Wer krankheitsbedingte Kündigungen rechtssicher vorbereiten will, muss nicht nur die Fehlzeiten sauber dokumentieren, sondern auch den Zugang einer Einladung zum betrieblichen Eingliederungsmanagement verlässlich nachweisen können. Genau an dieser Stelle setzt die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom 07.05.2026 zum Aktenzeichen 2 AZR 184/25 an. Sie zeigt mit großer Klarheit, dass technische Zustellabläufe beim Einwurf Einschreiben arbeitsrechtlich nicht automatisch genügen. Für Unternehmen, Personalabteilungen, Pflegeeinrichtungen, kommunale Arbeitgeber, Logistikbetriebe und andere arbeitsintensive Branchen ist das von erheblicher Bedeutung, weil schon ein nicht bewiesener Zugang die Verhältnismäßigkeit einer krankheitsbedingten Kündigung zu Fall bringen kann.
bEM-Einladung, Fehlzeiten und Zugangsnachweis als Kern des Kündigungsschutzes
Dem Verfahren lag eine ordentliche Kündigung zugrunde, die auf häufige krankheitsbedingte Fehlzeiten gestützt war. Der Arbeitnehmer war in mehreren aufeinanderfolgenden Jahren jeweils länger als sechs Wochen arbeitsunfähig. Damit war die Schwelle erreicht, ab der der Arbeitgeber grundsätzlich ein betriebliches Eingliederungsmanagement anbieten muss. Das betriebliche Eingliederungsmanagement, kurz bEM, ist ein gesetzlich vorgesehenes Verfahren, mit dem geklärt werden soll, wie die Arbeitsunfähigkeit überwunden, erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt und das Arbeitsverhältnis erhalten werden kann.
Die Arbeitgeberin hatte dem Arbeitnehmer in der Vergangenheit mehrfach ein bEM angeboten. Ein früheres Angebot hatte der Arbeitnehmer auch einmal angenommen. Später reagierte er auf eine weitere Einladung nicht. Nachdem erneut erhebliche Fehlzeiten aufgetreten waren, versandte die Arbeitgeberin im Oktober 2023 eine weitere bEM-Einladung als Einwurf Einschreiben. Genau über den Zugang dieses Schreibens entstand Streit. Der Arbeitnehmer bestritt, die Einladung erhalten zu haben, und machte geltend, er hätte an dem bEM teilgenommen, wenn ihm das Schreiben zugegangen wäre.
Im Kündigungsschutzprozess ist dieser Punkt zentral. Denn bei einer krankheitsbedingten Kündigung genügt es nicht, nur hohe Fehlzeiten, Entgeltfortzahlungskosten oder Belastungen der betrieblichen Abläufe zu benennen. Zusätzlich muss die Kündigung verhältnismäßig sein. Verhältnismäßigkeit bedeutet im Arbeitsrecht, dass kein milderes, gleich geeignetes Mittel zur Verfügung stehen darf, um das Arbeitsverhältnis zu erhalten. Das bEM ist selbst zwar nicht dieses mildere Mittel, konkretisiert aber die Pflicht des Arbeitgebers, vor einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses nach solchen milderen Möglichkeiten ernsthaft zu suchen.
Zugang von Einwurf Einschreiben und Grenzen des Anscheinsbeweises
Das Bundesarbeitsgericht hat die Revision der Arbeitgeberin zurückgewiesen. Maßgeblich war, dass der Zugang der bEM-Einladung vom 11.10.2023 nicht bewiesen werden konnte. Nach Auffassung des Gerichts bestand insbesondere kein Anscheinsbeweis für den Zugang aufgrund des von der Deutschen Post verwendeten Scan Verfahrens.
Ein Anscheinsbeweis ist eine Beweiserleichterung für typische Geschehensabläufe. Er greift ein, wenn aufgrund der allgemeinen Lebenserfahrung mit hoher Wahrscheinlichkeit auf einen bestimmten Ablauf geschlossen werden kann. Im Streit um den Zugang schriftlicher Erklärungen ist das für Arbeitgeber besonders wichtig, weil der Zugang häufig außerhalb der eigenen Wahrnehmung stattfindet und deshalb schwierig nachzuweisen ist.
