BFH stärkt Klarheit zur Fristberechnung bei elektronischer Zustellung

Fristberechnung bei elektronischer Zustellung: Rechtssicherheit für Unternehmen

Mit Beschluss vom 23. September 2025 (Az. IV S 9/25) hat der Bundesfinanzhof wichtige Grundsätze für die Berechnung der Frist einer Anhörungsrüge nach der Finanzgerichtsordnung klargestellt. Die Entscheidung betrifft die Anwendung des § 133a Absatz 2 Finanzgerichtsordnung, der die Voraussetzungen für die Einlegung einer Anhörungsrüge regelt. Besonders relevant ist sie für Steuerberaterinnen und Steuerberater, kleine und mittlere Unternehmen, aber auch für spezialisierte Einrichtungen wie Krankenhäuser oder Pflegeeinrichtungen, die zunehmend auf digitalen Schriftverkehr mit Gerichten und Finanzbehörden setzen.

Im zugrunde liegenden Fall hatte eine Klägerin gegen einen Beschluss des Bundesfinanzhofs eine Anhörungsrüge erhoben. Diese Rüge ist ein Rechtsbehelf, der geltend macht, dass das Gericht den Anspruch auf rechtliches Gehör verletzt hat. Das zentrale Problem war hier die Einhaltung der Zwei-Wochen-Frist für die Erhebung der Rüge. Der Beschluss war als elektronisches Dokument über das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) übermittelt worden, und die Klägerin berief sich auf den Zeitpunkt der tatsächlichen Kenntnisnahme durch ihre neue Rechtsvertretung. Der Bundesfinanzhof machte jedoch deutlich, dass für die Fristberechnung der Zeitpunkt der Kenntniserlangung durch die ursprünglichen Prozessbevollmächtigten maßgeblich ist.

Damit knüpft der Gerichtshof an seine bisherige Rechtsprechung an und schafft zugleich Klarheit darüber, wie bei formloser elektronischer Übermittlung von Entscheidungen die Rügefrist zu berechnen ist. Das Gericht verwirft die Anhörungsrüge wegen Fristversäumnis als unzulässig und bestätigt, dass die Glaubhaftmachung des Zeitpunkts der Kenntniserlangung zwingend erforderlich bleibt, sofern die Rüge nicht innerhalb von zwei Wochen nach Eingang der Entscheidung beim Empfänger erhoben wird.

Rechtliche Begründung und Präzisierung der BFH-Grundsätze

Der Bundesfinanzhof stellt in seiner Begründung ausführlich dar, dass die Rügefrist nach § 133a Absatz 2 Satz 1 Finanzgerichtsordnung mit der tatsächlichen Kenntnis der Gehörsverletzung beginnt und der Zeitpunkt dieser Kenntnis glaubhaft zu machen ist. Eine solche Glaubhaftmachung kann zwar durch anwaltliche Versicherung erfolgen, muss aber inhaltlich schlüssig und nachvollziehbar sein. Dies gilt auch, wenn die Entscheidung elektronisch übermittelt wurde.

Der Gerichtshof führt drei zentrale Erwägungen an, die für die Praxis bedeutsam sind:

1. Die Zwei-Wochen-Frist beginnt mit der tatsächlichen Kenntnis derjenigen Umstände, die die mögliche Gehörsverletzung begründen. Maßgeblich ist die Kenntnis der ursprünglich bevollmächtigten Rechtsvertretung, nicht eines neu beauftragten Anwalts.
2. Der Rügeführer muss den Zeitpunkt der Kenntniserlangung glaubhaft machen, da dieser seiner eigenen Wahrnehmungssphäre entstammt. Eine bloße Behauptung reicht nicht aus, es bedarf nachvollziehbarer Angaben oder Belege.
3. Ausnahmsweise entfällt die Verpflichtung zur Glaubhaftmachung, wenn die Rüge innerhalb von zwei Wochen nach Eingang der Entscheidung beim Empfänger erhoben wird und der Eingang über das EGVP mit einem „OK“-Vermerk bestätigt ist. In diesem Fall kann der Eingangszeitpunkt aus dem Übertragungsprotokoll abgelesen werden.

