Betriebsstättenbegriff 2026: Warum der BMF-Entwurf jetzt wichtig ist
Das Bundesministerium der Finanzen hat am 13. Februar 2026 einen Entwurf zu den Grundsätzen der Verwaltung für den Betriebsstättenbegriff und die Betriebsstättenbegründung im innerstaatlichen und internationalen Steuerrecht an bestimmte Verbände versandt und der Fachöffentlichkeit eine Stellungnahmemöglichkeit bis zum 13. März 2026 eröffnet. Auch wenn es sich „nur“ um einen Entwurf handelt, lohnt es sich für Unternehmende, Steuerberatende und Finanzinstitutionen bereits jetzt, die eigenen Strukturen und Prozesse anhand der zu erwartenden Verwaltungsauffassung zu überprüfen. Denn in der Praxis entscheidet nicht allein, wie ein Unternehmen seine Aktivitäten organisatorisch versteht, sondern wie die Finanzverwaltung diese Aktivitäten steuerlich einordnet.
Eine Betriebsstätte ist steuerlich vereinfacht der Ort, an dem unternehmerische Tätigkeit eine feste örtliche Verankerung bekommt und dadurch Besteuerungsrechte ausgelöst werden können. Die konkrete Einordnung ist anspruchsvoll, weil sie je nach Fallkonstellation sowohl im innerstaatlichen Recht als auch im internationalen Kontext bedeutsam ist. Für Unternehmen mit Filialen, Projekten vor Ort, Homeoffice-Strukturen über Ländergrenzen hinweg oder auch für Onlinehändler mit Auslandslogistik kann die Frage, ob und ab wann eine Betriebsstätte vorliegt, unmittelbare Folgen für Registrierungspflichten, Gewinnabgrenzung, Steuererklärungen und Risiken in Betriebsprüfungen haben.
Mit dem Entwurf wird erkennbar, dass die Verwaltung die Grundsätze zum Betriebsstättenbegriff und zur Begründung einer Betriebsstätte stärker konsolidieren und in der Anwendung vereinheitlichen will. Für die Praxis bedeutet das: Wer heute grenzüberschreitend arbeitet oder im Inland über mehrere feste Tätigkeitsorte verfügt, sollte seine Faktenlage dokumentieren, Entscheidungswege nachvollziehbar machen und seine internen Prozesse so aufstellen, dass die steuerliche Einordnung belastbar und prüfungssicher wird.
Betriebsstätte und Betriebsstättenbegründung: Begriffe und Anwendungsfelder
Der Betriebsstättenbegriff ist in vielen Fällen der „Schalter“, der steuerliche Zuständigkeiten und Zurechnungen auslöst. Unter Betriebsstättenbegründung versteht man den Vorgang, dass durch bestimmte tatsächliche Umstände erstmals eine Betriebsstätte entsteht. Maßgeblich ist dabei regelmäßig nicht ein einzelnes Dokument, sondern ein Gesamtbild: eine feste Geschäftseinrichtung, eine gewisse Dauerhaftigkeit und die Ausübung der unternehmerischen Tätigkeit über diesen Ort. Gerade in projektgetriebenen Branchen, etwa im Anlagenbau, in der IT-Beratung oder bei Bau- und Montageleistungen, kann die Frage nach dem Zeitpunkt der Begründung entscheidend sein, weil sich daraus Zeiträume der Steuerpflicht und die erforderliche Gewinnabgrenzung ableiten.
Im innerstaatlichen Bereich ist die Betriebsstätte insbesondere für die Aufteilung von Besteuerungsgrundlagen zwischen Gemeinden und für die sachgerechte Zuordnung von Einkünften relevant, wenn Unternehmen mehrere Tätigkeitsorte unterhalten. Im internationalen Steuerrecht ist die Betriebsstätte häufig der zentrale Anknüpfungspunkt dafür, ob ein anderer Staat das Recht erhält, Gewinne zu besteuern, die ansonsten im Ansässigkeitsstaat besteuert würden. Für Banken und Finanzinstitutionen spielt das Thema zudem in der Kreditprüfung und im Tax-Compliance-Kontext eine Rolle: Eine unerkannte oder falsch beurteilte Betriebsstätte kann zu unerwarteten Steuerforderungen, Zinsen und organisatorischem Aufwand führen, was sich auf Covenants, Planrechnungen und Risikobewertungen auswirken kann.
Besonders praxisrelevant sind Konstellationen, in denen Unternehmen glauben, „nur“ remote zu arbeiten. Homeoffice-Strukturen, dauerhaft genutzte Arbeitsplätze bei Kunden, Co-Working-Spaces oder ausgelagerte Lager- und Logistikprozesse können je nach Ausgestaltung zu einer festen örtlichen Verankerung führen. Für Onlinehändler, die Waren über grenzüberschreitende Fulfillment-Strukturen bewegen, stellt sich zusätzlich die Frage, ob die Logistik- und Lagerorganisation über das reine Warenhandling hinaus Funktionen auslöst, die eine steuerliche Präsenz begründen können. Pflegeeinrichtungen und Krankenhäuser sind eher dann betroffen, wenn sie über Betriebsteile oder dauerhafte Außenstellen verfügen oder Dienstleistungen über eine organisatorisch verfestigte Struktur an weiteren Orten erbringen.