Das Gericht hat jedoch deutlich gemacht, dass das hier festgestellte Zustellverfahren diese Typizität gerade nicht trägt. Nach den vom Landesarbeitsgericht festgestellten Abläufen unterschreibt der Zusteller auf dem Scanner einen Text, wonach die Sendung bereits übergeben oder in die Empfangsvorrichtung eingelegt worden sei, bevor der eigentliche Einwurf in den Briefkasten erfolgt. Aus Sicht des Bundesarbeitsgerichts ist genau das der entscheidende Schwachpunkt. Der elektronische Auslieferungsbeleg bestätigt damit einen Vorgang zu einem Zeitpunkt, in dem der Zugang noch gar nicht eingetreten ist. Der Beleg ist also jedenfalls vorübergehend objektiv unrichtig.
Diese zeitliche Vorverlagerung der Bestätigung zerstört nach der Entscheidung die Grundlage für einen typischen Geschehensablauf, aus dem sich mit hoher Wahrscheinlichkeit auf den tatsächlichen Zugang schließen ließe. Das Gericht hat hervorgehoben, dass nach Abschluss des Scan Vorgangs keine besondere Kontrolle mehr stattfindet und es keineswegs ungewöhnlich wäre, wenn ein Zusteller noch abgelenkt oder aufgehalten wird. Damit unterscheidet sich dieses Verfahren nicht in rechtlich tragfähiger Weise von einem einfachen Briefversand, bei dem ein Zugangsnachweis regelmäßig ebenfalls nicht geführt werden kann.
Hinzu kam, dass die Zeugenvernehmung des Zustellers keinen verwertbaren Nachweis erbrachte. Er konnte sich weder an die konkrete Zustellung erinnern noch seine Unterschrift auf dem reproduzierten Beleg sicher zuordnen. Das Bundesarbeitsgericht hat die tatrichterliche Würdigung akzeptiert, wonach die Aussage unergiebig blieb. Für die Praxis folgt daraus, dass die Kombination aus Einlieferungsbeleg, Sendungsverfolgung und reproduziertem Auslieferungsbeleg beim hier beschriebenen Scan Verfahren nicht ausreicht, wenn der Empfänger den Zugang substantiiert bestreitet.
Arbeitsrechtlich hatte dies erhebliche Folgen. Weil der Zugang der erneuten bEM-Einladung nicht bewiesen war, galt das bEM als nicht ordnungsgemäß angeboten. Damit traf die Arbeitgeberin eine erweiterte Darlegungs und Beweislast. Sie hätte im Prozess konkret darlegen und gegebenenfalls beweisen müssen, dass auch ein ordnungsgemäß durchgeführtes bEM keinerlei Möglichkeit eröffnet hätte, die Fehlzeiten zu reduzieren oder das Arbeitsverhältnis zu erhalten. Diesen Nachweis konnte sie nicht führen.
Praxisfolgen für Unternehmen, Personalabteilungen und Finanzverantwortliche
Die Entscheidung betrifft weit mehr als nur klassische Personalthemen. Für kleine Unternehmen, mittelständische Betriebe, Pflegeeinrichtungen, Entsorgungsunternehmen, Produktionsbetriebe und Onlinehändler mit hohem Krankenstand berührt sie das Zusammenspiel von Personalprozessen, Dokumentation und Kostensteuerung. Krankheitsbedingte Kündigungen scheitern häufig nicht an der Fehlzeitenstatistik, sondern an formellen und prozessualen Schwächen. Dazu gehört vor allem ein lückenhafter Nachweis, dass das bEM tatsächlich ordnungsgemäß angeboten wurde.
