beSt Nutzungspflicht im Finanzgerichtsprozess: Kern der Entscheidung
Die elektronische Kommunikation mit den Finanzgerichten ist für bestimmte Berufsgruppen nicht nur eine Erleichterung, sondern eine verbindliche Formvorgabe. In der Praxis entsteht dabei immer wieder ein Grenzfall: Was gilt, wenn ein Steuerberater nicht im Mandat, sondern in eigener Sache als Privatperson klagt und dabei sogar nicht ausdrücklich auf seine Berufsträgereigenschaft hinweist? Der Bundesfinanzhof hat diese Frage mit Urteil vom 25.11.2025 (VIII R 2/25) klar beantwortet und damit die prozessuale Messlatte für Berufsträger deutlich hochgehängt.
Im Mittelpunkt steht die Vorschrift Finanzgerichtsordnung, die die Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs anordnet. Vereinfacht geht es um eine Nutzungspflicht: Bestimmte Personen müssen Schriftsätze und Erklärungen gegenüber dem Finanzgericht auf einem elektronischen Weg übermitteln. Dabei stellt sich dogmatisch die Frage, ob das Gesetz an die Rolle im konkreten Verfahren anknüpft, also daran, ob jemand als Bevollmächtigter oder Vertreter auftritt, oder ob es auf den beruflichen Status als solchen ankommt. Der Bundesfinanzhof stellt heraus, dass die Pflicht auch dann greift, wenn der Steuerberater eine finanzgerichtliche Klage als Privatperson erhebt, ohne auf seine Zulassung hinzuweisen, und selbst wenn er von seinem Recht Gebrauch macht, sich vor dem Finanzgericht selbst zu vertreten.
Für Unternehmen und Finanzinstitutionen ist das zwar zunächst ein Thema aus der Welt der steuerberatenden Berufe, mittelbar betrifft es jedoch die Verlässlichkeit von Fristen, die Prozessrisiken in streitigen Verfahren und die Organisation von Rechtsbehelfsprozessen. Für Steuerkanzleien und Compliance Verantwortliche ist es ein deutliches Signal: Formfehler im elektronischen Rechtsverkehr sind kein Randthema, sondern können über Zulässigkeit oder Unzulässigkeit eines Rechtsbehelfs entscheiden.
Rechtlicher Rahmen: Elektronischer Rechtsverkehr und Selbstvertretung
Die Finanzgerichtsordnung regelt, in welcher Form eine Klage oder ein sonstiger Schriftsatz wirksam bei Gericht eingereicht wird. Die Nutzungspflicht des elektronischen Rechtsverkehrs bedeutet, dass die Einreichung in Papierform oder über nicht vorgesehene Übermittlungswege prozessual unwirksam sein kann. Entscheidend ist dann nicht, ob das inhaltliche Begehren nachvollziehbar ist, sondern ob die Form stimmt. Der elektronische Rechtsverkehr ist dabei kein bloßes Kommunikationsmittel, sondern Teil der gesetzlichen Zugangsvoraussetzungen zum Gericht.
Das besondere elektronische Steuerberaterpostfach ist ein hierfür eingerichteter sicherer Übermittlungsweg für Steuerberater. Es dient der authentifizierten, vertraulichen und nachvollziehbaren Kommunikation mit Gerichten und Behörden. Die Pflicht zur Nutzung setzt voraus, dass der Gesetzgeber die Berufsgruppe als Adressatenkreis bestimmt und dass der jeweilige Schriftsatz in den Anwendungsbereich der Vorschrift fällt, etwa bei der Klageerhebung oder bei wesentlichen Prozesshandlungen.
Parallel hierzu kennt die Finanzgerichtsordnung das Selbstvertretungsrecht. Damit ist gemeint, dass eine Person unter bestimmten Voraussetzungen ohne Bevollmächtigten vor dem Finanzgericht auftreten darf. Für Steuerberater ist in der Praxis relevant, dass sie nicht nur als Prozessbevollmächtigte Dritter auftreten, sondern unter Umständen auch eigene Angelegenheiten selbst führen oder Angehörige vertreten können. Der Streitpunkt im entschiedenen Fall lag darin, ob die elektronische Nutzungspflicht in solchen Konstellationen deshalb entfällt, weil der Steuerberater gerade nicht als beruflicher Vertreter im Außenauftritt agiert, sondern als Privatperson oder als naher Vertreter.
Der Bundesfinanzhof beantwortet diese Frage im Ergebnis statusbezogen. Maßgeblich ist die Zugehörigkeit zur Berufsgruppe, nicht die Selbstdarstellung im konkreten Verfahren. Damit wird die Nutzungspflicht nicht dadurch abbedungen, dass die Klage als Privatperson erhoben wird oder dass die Berufsträgereigenschaft nicht offengelegt wird. Wer die berufliche Qualifikation innehat, unterliegt den damit verbundenen prozessualen Kommunikationspflichten.
Praktische Folgen: Fristen, Zulässigkeit und Haftungsrisiken
Die wesentliche praktische Konsequenz liegt in der erhöhten Sorgfaltspflicht bei der Wahl des Übermittlungswegs. Wenn eine Klage oder ein fristwahrender Schriftsatz nicht in der vorgeschriebenen elektronischen Form eingereicht wird, droht die Unwirksamkeit der Prozesshandlung. Im finanzgerichtlichen Verfahren kann dies die Unzulässigkeit der Klage zur Folge haben, was in der Sache einem endgültigen Rechtsverlust gleichkommen kann, wenn die Frist nicht mehr heilbar ist. Auch wenn im Einzelfall Wiedereinsetzung in Betracht kommt, ist das stets ein unsicherer Ausnahmeweg und setzt zusätzliche Voraussetzungen voraus, insbesondere fehlendes Verschulden.
