Einordnung der Entscheidung und rechtlicher Hintergrund
Das Verwaltungsgericht Aachen hat mit Urteilen vom 1. September 2025 in mehreren Verfahren (Aktenzeichen 1 K 2073/24, 1 K 2473/24, 1 K 2560/24 und 1 K 2818/24) entschieden, dass Sprengstoffentschärfer der Bundeswehr Erschwerniszulagen, die ihnen in den Jahren 2018 und 2019 für Fahrzeugkontrollen an den Einfahrten zu Camps in Mali und Afghanistan ausgezahlt wurden, vorerst nicht zurückzahlen müssen. Hintergrund war die Auffassung des Bundesverwaltungsamts, dass diese Zulagen zu Unrecht gewährt worden seien, da sie nur bei einem konkreten Gefahrenverdacht hätten ausgezahlt werden dürfen. Hier ging die Behörde davon aus, dass es sich lediglich um Routinekontrollen handelte. Die Rückforderungsbeträge hätten im Einzelfall bis zu 77.000 Euro betragen.
Die Erschwerniszulage ist eine besondere Form der finanziellen Anerkennung für Tätigkeiten, die mit einer erhöhten Belastung oder Gefahr verbunden sind. Im Verwaltungsrecht spielt zudem der Begriff der Billigkeitsentscheidung eine zentrale Rolle. Damit ist gemeint, dass eine Behörde bei Überzahlungen durch öffentliche Stellen abwägen muss, ob und in welchem Umfang eine Rückforderung gerechtfertigt ist. Diese Entscheidung hat eine Korrektivfunktion, um offensichtliche Ungerechtigkeiten zu vermeiden.
Bedeutung der Billigkeitsentscheidung
Das Verwaltungsgericht hat seine Entscheidung vor allem auf eine fehlerhafte Billigkeitsabwägung gestützt. Nach ständiger Rechtsprechung müssen Behörden prüfen, in welchem Umfang eine Überzahlung von ihnen selbst verschuldet wurde. Liegt die Verantwortung für die fehlerhafte Auszahlung überwiegend bei der Behörde, ist es regelmäßig sachgerecht, zumindest teilweise von einer Rückforderung abzusehen. In der Praxis bedeutet dies, dass nicht allein die objektive Rechtswidrigkeit einer Zahlung über die Rückforderung entscheidet, sondern auch die Frage, ob dem betroffenen Arbeitnehmer ein Mitverschulden anzulasten ist. Gerade bei systematischen Fehlern in der Verwaltungspraxis ist es somit geboten, die Rückforderung im Sinne der Fairness zu reduzieren oder vollständig auszuschließen.
Das Gericht führte aus, dass bei den betroffenen Soldaten ein Mitverschulden nicht erkennbar sei. Vielmehr sei das Bundesverwaltungsamt selbst in überwiegendem Maße für die überhöhten Zahlungen verantwortlich gewesen. Da diese behördliche Verantwortung in den Rückforderungsbescheiden nicht berücksichtigt wurde, seien die Bescheide rechtswidrig und mussten aufgehoben werden.
Übertragbarkeit auf die Arbeitswelt von Unternehmen
Die Entscheidung macht deutlich, dass Fragen zur Rückforderung überzahlter Leistungen nicht nur im öffentlichen Dienst relevant sind, sondern auch im Arbeitsrecht allgemein und damit in Unternehmen aller Größenordnung. Ob es sich um fehlerhafte Gehaltsabrechnungen in kleineren Betrieben, um irrtümlich ausgezahlte Sonderzulagen in Pflegeeinrichtungen oder um unklare Bonusregelungen im Bereich von mittelständischen Industrieunternehmen handelt: immer besteht die Notwendigkeit, eine sachgerechte Lösung zu finden, die sowohl den rechtlichen Rahmenbedingungen als auch der Fairness Rechnung trägt.
Nach den Grundsätzen des Arbeitsrechts dürfen Arbeitgeber zu viel gezahltes Arbeitsentgelt grundsätzlich zurückfordern. Dies gilt grundsätzlich unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer den Fehler hätte erkennen können. Allerdings hat die Rechtsprechung auch im privatrechtlichen Arbeitsverhältnis anerkannt, dass eine Rückforderung unzulässig sein kann, wenn sie im Einzelfall unbillig wäre. Dies betrifft insbesondere Konstellationen, in denen der Arbeitnehmer die Überzahlung nicht erkennen konnte und sie bereits im Vertrauen auf ihre Rechtmäßigkeit verbraucht hat. Hier entsteht eine Parallele zur Billigkeitsentscheidung im öffentlichen Recht.
Konsequenzen für die Praxis und Fazit
Für die betriebliche Praxis zeigt sich, dass Arbeitgeber sorgfältig prüfen sollten, inwieweit fehlerhafte Zahlungen tatsächlich rückabgewickelt werden können. Dies gilt für kleine Unternehmen ebenso wie für mittelständische Betriebe oder auch für öffentliche Einrichtungen. Eine einseitige Rückforderung ohne Abwägung der Gesamtumstände kann rechtlich angreifbar sein und zu unnötigen Rechtsstreitigkeiten führen. Für Beschäftigte bedeutet die Entscheidung wiederum eine Stärkung der Rechtssicherheit und zeigt, dass es sinnvoll ist, Rückforderungsverlangen nicht unkritisch zu akzeptieren, sondern juristisch prüfen zu lassen.
Gerade im Kontext zunehmender Digitalisierung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie der automatisierten Buchhaltung sind Unternehmen gefordert, Prozesse so zu gestalten, dass Fehlerquellen minimiert werden. Eine klare, rechtssichere Praxis bei Sonderzahlungen und Zulagen schützt nicht nur vor kostenintensiven Rückforderungen, sondern trägt auch entscheidend zur Vertrauensbasis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer bei.
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