Akteneinsicht und Verfahrensfairness vor dem Finanzgericht – aktuelle Grundsätze des BFH
Mit Beschluss vom 11. September 2024 (Az. XI B 18/24) hat der Bundesfinanzhof die Bedeutung klarer Grenzen beim Akteneinsichtsrecht im finanzgerichtlichen Verfahren hervorgehoben. Die Entscheidung klärt, dass ein Anspruch auf Einsicht nur in die Akten besteht, die das Finanzgericht tatsächlich von der Finanzbehörde erhalten hat. Anträge auf Einsichtnahme in weitere, dem Gericht nicht vorgelegte Akten sind unzulässig. Unternehmen, Steuerberater und Rechtsvertreter müssen diesen Grundsatz im Rahmen ihrer Verfahrensstrategien künftig präzise beachten, um unnötige Konflikte mit den Finanzgerichten zu vermeiden.
Hintergrund der Entscheidung war eine Nichtzulassungsbeschwerde, mit der die Klägerin unter anderem rügte, sie habe keine ausreichende Akteneinsicht erhalten und das Finanzgericht habe wesentliche Akten nicht beigezogen. Der Bundesfinanzhof stellte klar, dass die Regelungen der Finanzgerichtsordnung eine sorgfältig abgewogene Verteilung der Verantwortung zwischen Finanzamt und Gericht vorsehen. § 71 Absatz 2 bestimmt, dass nur diejenigen Unterlagen übermittelt werden, die aus Sicht des Gerichts für die Entscheidung erforderlich sind. Das Einsichtsrecht aus § 78 Absatz 1 ergibt sich allein in Bezug auf diese Akten und ist zugleich Ausdruck des verfassungsrechtlichen Anspruchs auf rechtliches Gehör.
Verfahrensrechtliche Tragweite der BFH-Entscheidung und ihre Begründung
Der Bundesfinanzhof bekräftigte, dass das Finanzgericht in seiner Rolle als unabhängige Kontrollinstanz der Verwaltung nur dort in die behördliche Aktenführung eingreifen darf, wo dies für die Entscheidungsfindung zwingend notwendig ist. Eine generalisierte Pflicht, alle Akten einer Finanzbehörde beizuziehen, besteht nicht. Damit konkretisiert das Gericht die Abgrenzung zwischen den Untersuchungsgrundsätzen des Finanzamts und der gerichtlichen Sachaufklärungspflicht nach § 76 Absatz 1 der Finanzgerichtsordnung.
Diese Vorschrift verpflichtet das Gericht, die für die Entscheidung wesentlichen Tatsachen eigenständig zu ermitteln, verlangt jedoch keine Ermittlung „ins Blaue hinein“. Entscheidend ist die objektive Relevanz der Unterlagen. Bei der Beurteilung eines behaupteten Verfahrensfehlers prüft das Revisionsgericht, ob die Entscheidung des Finanzgerichts auf dem Mangel beruhen könnte. Nur wenn ein solcher Zusammenhang konkret dargelegt ist, kann eine Revision zugelassen werden. Die Klägerin hatte im vorliegenden Fall nicht substantiiert dargelegt, inwieweit die unterbliebene Aktenbeiziehung die Entscheidung beeinflusst haben könnte. Der bloße Verweis darauf, dass die Einsicht zur Stützung des eigenen Vortrags dienen solle, genügte nicht.
Die Argumentation zeigt, dass der BFH großes Gewicht auf die Eigenverantwortung der Prozessbeteiligten legt. Wer einen Verfahrensfehler geltend machen will, muss diesen nicht nur benennen, sondern auch nachvollziehbar begründen und belegen. Diese Linie fügt sich nahtlos in die bisherige Rechtsprechung ein, die eine zunehmend strukturierte und dokumentierte Prozessführung verlangt. Auch die Anforderung an eine hinreichende Begründung steuergerichtlicher Entscheidungen wird gestärkt: Nur wenn ein Finanzgericht zentrale Streitfragen unbegründet lässt oder unverständlich abhandelt, liegt ein Verfahrensmangel vor. Das vorliegende Finanzgerichtsurteil erfüllte diese Voraussetzungen nicht.