Praxisfolgen für Unternehmen: Dokumentation, Prozesse und Risikosteuerung
Auch ohne den finalen Wortlaut des künftigen Schreibens ist klar, worauf es in der Umsetzung regelmäßig ankommt: Die Betriebsstättenprüfung ist faktengetrieben. In Betriebsprüfungen wird häufig nicht zuerst nach rechtlichen Theorien gefragt, sondern nach konkreten Abläufen, Zuständigkeiten, Dauer, Räumlichkeiten, Zugriffsrechten und der tatsächlichen Tätigkeit. Genau hier entstehen in der Praxis Fehler, weil Informationen über Standorte, Projektlaufzeiten, Mitarbeiterzuordnungen oder die Nutzung von Räumen nicht konsistent vorliegen oder nur in E-Mails und Einzelverträgen „verstreut“ sind. Das Risiko liegt weniger in der Existenz einer Betriebsstätte an sich als in einer verspäteten, uneinheitlichen oder nicht dokumentierten Einordnung.
Für die Unternehmenspraxis empfiehlt sich daher eine frühzeitige Bestandsaufnahme, die nicht als formales Compliance-Projekt verstanden wird, sondern als Teil der Finanz- und Organisationsprozesse. Wer etwa regelmäßig Teams in andere Staaten entsendet, sollte eine standardisierte Erfassung der Einsatzorte und Einsatzdauern etablieren und Verantwortlichkeiten so definieren, dass steuerlich relevante Schwellen und Indikatoren erkannt werden. Bei Filial- oder Standortstrukturen im Inland ist darauf zu achten, dass die Zuordnung von Funktionen und Ergebnissen zu den jeweiligen Orten nachvollziehbar bleibt, weil die Betriebsstätte auch dort für die steuerliche Zurechnung relevant ist. Für international tätige Gruppen ist zusätzlich entscheidend, dass die Gewinnabgrenzung zwischen Stammhaus und Betriebsstätte konsistent erfolgt und sich an den tatsächlichen Funktionen, Risiken und eingesetzten Wirtschaftsgütern orientiert.
In der Zusammenarbeit mit Steuerberatung und internen Finanzabteilungen sollte die Steuerposition so vorbereitet werden, dass sie in einer Prüfung „erzählt“ werden kann, also als stimmige Kette aus Vertrag, Organisation und tatsächlicher Durchführung. Dazu gehört auch, typische Bruchstellen zu vermeiden: Projekte, die offiziell beendet sind, aber faktisch verlängert werden; Mitarbeiter, die dauerhaft vor Ort arbeiten, obwohl sie formal nur „unterstützen“; oder Räumlichkeiten, die über längere Zeit exklusiv genutzt werden, obwohl sie als bloße Besuchsinfrastruktur deklariert sind. Je besser Unternehmen diese Punkte laufend im Blick behalten, desto geringer ist das Risiko von Korrekturen mit Rückwirkung, die dann häufig nicht nur steuerlich, sondern auch bilanziell und organisatorisch erheblichen Aufwand verursachen.
Da der Entwurf als koordinierter Ländererlass angelegt ist, ist aus Sicht der Praxis besonders wichtig, dass die späteren Grundsätze eine einheitlichere Anwendung in den Ländern fördern können. Für Unternehmen ist das eine Chance: Einheitlichkeit bedeutet im Idealfall mehr Planbarkeit. Sie setzt aber voraus, dass Unternehmen ihre Prozesse so aufstellen, dass die eigene Faktenlage in jeder Prüfung konsistent und zeitnah verfügbar ist, statt erst im Nachhinein rekonstruiert zu werden.
Stellungnahmefrist bis 13. März 2026: Vorbereitung und nächster Schritt
Bis zum 13. März 2026 besteht die Möglichkeit zur Stellungnahme zum Entwurf. Auch wenn viele Unternehmen nicht selbst Stellung nehmen werden, ist die Frist ein sinnvoller zeitlicher Anker, um intern die wichtigsten Risikofelder zu identifizieren und die eigene Organisation auf die absehbaren Erwartungen der Verwaltung auszurichten. Wer grenzüberschreitend tätig ist oder mehrere feste Tätigkeitsorte hat, sollte jetzt prüfen, ob die relevanten Informationen zu Orten, Zeiten, Funktionen und Verantwortlichkeiten vollständig vorliegen und ob steuerliche Bewertungen dokumentiert sind. Dadurch lassen sich spätere Anpassungen deutlich effizienter umsetzen, sobald die finalen Verwaltungsgrundsätze veröffentlicht sind.
Ein weiterer praktischer Punkt ist die Abstimmung mit Finanzinstitutionen oder Investoren, sofern diese laufend Informationen zur Steuer-Compliance und zu potenziellen Steuerrisiken benötigen. Eine klare, nachvollziehbare Position zum Thema Betriebsstätte unterstützt nicht nur die Steuerdeklaration, sondern auch die Planungssicherheit, etwa bei Expansion, Outsourcing oder bei der Verlagerung von Funktionen. Weil es sich hier um einen Entwurf der Verwaltung handelt und nicht um eine gerichtliche Entscheidung, sind Aktenzeichen oder Entscheidungsdaten eines Gerichts in diesem Zusammenhang nicht einschlägig.
Im Fazit lässt sich festhalten: Der Entwurf ist ein deutlicher Hinweis darauf, dass der Betriebsstättenbegriff in der Verwaltungspraxis weiter präzisiert und harmonisiert werden soll, und dass Unternehmen gut beraten sind, die eigene Fakten- und Prozesslage frühzeitig zu ordnen. Wenn Sie dabei Unterstützung wünschen, begleiten wir kleine und mittelständische Unternehmen bei der steuerlich sauberen Strukturierung und insbesondere bei der Digitalisierung und Prozessoptimierung in der Buchhaltung, sodass Informationen prüfungssicher verfügbar werden und dauerhaft spürbare Kostenersparnisse entstehen.
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