Diese Klarstellung ist von erheblicher Bedeutung, da der elektronische Rechtsverkehr nach § 52d Finanzgerichtsordnung und § 130a Zivilprozessordnung für alle Berufsgruppen verpflichtender Standard wird. Insbesondere Steuerkanzleien und Unternehmensjuristen, die mit Fristenmanagement in Verfahren befasst sind, müssen daher sicherstellen, dass der Zeitpunkt des elektronischen Eingangs korrekt dokumentiert und archiviert wird.

Relevanz für Steuerberatung, KMU und digitale Organisationen

Für kleine und mittelständische Unternehmen bedeutet die Entscheidung eine Bestätigung der Notwendigkeit, elektronische Kommunikation und Fristenmanagement eng zu verzahnen. Wer über das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach Nachrichten und Gerichtsentscheidungen erhält, muss den Zeitpunkt des Eingangs unverzüglich erfassen und intern dokumentieren, da dieser für die Berechnung von Rechtsmittelfristen maßgeblich ist. Gerade Krankenhäuser, Pflegeeinrichtungen oder Onlinehändler, deren Geschäftsprozesse zunehmend digital organisiert sind, sollten dies als Anlass nehmen, ihre internen Dokumentationsabläufe zu überprüfen.

Für Steuerberaterinnen und Steuerberater kommt der Entscheidung ein erhöhter praktischer Wert zu, da sie regelmäßig als Prozessbevollmächtigte in finanzgerichtlichen Verfahren auftreten. Die Entscheidung verdeutlicht, dass eine unvollständige oder verspätete Glaubhaftmachung schnell zur Unzulässigkeit eines Rechtsbehelfs führen kann. Auch die häufige Mandatsübernahme durch neue Vertreterinnen oder Vertreter nach einem erstinstanzlichen Urteil erfordert künftig erhöhte Aufmerksamkeit, da die Kenntnis der Vorgängerkanzlei zugerechnet wird. Unternehmen müssen daher bei Mandatswechseln klare Übergabeprozesse etablieren, um keine Fristen zu versäumen und Beweisketten nachvollziehbar zu halten.

Vor allem im Kontext zunehmender Digitalisierung bietet der Beschluss auch eine Chance zur Optimierung. Wer Kommunikations- und Buchhaltungsprozesse digital abbildet, kann Fristüberwachungsmechanismen automatisieren. Moderne Systeme können beispielsweise EGVP-Protokolle automatisch auslesen und Fristen berechnen. Für Onlinehändler und Dienstleister im Gesundheitswesen bietet sich hier ein erhebliches Potenzial zur Fehlervermeidung und Effizienzsteigerung. Ebenso sollten kleine Unternehmen, die seltener mit elektronischem Rechtsverkehr in Berührung kommen, sich mit den praktischen Anforderungen vertraut machen, um bei etwaigen Rechtsbehelfen die formalen Vorgaben der Finanzgerichtsbarkeit einhalten zu können.

Zusammenfassung und Handlungsempfehlung für die Praxis

Der Bundesfinanzhof hat mit seinem Beschluss vom 23. September 2025 unmissverständlich festgelegt, dass die Fristberechnung für Anhörungsrügen eindeutig an der Kenntnis der ursprünglichen Prozessvertretung anknüpft. Die Entscheidung stärkt die Rechtssicherheit im elektronischen Rechtsverkehr und verdeutlicht, dass die Pflicht zur Glaubhaftmachung des Kenntniszeitpunkts weiterhin gilt, sofern die Rüge nicht unmittelbar nach dem dokumentierten Eingang erhoben wird. Für Steuerberatungskanzleien und Unternehmen bedeutet das: präzise elektronische Dokumentation ist kein reiner Formalismus, sondern integraler Bestandteil rechtssicherer Organisation. Wer Fristenmanagement digitalisiert und automatisiert, schafft damit zugleich Transparenz und vermeidet erhebliche Prozessrisiken.

Unsere Kanzlei begleitet kleine und mittelständische Unternehmen bei der Optimierung dieser digitalen und buchhalterischen Prozesse. Mit Erfahrung in der Steuerberatung, Digitalisierung und Prozessoptimierung helfen wir, Kosten zu senken und rechtliche Sicherheit zu stärken – von der Buchhaltung bis zur effizienten Fristenkontrolle.