Für Arbeitgeber bedeutet das zunächst, dass das bEM nicht als bloße Formalie behandelt werden darf. Wer nach einer Ablehnung oder Nichtreaktion des Arbeitnehmers erneut erhebliche Fehlzeiten verzeichnet, muss grundsätzlich wieder aktiv werden. Das Bundesarbeitsgericht knüpft damit an seine bisherige Rechtsprechung an, wonach eine frühere Ablehnung des bEM nicht dauerhaft fortwirkt. Zusätzliche Fehlzeiten können die Haltung des Arbeitnehmers verändern. Deshalb ist ein erneutes Angebot regelmäßig erforderlich.
Besonders praxisrelevant ist die Entscheidung für die Wahl des Übermittlungswegs. Einwurf Einschreiben erscheinen im betrieblichen Alltag bequem und standardisiert. Für den streitigen Zugang sind sie aber nicht in jeder Ausgestaltung belastbar. Personalabteilungen sollten deshalb ihre internen Standards überprüfen. Wo der Zugang entscheidend ist, etwa bei bEM Einladungen, Abmahnungen oder sonstigen empfangsbedürftigen Erklärungen, muss der Nachweis so organisiert sein, dass ein späteres Bestreiten möglichst ausgeschlossen oder jedenfalls beweissicher widerlegt werden kann.
Für Steuerberatende und Finanzinstitutionen liegt der praktische Nutzen in der Risikoperspektive. Unwirksame Kündigungen führen zu Nachzahlungen, Prozesskosten, Weiterbeschäftigungsansprüchen und internen Reibungsverlusten. Gerade im Mittelstand wirken sich solche Fehler oft unmittelbar auf Liquidität, Personalplanung und Rückstellungsbedarf aus. In Pflegeeinrichtungen und spezialisierten Dienstleistungsunternehmen kommen zusätzlich Ausfallrisiken in der Schichtplanung und bei der Refinanzierung hinzu. Ein rechtssicheres bEM Verfahren ist deshalb nicht nur arbeitsrechtliche Pflicht, sondern auch Teil wirksamer betriebswirtschaftlicher Steuerung.
Digitalisierung kann hier helfen, wenn sie rechtlich sauber aufgesetzt wird. Relevante Prozesse sollten so gestaltet sein, dass Einladungen, Reaktionen, Gesprächsangebote und etwaige Maßnahmen vollständig, nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert werden. Wichtig ist allerdings, dass digitale Prozesse den Nachweis des tatsächlichen Zugangs nicht nur technisch simulieren, sondern rechtlich tragfähig abbilden. Die Entscheidung macht deutlich, dass ein digital erzeugter Zustellvermerk nur dann nützt, wenn der dokumentierte Ablauf den tatsächlichen Zugang auch wirklich belegt.
Fazit zur bEM-Pflicht und zum sicheren Zugangsnachweis
Die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom 07.05.2026 zum Aktenzeichen 2 AZR 184/25 schärft den Blick für einen oft unterschätzten Punkt im Kündigungsschutzrecht. Bei krankheitsbedingten Kündigungen kommt es entscheidend darauf an, dass ein erforderliches bEM nicht nur inhaltlich korrekt angeboten, sondern dessen Zugang im Streitfall auch bewiesen werden kann. Das beim Einwurf Einschreiben verwendete Scan Verfahren begründet nach dieser Entscheidung keinen Anscheinsbeweis für den Zugang, wenn die Zustellung elektronisch bereits bestätigt wird, bevor der Brief tatsächlich eingeworfen ist.
Für Unternehmen ist die Konsequenz klar. Wer Personalprozesse rechtssicher und wirtschaftlich gestalten will, muss Zustellwege, Dokumentationsstandards und bEM Abläufe enger verzahnen. Unsere Kanzlei betreut kleine und mittelständische Unternehmen bei der rechtssicheren Prozessoptimierung, insbesondere an den Schnittstellen von Buchhaltung, Personalverwaltung und Digitalisierung. Gerade im Mittelstand lassen sich durch klar strukturierte digitale Abläufe nicht nur rechtliche Risiken reduzieren, sondern regelmäßig auch erhebliche Kostenersparungen erzielen.
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