktenzeichen 29 K 1788/24 entschieden, dass eine Teststellenbetreiberin bereits ausgezahlte Vergütungen in Höhe von 4.032.692,15 Euro zurückzahlen muss und keine weitere Vergütung für zwischen Juli 2021 und April 2023 durchgeführte Corona-Tests verlangen kann. Ausschlaggebend war nicht etwa eine nur formale Unstimmigkeit, sondern die Verletzung zentraler Dokumentationspflichten nach der Coronavirus-Testverordnung. Unter einer Verordnung ist eine verbindliche staatliche Regelung zu verstehen, die auf gesetzlicher Grundlage erlassen wird und konkrete Pflichten für die betroffenen Unternehmen festlegt.
Die Klägerin betrieb mehrere Corona-Testzentren in Düsseldorf, Leverkusen und Solingen. Seit dem 1. Juli 2021 verlangte die Coronavirus-Testverordnung, dass Teststellenbetreiber eine schriftliche oder elektronische Bestätigung der getesteten Person oder ihres gesetzlichen Vertreters über die Durchführung des Tests dokumentieren. Ein gesetzlicher Vertreter ist eine Person, die rechtlich für eine andere Person handeln darf, etwa für Minderjährige. Diese Nachweise hatte die Betreiberin nach den Feststellungen des Gerichts nicht erhoben. In der Folge forderte die Kassenärztliche Vereinigung Nordrhein die bereits gezahlten Vergütungen zurück und setzte den noch offenen Auszahlungsbetrag auf 0,00 Euro fest.
Die Entscheidung betrifft zwar unmittelbar Corona-Teststellen, ihre Aussage reicht aber deutlich weiter. Immer dann, wenn Unternehmen Leistungen gegenüber staatlichen Stellen, Sozialleistungsträgern oder Körperschaften des öffentlichen Rechts abrechnen, ist die vollständige und prüfbare Dokumentation häufig nicht nur eine Nebenpflicht, sondern Voraussetzung des Vergütungsanspruchs selbst. Das ist für stark regulierte Branchen wie Pflegeeinrichtungen, Krankenhäuser, Laborbetriebe oder andere Gesundheitsdienstleister ebenso relevant wie für Unternehmen, die Zuschüsse, Erstattungen oder pauschalierte öffentliche Leistungen beantragen und abrechnen.
Dokumentationspflichten als Voraussetzung für Vergütungsansprüche
Das Verwaltungsgericht hat die Klage weit überwiegend abgewiesen und die Dokumentationspflicht der Coronavirus-Testverordnung ausdrücklich für rechtmäßig und verhältnismäßig gehalten. Verhältnismäßigkeit bedeutet im öffentlichen Recht, dass eine staatliche Maßnahme einem legitimen Zweck dienen, geeignet und erforderlich sein und die Betroffenen nicht unangemessen belasten darf. Nach Auffassung der Kammer war genau das hier der Fall. Angesichts der sehr hohen Gesamtausgaben für Corona-Testungen sei eine nachträgliche Kontrolle der ordnungsgemäßen Mittelverwendung von besonderer Bedeutung, insbesondere um betrügerische Abrechnungen zu erschweren.
Bemerkenswert ist die Strenge, mit der das Gericht die Folgen der Pflichtverletzung bewertet hat. Das Vergütungsinteresse der Betreiberin musste hinter dem öffentlichen Interesse an einer wirksamen Nachprüfbarkeit zurücktreten. Das bedeutet in der Praxis: Fehlen die vorgeschriebenen Nachweise, kann dies nicht nur zu Kürzungen führen, sondern zur vollständigen Versagung der Vergütung. Auch der weiter geltend gemachte Zahlungsanspruch in Höhe von 238.900,35 Euro wurde deshalb nicht anerkannt.
Für die Praxis ist dies ein klares Signal. Unternehmen sollten Dokumentationspflichten nicht als bloße Formalien einordnen. Gerade in regulierten Abrechnungsprozessen ist die Dokumentation regelmäßig Teil des materiellen Anspruchs. Ein materieller Anspruch ist ein Anspruch, der inhaltlich besteht und nicht nur verfahrensrechtlich geltend gemacht wird. Wer ihn durchsetzen will, muss die dafür vorgeschriebenen Voraussetzungen vollständig erfüllen und im Streitfall belegen können. Fehlen Nachweise, hilft häufig auch der Hinweis nicht weiter, dass die zugrunde liegende Leistung tatsächlich erbracht worden sei. Entscheidend ist dann, ob die Leistung in der gesetzlich geforderten Weise dokumentiert wurde.
Rückforderungen, Verwaltungskosten und die Grenzen der Behörde
Interessant ist die Entscheidung auch deshalb, weil das Gericht die Bescheide nicht in jedem Punkt bestätigt hat. Erfolg hatte die Klage insoweit, als auch einbehaltene Verwaltungskosten zurückgefordert wurden. Die Kammer stellte klar, dass die Kassenärztliche Vereinigung ihre Rückforderung nicht auf Beträge beziehen durfte, die bereits als Verwaltungskostensatz einbehalten worden waren. Diese Beträge seien nicht im Sinne der Verordnung ausgezahlt worden und konnten deshalb nicht zurückverlangt werden. Konkret ging es um 93.046,10 Euro.
