Arbeitszeiterfassung für angestellte Anwälte rechtlich verpflichtend

Arbeitszeiterfassung als zwingende Arbeitgeberpflicht

Die jüngste Entscheidung des Verwaltungsgerichts Hamburg verdeutlicht erneut die Bedeutung einer transparenten und gesetzeskonformen Arbeitszeiterfassung. Selbst hochqualifizierte Berufsgruppen wie angestellte Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte in Großkanzleien unterliegen den Regelungen des Arbeitszeitgesetzes. Nach diesem Gesetz darf die tägliche Arbeitszeit grundsätzlich acht Stunden nicht überschreiten. Eine Verlängerung auf bis zu zehn Stunden ist nur zulässig, wenn innerhalb von sechs Monaten oder 24 Wochen ein entsprechender Ausgleich erfolgt. Das Gericht stellte klar, dass das Gesetz keine Ausnahme für Associates oder andere angestellte Juristinnen und Juristen vorsieht, auch wenn diese als Organe der Rechtspflege eine besondere Verantwortung gegenüber ihren Mandanten tragen.

Von zentraler Bedeutung ist dabei § 17 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz, der den zuständigen Behörden das Recht einräumt, die Erfassung der Arbeitszeiten anzuordnen, wenn ein hinreichender Verdacht auf Verstöße gegen die Höchstarbeitszeiten oder Ruhezeiten besteht. Im konkreten Fall lagen der Arbeitsschutzbehörde anonyme Hinweise vor, wonach Mitarbeitende regelmäßig zwischen 9 Uhr morgens und Mitternacht gearbeitet hätten. Der Verdacht einer systematischen Überschreitung der gesetzlichen Arbeitszeitgrenzen war somit ausreichend begründet.

Gesetzliche Grundlage und unionsrechtlicher Einfluss

Das Arbeitszeitgesetz dient der Umsetzung der europäischen Arbeitszeitrichtlinie 2003/88/EG, deren Ziel der Schutz der physischen und psychischen Gesundheit von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern ist. Bereits der Europäische Gerichtshof hat in seiner Entscheidung vom 14. Mai 2019 (Rechtssache C‑55/18) klargestellt, dass Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einführen müssen. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Rechtsprechung im Jahr 2022 in nationales Recht eingeordnet und eine generelle Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bejaht. Daran knüpft das Verwaltungsgericht Hamburg konsequent an, indem es die Verantwortung zur Einrichtung eines entsprechenden Systems ausdrücklich auch für Kanzleien bestätigt.

Besonders hervorgehoben wurde vom Gericht, dass die Erfassung nicht nur der Überstunden, sondern der gesamten Arbeitszeit erforderlich ist. Nur so lasse sich konkret nachvollziehen, ob die vorgegebenen Ruhezeiten von mindestens elf Stunden zwischen zwei Arbeitstagen eingehalten werden. Eine bloße Dokumentation der Mehrarbeit wäre unzureichend, da sie den gesetzlich intendierten Gesundheitsschutz unterlaufe. Zugleich wies das Gericht den Einwand zurück, die Arbeitszeiterfassung gefährde die anwaltliche Unabhängigkeit oder das Verhältnis zwischen Anwalt und Mandant. Vielmehr sei es Aufgabe der Kanzleiorganisation, die Bearbeitung der Mandate innerhalb der gesetzlichen Rahmenbedingungen sicherzustellen.

Praktische Auswirkungen für Kanzleien und Unternehmen

Für Unternehmen – gleich welcher Branche – ergibt sich aus der Entscheidung ein klares Handlungsgebot. Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber sind verpflichtet, Systeme zur Arbeitszeiterfassung einzuführen, die sowohl rechtssicher als auch praktikabel sind. Dabei ist die Form der Erfassung nicht vorgeschrieben; sie kann digital, durch elektronische Lösungen oder händisch über schriftliche Aufzeichnungen erfolgen. Entscheidend ist die Verlässlichkeit und Nachvollziehbarkeit der Daten. Gerade in Branchen, in denen flexible Arbeitszeiten, Homeoffice oder projektbasierte Tätigkeiten üblich sind, gewinnt die lückenlose Dokumentation besondere Bedeutung.