Für Steuerberater kommt hinzu, dass solche Formfehler nicht nur das eigene Verfahren betreffen, sondern auch haftungsrechtlich relevant werden können, wenn in vergleichbaren Konstellationen Mandanten betroffen sind oder wenn Kanzleiprozesse insgesamt nicht sauber zwischen privater und beruflicher Kommunikation trennen. Die Entscheidung wirkt deshalb wie ein Compliance Hinweis: Berufsträger sollten organisatorisch sicherstellen, dass fristgebundene Schriftsätze an Finanzgerichte konsequent über den vorgesehenen elektronischen Übermittlungsweg laufen, unabhängig davon, ob ein Mandat vorliegt oder die Angelegenheit privat motiviert ist.
Für Unternehmen, Onlinehändler und auch spezialisierte Branchen wie Pflegeeinrichtungen oder Krankenhäuser ist die Botschaft vor allem indirekt, aber praxisnah: In streitigen steuerlichen Verfahren hängt die Durchsetzbarkeit von Positionen nicht nur von materiell rechtlichen Argumenten ab, sondern ebenso von verfahrensrechtlicher Professionalität. Wenn interne Steuerabteilungen oder externe Berater Prozesse führen, sollten Kommunikationswege, Zuständigkeiten und Fristenmanagement robust gestaltet sein, damit keine Formverstöße die Rechtsverfolgung gefährden. Kreditinstitute und Finanzinstitutionen, die steuerliche Verfahren im Kontext von Strukturierungen, Quellensteuern oder Betriebsprüfungsfolgen begleiten, profitieren ebenfalls von verlässlichen Prozessstandards, weil sich Prozessrisiken und Zeitpläne besser kalkulieren lassen.
Bemerkenswert ist zudem, dass das Unterlassen eines Hinweises auf die Zulassung als Steuerberater nach der Entscheidung keine Schutzwirkung entfaltet. Das bedeutet in der Konsequenz, dass Gerichte die Eigenschaft als Berufsträger gegebenenfalls auch anderweitig berücksichtigen und dass sich der Betroffene nicht darauf berufen kann, er habe als Privatperson gehandelt. Für die Praxis ist das ein deutliches Argument, Privatsachen von Berufsträgersachen nicht nur gedanklich, sondern auch technisch und organisatorisch sauber abzubilden, damit die richtige Versandart stets eingehalten wird.
Umsetzung in Kanzlei und Unternehmen: Prozesssichere Digitalisierung
Aus Sicht der Prozesspraxis empfiehlt sich, den elektronischen Rechtsverkehr nicht als isolierte Spezialanforderung zu behandeln, sondern als Bestandteil eines umfassenden Fristen und Dokumentenprozesses. Entscheidend ist, dass die relevanten Ausgangspunkte eindeutig sind: Welche Art von Schriftsatz liegt vor, welche Frist ist betroffen, und welcher Übermittlungsweg ist zwingend? Gerade in kleineren Kanzleien oder in Unternehmen ohne große Rechtsabteilung werden solche Entscheidungen häufig situativ getroffen. Die Entscheidung des Bundesfinanzhofs zeigt jedoch, dass situative Lösungen riskant sind, wenn die Person aufgrund ihres Berufsstatus zwingend elektronisch kommunizieren muss.
In der praktischen Umsetzung ist weniger die Theorie ausschlaggebend als die Alltagstauglichkeit. Das beginnt bei der eindeutigen Zuordnung von Vorgängen und endet bei der dokumentierten Kontrolle des erfolgreichen Versands. Da das besondere elektronische Steuerberaterpostfach auf sicheren Übermittlungswegen beruht, ist die Nachweisbarkeit der Absendung und des Zugangs ein wesentlicher Vorteil, der zugleich die Erwartungshaltung der Gerichte widerspiegelt. Wer den elektronischen Kanal beherrscht, reduziert nicht nur Formrisiken, sondern gewinnt auch Geschwindigkeit in der Kommunikation und Transparenz für die interne Aktenführung.
Für Unternehmen kann daraus ein best practice abgeleitet werden, wenn sie mit externen Steuerberatern zusammenarbeiten: Klare Abstimmung, wer welche Schriftsätze übermittelt, wie Freigaben erfolgen und wie Fristen überwacht werden. Insbesondere in Konstellationen mit mehreren Beteiligten, etwa bei Konzernstrukturen, Joint Ventures oder bei Betriebsprüfungen mit parallelen Einspruchs und Klageverfahren, entscheidet ein konsistenter digitaler Prozess darüber, ob die Verfahrensführung stabil bleibt. Bei stark regulierten Bereichen wie Gesundheitseinrichtungen oder bei datenintensiven Onlinehändlern kommt hinzu, dass die digitale Dokumentation und die schnelle Verfügbarkeit von Unterlagen die Zusammenarbeit zwischen kaufmännischer Leitung, Steuerberatung und gegebenenfalls Finanzierungspartnern spürbar erleichtert.
Fazit: Das Urteil vom 25.11.2025 (VIII R 2/25) macht deutlich, dass die Nutzungspflicht des besonderen elektronischen Steuerberaterpostfachs an den Status als Steuerberater anknüpft und nicht daran, ob eine Person im konkreten Verfahren als Berufsträger auftritt oder sich als Privatperson versteht. Wer als Steuerberater Klage erhebt oder Angehörige vertritt, muss daher die prozessual vorgeschriebene elektronische Form einhalten, um Rechtsverluste zu vermeiden. Gern unterstützen wir als Kanzlei kleine und mittelständische Unternehmen sowie Berufsträger dabei, digitale Prozesse in Buchhaltung und steuerlicher Verfahrensführung sauber aufzusetzen und durch Prozessoptimierung nachhaltig Kosten zu senken.
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