Relevanz für Unternehmen, Steuerberater und spezialisierte Einrichtungen
Für kleine und mittelständische Unternehmen, aber auch für spezialisierte Einrichtungen wie Pflegeeinrichtungen, Krankenhäuser oder gemeinnützige Organisationen, hat die Entscheidung praktische Bedeutung für das Zusammenspiel mit der Finanzverwaltung und die Verteidigung in finanzgerichtlichen Verfahren. Besonders in Fällen von Betriebsprüfungen oder Nachschauen kommt es regelmäßig zu Auseinandersetzungen über die Einsicht in Prüfungsakten. Der Bundesfinanzhof verdeutlicht, dass die Beteiligten ihre Verfahrensrechte gezielt und innerhalb der gesetzlich vorgesehenen Grenzen nutzen müssen. Dies schließt ein, frühzeitig zu prüfen, welche Akten im gerichtlichen Verfahren tatsächlich relevant sind und wie deren Nichtbeiziehung begründet werden kann.
Onlinehändler und technologieorientierte Dienstleister profitieren ebenfalls von der Entscheidung, da sie oft in komplexe steuerliche Sachverhalte mit mehreren Prüfinstanzen eingebunden sind. Die Entscheidung schafft mehr Transparenz über den Umfang des gerichtlichen Prüfstoffs und signalisiert, dass Gerichte keine zusätzlich angeforderten Akten einsehen müssen, wenn diese für die Entscheidung nicht erforderlich sind. Steuerberaterinnen und Berater sollten Mandanten deshalb darauf hinweisen, dass Anträge auf Akteneinsicht konkret und zweckbezogen formuliert werden müssen. Pauschale Verfahrensrügen oder undifferenzierte Beanstandungen schwächen die Position vor Gericht und erhöhen das Risiko, dass Rechtsmittel scheitern.
Auch Finanzinstitute und steuerintensive Betriebe können aus dem Beschluss ableiten, dass die Grenzen der gerichtlichen Sachverhaltsermittlung zunehmend strikt ausgelegt werden. Dies fördert zwar die Verfahrensökonomie, verlangt aber zugleich eine höhere Dokumentations- und Begründungsqualität auf Seiten der Unternehmen. Gerade dort, wo interne Compliance-Strukturen und steuerliche Dokumentationspflichten bestehen, kann eine frühzeitige Prozessvorbereitung spätere Rechtsstreitigkeiten vermeiden.
Schlussfolgerungen für die Praxis – und Nutzen für die digitale Prozessoptimierung
Die Entscheidung des Bundesfinanzhofs stärkt die Rechtssicherheit im finanzgerichtlichen Verfahren. Sie verdeutlicht, dass Akteneinsicht kein unbegrenztes Informationsrecht, sondern ein prozessuales Sicherungsinstrument ist, das den Grundsatz des rechtlichen Gehörs wahrt und zugleich das Verfahren straff organisiert. Für Unternehmen bedeutet dies, dass sie ihre prozessuale Strategie an die aktuelle Rechtsprechung anpassen und ihre Unterlagen systematisch vorbereiten sollten. Eine klare Kommunikationslinie zwischen Steuerabteilung, Rechtsvertretung und Finanzverwaltung ist entscheidend, um Streitfragen über Aktenbeiziehungen bereits im Vorfeld zu entschärfen.
In einer zunehmend digitalisierten Steuerwelt wird deutlich, wie wichtig ein strukturiertes Datenmanagement und eine ganzheitliche Prozessorganisation sind. Kanzleien, die sich auf Digitalisierung und Prozessoptimierung in der Buchhaltung spezialisiert haben, können hier wertvolle Unterstützung leisten. Unsere Kanzlei begleitet kleine und mittelständische Unternehmen durch alle Phasen der digitalen Transformation ihrer Buchhaltungs- und Prüfungsprozesse und erzielt dabei regelmäßig erhebliche Kosten- und Effizienzgewinne. Diese Erfahrung ermöglicht es uns, Mandanten gezielt auf solche rechtlichen Entwicklungen vorzubereiten und ihre Verfahrensabläufe zukunftssicher zu gestalten.
Gerichtsentscheidung lesen