Damit zeigt die Entscheidung zwei Seiten der verwaltungsrechtlichen Prüfung. Einerseits können Behörden bei fehlenden Anspruchsvoraussetzungen sehr weitreichende Rückforderungen durchsetzen. Andererseits bleiben sie an die gesetzlichen Grenzen ihrer Rückforderungsbefugnis gebunden. Eine Rückforderung setzt grundsätzlich voraus, dass überhaupt eine Leistung ausgezahlt worden ist, die rechtlich zurückverlangt werden kann. Unternehmen sollten deshalb Rückforderungsbescheide nie vorschnell akzeptieren, sondern präzise prüfen lassen, auf welche Rechtsgrundlage sich die Behörde stützt und ob sämtliche zurückverlangten Positionen tatsächlich erfasst sind.
Für betroffene Unternehmen ist außerdem wichtig, zwischen der sachlichen Berechtigung einer Rückforderung und ihrer rechnerischen Höhe zu unterscheiden. Selbst wenn ein Rückforderungsgrund besteht, heißt das nicht automatisch, dass jede Einzelposition korrekt angesetzt wurde. Gerade bei umfangreichen Abrechnungsvolumina über mehrere Zeiträume und Standorte hinweg entstehen leicht Fehler bei Zuordnung, Verrechnung und Abzugsposten. Eine saubere Datenlage und eine strukturierte Belegführung sind daher nicht nur für die ursprüngliche Abrechnung, sondern auch für die spätere Verteidigung gegenüber Rückforderungen entscheidend.
Praxisfolgen für Unternehmen: So lassen sich Rückforderungen vermeiden
Die Entscheidung ist ein deutlicher Hinweis darauf, dass Unternehmen in sensiblen Abrechnungsbereichen belastbare Prozesse benötigen. Das gilt insbesondere dort, wo Ansprüche massenhaft entstehen, standardisiert abgerechnet werden und nachträgliche Prüfungen jederzeit möglich sind. Je höher das Volumen und je standardisierter die Abläufe, desto größer ist das Risiko, dass systemische Dokumentationslücken erhebliche finanzielle Folgen auslösen. Für Betreiber von Testzentren war dies besonders offensichtlich, doch die dahinterstehende Logik ist branchenübergreifend.
Unternehmen sollten deshalb ihre internen Kontrollmechanismen darauf ausrichten, dass jede abrechnungsrelevante Leistung vollständig, zeitnah und revisionssicher erfasst wird. Revisionssicher bedeutet, dass Unterlagen vollständig, nachvollziehbar, unveränderbar dokumentiert und auch später noch prüfbar verfügbar sind. Wo gesetzlich schriftliche oder elektronische Bestätigungen vorgeschrieben sind, muss der Prozess so gestaltet sein, dass diese Bestätigungen tatsächlich vorliegen, eindeutig zuordenbar sind und nicht erst im Nachhinein mühsam rekonstruiert werden müssen.
Gerade kleine Unternehmen unterschätzen häufig, wie eng operative Abläufe, Buchhaltung und rechtliche Nachweispflichten miteinander verbunden sind. Mittelständische Unternehmen mit mehreren Standorten kennen wiederum das Problem, dass uneinheitliche Prozesse an verschiedenen Betriebsstätten zu Lücken in der Dokumentation führen können. In beiden Fällen hilft ein klar definierter digitaler Workflow, der Pflichtangaben vorgibt, Zuständigkeiten festlegt und fehlende Nachweise frühzeitig sichtbar macht. Das reduziert nicht nur das Risiko von Rückforderungen, sondern verbessert auch die Vorbereitung auf Außenprüfungen, interne Kontrollen und mögliche Auseinandersetzungen mit Behörden.
Das Urteil aus Düsseldorf ist zudem deshalb besonders relevant, weil dort noch zahlreiche weitere Verfahren anhängig sind. Schon deshalb ist davon auszugehen, dass das Thema Rückforderung von Corona-Testvergütungen die Praxis weiter beschäftigen wird. Gegen die Entscheidung kann ein Antrag auf Zulassung der Berufung gestellt werden. Unabhängig vom weiteren Verfahrensgang bleibt aber die Kernaussage bestehen: Wer öffentlich finanzierte Leistungen abrechnet, muss gesetzliche Dokumentationspflichten strikt einhalten, wenn der Vergütungsanspruch nicht gefährdet werden soll.
Für Unternehmen aller Größen gilt deshalb, dass rechtssichere Abrechnungsprozesse ohne belastbare digitale Dokumentation heute kaum noch denkbar sind. Wir begleiten kleine und mittelständische Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Buchhaltungs und Abrechnungsprozesse sowie bei der Prozessoptimierung im Mittelstand, damit Nachweise sauber geführt, Risiken früh erkannt und durch effizientere Abläufe spürbare Kostenersparungen realisiert werden können.
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