Für große Kanzleien und beratende Unternehmen bedeutet dies, ihre internen Abläufe organisatorisch zu überprüfen. Das Gericht machte deutlich, dass der enge Zusammenhang zwischen Mandatsarbeit und Arbeitszeit keine Ausnahme rechtfertigt. Die Pflicht zur Mandatsvertretung bis zur „Unzeit“, wie es die Bundesrechtsanwaltsordnung in § 43 in Verbindung mit § 671 Bürgerliches Gesetzbuch regelt, steht nicht über der Fürsorgepflicht der Arbeitgeber gegenüber ihren Mitarbeitenden. Vielmehr müsse durch verbesserte Personaleinsatzplanung sichergestellt werden, dass Überlastung vermieden und gleichzeitig Kontinuität in der Mandatsführung gewährleistet bleibt. Wenn ein Mandat dauerhafte Mehrarbeit verursache, sei dies organisatorisch zu berücksichtigen – gegebenenfalls durch zusätzliche personelle Ressourcen oder durch den Aufbau von Vertretungsstrukturen.

Während es sich hier um eine Entscheidung aus dem anwaltlichen Berufsrecht handelt, ist ihre Tragweite erheblich weiter. Jede Branche, in der Beschäftigte regelmäßig über die vereinbarten Zeiten hinaus tätig sind, ist verpflichtet, die gesetzlichen Höchstarbeitszeiten einzuhalten. Dies gilt besonders in Pflegeeinrichtungen, Kliniken, Handwerksbetrieben und in mittelständischen Betrieben mit hoher Auftragsdichte. Die Rechtsprechung zeigt deutlich, dass Gerichte die Verantwortung für den Arbeitszeitschutz zunehmend bei den Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern verorten und einschreiten, wenn Verstöße erkennbar sind.

Fazit und Handlungsempfehlung für die Praxis

Das Urteil des Verwaltungsgerichts Hamburg vom 18. November 2025 (Az. 21 K 1202/25) konkretisiert die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung und stellt klar, dass auch qualifizierte Beschäftigte, die nicht leitende Angestellte im Sinne des Gesetzes sind, dem Arbeitszeitgesetz unterliegen. Arbeitgeber können sich weder auf freiwillige Selbstkontrolle ihrer Mitarbeitenden noch auf berufsspezifische Sonderrollen berufen. Die Umsetzung entsprechender Arbeitszeitsysteme ist nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit, sondern dient zugleich der Risikominimierung, indem Bußgelder und Haftungsrisiken vermieden werden. Auch aus wirtschaftlicher Sicht bietet eine strukturierte Zeiterfassung Chancen: Sie schafft Transparenz, ermöglicht die Optimierung von Arbeitsprozessen und bildet die Grundlage für eine gerechte Vergütungssystematik.

Unternehmen sollten daher nicht abwarten, bis eine behördliche Anordnung oder gerichtliche Entscheidung sie zur Einführung zwingt. Vielmehr empfiehlt es sich, vorhandene Systeme zu prüfen und technische Lösungen einzusetzen, die den gesetzlichen Anforderungen genügen und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand minimieren. Eine moderne digitale Arbeitszeiterfassung lässt sich zudem hervorragend mit anderen Prozessen der Personal- und Finanzbuchhaltung verzahnen, was langfristig Effizienzgewinne ermöglicht.

Unsere Kanzlei unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen dabei, solche Prozesse rechtssicher und zugleich kostenbewusst zu gestalten. Wir verfügen über umfassende Erfahrung in der Digitalisierung und Prozessoptimierung innerhalb der Buchhaltung und helfen unseren Mandanten, nachhaltige Strukturen zu etablieren, die nicht nur gesetzlichen Vorgaben entsprechen, sondern auch spürbare Kostenvorteile schaffen.