Die steuerliche Behandlung von Kosten im Insolvenzverfahren ist für Unternehmen oft von erheblicher wirtschaftlicher Bedeutung. Das gilt besonders dann, wenn sich die Frage stellt, ob die Vergütung des Insolvenzverwalters den Gewinn mindern kann und zu welchem Zeitpunkt dieser Effekt steuerlich eintritt. Der Bundesfinanzhof hat hierzu mit Entscheidung vom 25.06.2026, Az. III R 35/23, eine praxisrelevante Klarstellung getroffen. Danach können Insolvenzschuldner die Vergütung des Insolvenzverwalters als Betriebsausgaben abziehen, soweit die Tätigkeit des Insolvenzverwalters der Befriedigung betrieblicher Verbindlichkeiten dient. Für bilanzierende Unternehmen kommt zudem die Bildung einer Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten in Betracht, wenn die Voraussetzungen dafür vorliegen.
Insolvenzverwaltervergütung als Betriebsausgabe: Sachverhalt und steuerlicher Hintergrund
Dem Verfahren lag ein Fall zugrunde, in dem über das Vermögen eines Unternehmens im Jahr 2015 das Insolvenzverfahren eröffnet worden war. Der klagende Rechtsanwalt war als Insolvenzverwalter bestellt und führte aufgrund seiner Prozessführungsbefugnis das steuerliche Klageverfahren für den Insolvenzschuldner. In den Streitjahren 2015 bis 2017 machte er in den Steuererklärungen des Insolvenzschuldners Betriebsausgaben in Form von Rückstellungen geltend. Diese Rückstellungen sollten die noch der Höhe nach ungewissen Ansprüche auf Insolvenzverwaltervergütung abbilden.
Das Finanzamt erkannte den Aufwand nicht an. Auch das Finanzgericht folgte zunächst dieser Sichtweise und verneinte den Betriebsausgabenabzug sowie die Voraussetzungen für eine Rückstellung. Der Bundesfinanzhof hat diese Auffassung jedoch nicht bestätigt. Er hob die Entscheidung der Vorinstanz auf und verwies die Sache zur weiteren Prüfung zurück.
Für die Praxis ist der Hintergrund bedeutsam, weil Insolvenzverwalter nicht nur allgemeine Verfahrenshandlungen vornehmen, sondern regelmäßig auch konkret mit betrieblichen Schulden, betrieblichen Vermögenswerten und der Abwicklung betrieblicher Rechtsverhältnisse befasst sind. Daraus ergibt sich die zentrale steuerliche Frage nach der betrieblichen Veranlassung. Dieser Begriff beschreibt, ob ein Aufwand wirtschaftlich durch den Betrieb verursacht ist und deshalb den steuerlichen Gewinn mindern darf. Genau an diesem Punkt setzt die Entscheidung an.
Besonders relevant ist das Thema für kleine Unternehmen, mittelständische Unternehmen, Pflegeeinrichtungen, Krankenhäuser, Handwerksbetriebe und Onlinehändler. Gerade in Krisensituationen ist dort die Abgrenzung zwischen betrieblich und gegebenenfalls privat veranlassten Verbindlichkeiten oft entscheidend für die Höhe der steuerlichen Belastung. Die Entscheidung schafft insoweit mehr Rechtssicherheit.
Betriebliche Veranlassung und Rückstellung: die maßgeblichen Leitlinien des Bundesfinanzhofs
Der Bundesfinanzhof hat die Hauptfrage zugunsten des Insolvenzschuldners beantwortet. Maßgeblich war, dass sich die Geschäftsführung des Insolvenzverwalters nach den Feststellungen der Vorinstanz ganz überwiegend auf die Befriedigung betrieblicher Verbindlichkeiten bezog und damit auf das passive Betriebsvermögen des Insolvenzschuldners. Unter passivem Betriebsvermögen sind die betrieblichen Schulden zu verstehen, die dem Betrieb zuzuordnen sind. Dient die Tätigkeit des Insolvenzverwalters also der Abwicklung gerade dieser betrieblichen Verpflichtungen, spricht dies für einen Betriebsausgabenabzug.
Wesentlich ist die Aussage des Gerichts, dass kein Aufteilungs und Abzugsverbot besteht, wenn an der betrieblichen Veranlassung eines abgrenzbaren Teils der Vergütung kein Zweifel besteht. Mit anderen Worten: Selbst wenn die Tätigkeit des Insolvenzverwalters nicht vollständig betrieblich geprägt sein sollte, kann jedenfalls der klar abgrenzbare betriebliche Anteil steuerlich berücksichtigt werden. Wenn eine exakte Zuordnung nicht möglich ist, darf dieser Anteil notfalls geschätzt werden. Das ist für die Praxis von erheblicher Bedeutung, weil Insolvenzverfahren häufig mehrere Lebens und Vermögensbereiche betreffen und eine mathematisch exakte Trennung oft kaum möglich ist.
Ebenso wichtig ist der zweite Teil der Entscheidung zur Rückstellung. Eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten ist ein Bilanzposten für Verpflichtungen, die wirtschaftlich bereits verursacht sind, deren genaue Höhe oder Fälligkeit aber noch nicht feststeht. Der Bundesfinanzhof hat klargestellt, dass die Begründung des Finanzgerichts gegen die Rückstellungsbildung rechtsfehlerhaft war. Damit ist nicht automatisch jede Rückstellung in vergleichbaren Fällen zulässig, aber die grundsätzliche Möglichkeit ist eröffnet.
Allerdings hat das Gericht eine entscheidende Einschränkung hervorgehoben. Im zweiten Rechtsgang muss geprüft werden, ob der Insolvenzschuldner in den Streitjahren überhaupt noch zur Bilanzierung berechtigt war. Fehlt diese Berechtigung, scheitert die Bildung einer Rückstellung bereits aus diesem Grund. In diesem Fall wäre der Betriebsausgabenabzug nicht schon in den Streitjahren über die Rückstellung möglich, sondern grundsätzlich erst im Zeitpunkt der tatsächlichen Zahlung der Insolvenzverwaltervergütung. Damit hängt der steuerliche Vorteil also maßgeblich von der Gewinnermittlungsart ab. Beim Betriebsvermögensvergleich, also der Bilanzierung, kann eine frühere gewinnmindernde Erfassung in Betracht kommen. Bei einer Gewinnermittlung nach dem Zufluss Abfluss Prinzip verschiebt sich der Abzug regelmäßig auf den Zahlungszeitpunkt.
Steuerliche Folgen für Unternehmen, Mittelstand, Pflege und Onlinehandel
Für kleine Unternehmen und den Mittelstand ist die Entscheidung vor allem deshalb wichtig, weil sie die steuerliche Einordnung insolvenzbedingter Verfahrenskosten präzisiert. Gerät ein Unternehmen in die Insolvenz, bleibt die Frage nach der korrekten steuerlichen Behandlung der Verwaltervergütung für die betroffenen Jahre oft offen. Nun ist klarer, dass ein Betriebsausgabenabzug nicht pauschal mit dem Hinweis versagt werden darf, die Vergütung betreffe das Insolvenzverfahren insgesamt. Vielmehr kommt es auf den konkreten Tätigkeitsbezug an.
Unternehmen sollten daher sorgfältig dokumentieren, in welchem Umfang die Tätigkeit des Insolvenzverwalters auf betriebliche Verbindlichkeiten entfällt. Für bilanzierende Gesellschaften, Einzelunternehmen und Personengesellschaften kann dies unmittelbare Auswirkungen auf den Jahresabschluss und die Steuerlast haben. Gerade in Sanierungs oder Abwicklungssituationen kann eine zutreffend gebildete Rückstellung die Ergebnisdarstellung wesentlich beeinflussen.
Für Pflegeeinrichtungen und Krankenhäuser ist die Entscheidung besonders relevant, weil dort häufig komplexe Vertragsstrukturen, langfristige Verbindlichkeiten und regulierte Leistungsbeziehungen bestehen. Wenn der Insolvenzverwalter etwa betriebliche Lieferantenforderungen, Mietverbindlichkeiten oder Personalfolgen im Unternehmensbereich bearbeitet, spricht dies für einen betrieblichen Zusammenhang. Ähnliches gilt für Onlinehändler, bei denen offene Verbindlichkeiten gegenüber Plattformen, Logistikdienstleistern, Zahlungsabwicklern oder Warenlieferanten typischerweise betrieblich veranlasst sind. Auch in spezialisierten Branchen mit projektbezogenen Finanzierungen oder hohem Fremdkapitalanteil kann die Entscheidung die steuerliche Beurteilung maßgeblich beeinflussen.
Praktisch bedeutsam ist zudem, dass Schätzungen zulässig sein können, wenn der betriebliche Anteil der Insolvenzverwaltervergütung nicht exakt bestimmbar ist. Das entbindet Unternehmen jedoch nicht von einer belastbaren Tatsachengrundlage. Wer eine Schätzung steuerlich durchsetzen will, benötigt nachvollziehbare Unterlagen zur Tätigkeit des Insolvenzverwalters, zur Struktur der Verbindlichkeiten und zur Zuordnung zum Betrieb. Ohne diese Dokumentation steigt das Risiko späterer Auseinandersetzungen mit dem Finanzamt erheblich.
Schließlich zeigt die Entscheidung, wie wichtig die vorgelagerte Prüfung der Gewinnermittlungsart ist. Ob ein Unternehmen noch bilanzieren darf oder muss, ist keine bloße Formalie, sondern kann über den Zeitpunkt des Betriebsausgabenabzugs entscheiden. Für die Liquiditätsplanung in der Krise ist das von erheblicher Bedeutung.
Fazit zur Insolvenzverwaltervergütung und zum Betriebsausgabenabzug
Die Entscheidung vom 25.06.2026, Az. III R 35/23, bringt ein wichtiges Stück Rechtsklarheit für die Insolvenz und Steuerpraxis. Insolvenzschuldner können die Vergütung des Insolvenzverwalters als Betriebsausgabe abziehen, soweit dessen Tätigkeit der Befriedigung betrieblicher Verbindlichkeiten dient. Für bilanzierende Unternehmen ist darüber hinaus die Bildung einer Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten grundsätzlich möglich. Entscheidend bleiben die betriebliche Zuordnung der Verwaltertätigkeit, eine tragfähige Dokumentation und die richtige Einordnung der Gewinnermittlungsart.
Für Unternehmen in der Krise, für Steuerberatende und für Finanzinstitutionen ergibt sich daraus ein klarer Prüfungsrahmen, der bei Jahresabschluss, Steuererklärung und Sanierungsplanung frühzeitig berücksichtigt werden sollte. Unsere Kanzlei begleitet kleine und mittelständische Unternehmen branchenübergreifend mit besonderem Fokus auf digitale Buchhaltungsprozesse, Prozessoptimierung und die damit verbundenen spürbaren Kostenersparnisse. Gerade in komplexen Sondersituationen hilft eine saubere digitale Struktur dabei, steuerliche Chancen rechtssicher zu nutzen und Abläufe im Mittelstand nachhaltig effizienter zu gestalten.
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